L'UNIMARC en bref

L’UNIMARC (UNIversal Machine Readable Cataloguing) est un format international destiné au catalogage informatisé, au traitement et à l’échange de données bibliographiques.
Il a été conçu et est maintenu par l’IFLA (Fédération internationale des associations et institutions de bibliothèques).

Où trouver de l’aide ?
Le manuel de référence UNIMARC est mis en ligne par le programme Transition bibliographique, piloté par la BnF (Bibliothèque nationale de France) et l’Abes (Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur).

Accéder au manuel UNIMARC

Quand un champ en cache plusieurs

Dans le format MARC, certains champs sont dits composites : ils contiennent des données codées qui doivent être saisies de manière structurée.

Un clic sur le bouton modifier situé à droite du champ ouvre une sous-grille de saisie. C’est par cette sous-grille que l’on renseigne ou modifie les informations:

• elle propose des listes explicites et des libellés en clair,
• elle construit automatiquement la donnée codée,
• elle garantit le respect de la syntaxe (espaces, codes).

L’utilisation de la sous-grille est donc obligatoire pour ce type de champs, afin d’assurer la cohérence et la normalisation des notices.

Flasher vos ISBN et ISSN

Il est possible de saisir certains champs normalisés (ISBN, ISSN, EAN, ISRM, etc.) à l’aide d’un lecteur de codes-barres relié au poste de travail.

1. Positionner le curseur dans le champ concerné.
2. Scanner le code-barre.
3. La valeur est automatiquement copiée et collée dans le champ.

Les champs incontournables

Indiquer le type de document

Le champ « UNIMARC 8 – Type document » précise le type de document catalogué

Définir le support

Utilisez le champ « UNIMARC 9 – Support » pour définir le support du document (papier, électronique, microforme, etc.).

Renseigner l'ISBN

 Utilisez le champ « 010a – N° ISBN » pour renseigner le numéro ISBN attribué à l’ouvrage.

Définir les langues d'un document

Pour définir la langue du document dans Flora, utilisez les champs « 101ind1- 1er indicateur » et « 101a - Langue du document ».

Renseigner le titre

 Pour saisir le titre d’un document, renseignez le champ « 200a – Titre propre ».

Indiquer le nombre de page et le format

Dans Flora, le champ « 215a – Ind.spécifique du type de document et importance matérielle » sert à renseigner l’importance matérielle du document, notamment le nombre de pages et  « 215d – Format » permet de préciser le format physique.

Où renseigner l'auteur ?

Les auteurs d’un ouvrage peuvent être renseignés de deux manières :

Dans les champs du regroupement Titre

• 200r – 1ère mention de responsabilité
• 200g – Mention de responsabilité suivante

Ces champs permettent d’indiquer les auteurs mais ne sont pas liés aux autorités UNIMARC de Flora.

En règle générale, ils reprennent la description figurant sur la couverture de l’ouvrage (mentions de responsabilité telles qu’elles apparaissent sur le document).

Dans le regroupement Auteurs

• 700a – Auteur : fait le lien avec la notice autorité de l’auteur principal.
• 7004 – Code de fonction : précise la fonction de l’auteur dans l’ouvrage.

Cette méthode est recommandée pour relier vos notices aux autorités UNIMARC et assurer la normalisation.

Selon le format UNIMARC, différents champs permettent de distinguer les rôles :

Qui publie ? Quand ?

Bien choisir son bloc d’édition

Dans le regroupement Édition, vous trouverez deux blocs distincts permettant d’indiquer le lieu de publication, l’éditeur et la date de publication :

• Adresse bibliographique (ancien bloc) : champs 210.
  Correspond à l’ancienne manière de saisir l’adresse bibliographique en UNIMARC. Ce bloc est conservé pour l’historique des bases déjà alimentées chez certains clients, mais il n’est plus recommandé pour les nouvelles saisies.
• Adresse bibliographique : champs 214.
  Bloc à privilégier car il correspond aux recommandations actuelles de l’UNIMARC.

Indiquer l'éditeur

Deux options sont possibles :

• Champ 214c – Nom de l’éditeur, du producteur, du diffuseur, etc.
  Permet d’indiquer librement le nom de l’éditeur, mais sans lien avec les autorités UNIMARC.

• Champ 2145 – Éditeur (champ lié)
  Recommandé si vous souhaitez relier l’éditeur à une notice d’autorité UNIMARC, afin d’assurer la normalisation et l’interopérabilité des données.

Indiquer la date de publication

Deux méthodes existent :

• Champ 214d – Date de publication, production, diffusion etc : saisie libre en texte

• Champs Date début publication et Date fin publication avec l’assistant de datation : méthode normalisée qui facilite le tri et les recherches dans Flora.

Utiliser le champ 100a– Données générales pour la date de publication

En complément des zones du bloc Édition, la date de publication peut aussi être renseignée dans le champ 100a – Données générales.

1. Pour l’utiliser, cliquez sur le bouton de modification situé à droite du champ 100a.
2. Une sous-grille s’ouvre : elle facilite la saisie des codes, propose des listes explicites et garantit la construction normalisée de la donnée.
3. Renseignez la sous-zone 1e Date de publication, puis cliquez sur Valider pour enregistrer.

Cette méthode présente un intérêt spécifique : la date saisie dans le 100a est répercutée automatiquement dans l’affichage des notices liées.
Par exemple, lorsqu’une notice bibliographique est rattachée à une notice bien, la date de publication apparaît dans le lien bibliographique.

L’art d’indexer une notice bibliographique

Dans Flora, l’indexation des notices bibliographiques peut se faire de deux façons :

• À l’aide des champs UNIMARC
  Le regroupement de champs « Vedettes matière » permet de renseigner les champs d’indexation normalisés propres au format UNIMARC.

• Avec les champs spécifiques Flora

  Le bloc « Musée » propose des champs d’indexation supplémentaires, identiques à ceux utilisés dans les notices bien.

Ces champs permettent également de relier directement l’ouvrage à une exposition, un bien ou une photo.