La notice bibliographique est la carte d’identité du document dans Flora : elle rassemble toutes les informations nécessaires pour l’identifier, le décrire et le rendre consultable. Sa création se fait à partir de grilles de saisie normalisées, qui garantissent la cohérence des données selon le format UNIMARC.
Comment créer une notice bibliographique ?
Bonnes pratiques
Avant de saisir manuellement une notice, vérifier si elle existe déjà dans un réservoir : cela permet de gagner du temps en récupérant une notice complète et normalisée
Vérifier l’existence d’une notice dans Flora avant création
Choisir la grille de saisie adaptée au type de document
Respecter le format UNIMARC
Respecter les conventions internes de saisie (ponctuation, casse, unités, langue)
Depuis le menu Bibliothèque
Pour créer la notice :
Ouvrez le sous-menu Saisie
Sélectionnez la grille de saisie appropriée
Cliquer sur Valider
Création d'une notice bibliographique depuis le menu Bibliothèque
A la volée depuis une notice principale
Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien.
Après l'enregistrement, retour automatique à la notice en cours.
Création d'une notice bibliographique depuis une notice bien
Choisir une grille de saisie
La grille détermine la structure et les champs affichés.
Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
Ajouter ou retirer des champs selon les pratiques documentaires
Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
Créer des grilles temporaires ou allégées pour des usages ponctuels
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : bibliothécaire, agent de communication...)
Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Grilles disponibles dans les versions antérieures à la 4.7
Libellé de la grille
Utilisation principale
Niveau de disponibilité
Acquisition
Notice spécifique pour enregistrer les acquisitions (achat, don, legs…).
3
Artefacts, objets fabriqués en 3D (musées, bibliothèques)
Objets matériels ou artefacts modélisés/documentés en 3D.
3
Articles de périodiques
Saisie d’articles individuels issus de revues, magazines ou journaux.
1, 2 et 3
Catalogage à la volée
Création rapide de notices simplifiées pour saisie provisoire.
3
Catalogage à niveaux
Notices hiérarchisées (ex. ouvrage en plusieurs volumes, séries complexes).
3
Catalogage à niveaux (lecture publique)
Version adaptée aux bibliothèques de lecture publique, simplifiée
3
Documents cartographiques
Notices pour cartes, plans, atlas, cartes anciennes ou actuelles.
1, 2 et 3
Documents électroniques hors ligne (encyclopédies, dictionnaires…)
Ressources électroniques locales (CD-ROM, encyclopédies numériques non en ligne).
3
Enregistrements sonores et musique imprimée
Notices pour disques, bandes audio, partitions musicales.
3
Fichiers informatiques
Logiciels, bases de données, programmes informatiques.
3
Grille complète
Grille regroupant l'ensemble des champs disponibles
Libellé – Étiquette : nom des champs suivi du code UNIMARC.
Étiquette – Libellé : code UNIMARC suivi du nom des champs.
Vous pouvez passer d’un affichage à l’autre à tout moment en cliquant sur l’onglet correspondant situé en haut de la grille.
Dans la partie inférieure de l’écran, la fenêtre de retour affiche en temps réel – dès validation d’une zone – la construction normalisée de la notice UNIMARC. Cette vue peut être facilement redimensionnée en faisant glisser la barre horizontale avec la souris.
: Créer