Saisir une notice bibliographique

1

(% class="mark small" %)**Versions 4.5 et ultérieurs **

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

= Comment créer une notice bibliographique ? =

5

6

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* Avant de saisir manuellement une notice, **vérifier si elle existe déjà dans un réservoir** : cela permet de gagner du temps en** récupérant une notice complète et normalisée**

11

* **Vérifier l’existence** d’une notice dans Flora avant création

12

* Choisir la **grille de saisie** adaptée au type de document

13

* **Respecter le format UNIMARC**

14

* Respecter les **conventions internes** de saisie (ponctuation, casse, unités, langue)

15

)))

16

17

== Depuis le menu Bibliothèque ==

18

19

Pour créer la notice :

20

21

1. Ouvrez le sous-menu **//Saisie//**

22

1. Sélectionnez la **grille de saisie appropriée**

23

1. Cliquer sur **Valider**

24

25

[[Création d'une notice bibliographique depuis le menu Bibliothèque>>image:1755850481435-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

26

27

28

== A la volée depuis une notice principale ==

29

30

Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien.

31

32

Après l'enregistrement, retour automatique à la notice en cours.

33

34

[[Création d'une notice bibliographique depuis une notice bien>>image:1755850600471-973.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

35

36

37

= Choisir une grille de saisie =

38

39

La grille détermine la structure et les champs affichés.

40

41

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.

42

43

(% class="box warningmessage" %)

44

(((

45

La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.

46

)))

47

48

|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:480px" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:78px" %)**Niveau de disponibilité**

49

|Acquisition|(% style="width:480px" %)Notice spécifique pour enregistrer les acquisitions (achat, don, legs…).|(% style="width:78px" %)3

50

|Artefacts, objets fabriqués en 3D (musées, bibliothèques)|(% style="width:480px" %)Objets matériels ou artefacts modélisés/documentés en 3D.|(% style="width:78px" %)3

51

|Articles de périodiques|(% style="width:480px" %)Saisie d’articles individuels issus de revues, magazines ou journaux.|(% style="width:78px" %)1, 2 et 3

52

|Catalogage à la volée|(% style="width:480px" %)Création rapide de notices simplifiées pour saisie provisoire.|(% style="width:78px" %)3

53

|Catalogage à niveaux|(% style="width:480px" %)Notices hiérarchisées (ex. ouvrage en plusieurs volumes, séries complexes).|(% style="width:78px" %)3

54

|Catalogage à niveaux (lecture publique)|(% style="width:480px" %)Version adaptée aux bibliothèques de lecture publique, simplifiée|(% style="width:78px" %)3

55

|Documents cartographiques|(% style="width:480px" %)Notices pour cartes, plans, atlas, cartes anciennes ou actuelles.|(% style="width:78px" %)1, 2 et 3

56

|Documents électroniques hors ligne (encyclopédies, dictionnaires…)|(% style="width:480px" %)Ressources électroniques locales (CD-ROM, encyclopédies numériques non en ligne).|(% style="width:78px" %)3

57

|Enregistrements sonores et musique imprimée|(% style="width:480px" %)Notices pour disques, bandes audio, partitions musicales.|(% style="width:78px" %)3

58

|Fichiers informatiques|(% style="width:480px" %)Logiciels, bases de données, programmes informatiques.|(% style="width:78px" %)3

59

|Grille complète|(% style="width:480px" %)Grille regroupant l'ensemble des champs disponibles|(% style="width:78px" %)1, 2 et 3

60

|Images animées, CD-ROM, CD interactifs|(% style="width:480px" %)Vidéos, films, DVD, supports multimédias interactifs.|(% style="width:78px" %)3

61

|Images fixes, documents graphiques, gravures, photographies, microfiches…|(% style="width:480px" %)Description de tout type de document iconographique ou visuel.|(% style="width:78px" %)1, 2 et 3

62

|Imprimés|(% style="width:480px" %)Ouvrages généraux imprimés, non anciens.|(% style="width:78px" %)1 et 2

63

|Livre ancien|(% style="width:480px" %)Ouvrages patrimoniaux, éditions anciennes nécessitant un catalogage spécifique.|(% style="width:78px" %)1 et 2

64

|Livres et périodiques anciens – grille allégée|(% style="width:480px" %)Notices simplifiées pour fonds anciens nécessitant un traitement rapide.|(% style="width:78px" %)3

65

|Monographies (lecture publique)|(% style="width:480px" %)Ouvrages destinés à la lecture publique, catalogage simplifié.|(% style="width:78px" %)3

66

|Monographies – Grille complète|(% style="width:480px" %)Catalogage détaillé des monographies.|(% style="width:78px" %)1 et 3

67

|Monographies – Grille minimale|(% style="width:480px" %)Catalogage rapide, avec zones essentielles uniquement.|(% style="width:78px" %)1 et 3

68

|Monographies – Grille moyenne|(% style="width:480px" %)Catalogage intermédiaire, équilibre entre concision et précision.|(% style="width:78px" %)1 et 3

69

|Périodiques (lecture publique)|(% style="width:480px" %)Notices simplifiées pour périodiques en lecture publique.|(% style="width:78px" %)3

70

|Périodiques – Grille complète|(% style="width:480px" %)Notices détaillées de revues, journaux ou publications en série.|(% style="width:78px" %)1, 2 et 3

71

|Périodiques – Grille moyenne|(% style="width:480px" %)Notices simplifiées de périodiques, pour catalogage rapide ou gestion interne.|(% style="width:78px" %)1, 2 et 3

72

73

(% class="box infomessage" %)

74

(((

75

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

76

77

L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

78

79

* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

80

* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

81

* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

82

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

83

84

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

85

)))

86

87

= Renseigner et enregistrer la notice =

88

89

(% class="box infomessage" %)

90

(((

91

**Particularité des grilles de saisie – Bibliothèque**

92

Dans les grilles de saisie de la Bibliothèque, vous pouvez choisir le mode d’affichage des champs :

93

94

* **Libellé** : nom des champs (ex. //Titre//, //Auteur//, //Éditeur//).

95

* **Étiquette** : code UNIMARC correspondant (ex. //200//, //700//, //210//).

96

* **Libellé – Étiquette** : nom des champs suivi du code UNIMARC.

97

* **Étiquette – Libellé** : code UNIMARC suivi du nom des champs.

98

99

Vous pouvez passer d’un affichage à l’autre à tout moment en cliquant sur l’onglet correspondant situé en haut de la grille.

100

101

Dans la partie inférieure de l’écran, la **fenêtre de retour** affiche en temps réel – dès validation d’une zone – la construction normalisée de la notice UNIMARC. Cette vue peut être facilement redimensionnée en faisant glisser la barre horizontale avec la souris.

102

)))

103

104

Une fois la grille de saisie ouverte,

105

106

1. **Remplir les champs** de la grille

107

1. Champ obligatoire :

108

1*. Type document

109

1*. Label (renseigné automatiquement)

110

1*. Données générales (renseignées automatiquement)

111

1*. Titre propre

112

1. **Enregistrer la notice**

113

114

[[Grille de saisie d'une notice bibliographique>>image:1755852822288-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

115

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))