Versions 4.5 et ultérieurs 

Comment créer une notice bibliographique ? Bonnes pratiques Avant de saisir manuellement une notice, vérifier si elle existe déjà dans un réservoir : cela permet de gagner du temps en récupérant une notice complète et normalisée Vérifier l’existence d’une notice dans Flora avant création Choisir la grille de saisie adaptée au type de document Respecter le format UNIMARC Respecter les conventions internes de saisie (ponctuation, casse, unités, langue) Depuis le menu Bibliothèque Pour créer la notice : Ouvrez le sous-menu Saisie Sélectionnez la grille de saisie appropriée Cliquer sur Valider A la volée depuis une notice principale Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien. Après l'enregistrement, retour automatique à la notice en cours. Choisir une grille de saisie La grille détermine la structure et les champs affichés. Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi. La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil. Libellé de la grille Utilisation principale Niveau de disponibilité Acquisition Notice spécifique pour enregistrer les acquisitions (achat, don, legs…). 3 Artefacts, objets fabriqués en 3D (musées, bibliothèques) Objets matériels ou artefacts modélisés/documentés en 3D. 3 Articles de périodiques Saisie d’articles individuels issus de revues, magazines ou journaux. 1, 2 et 3 Catalogage à la volée Création rapide de notices simplifiées pour saisie provisoire. 3 Catalogage à niveaux Notices hiérarchisées (ex. ouvrage en plusieurs volumes, séries complexes). 3 Catalogage à niveaux (lecture publique) Version adaptée aux bibliothèques de lecture publique, simplifiée 3 Documents cartographiques Notices pour cartes, plans, atlas, cartes anciennes ou actuelles. 1, 2 et 3 Documents électroniques hors ligne (encyclopédies, dictionnaires…) Ressources électroniques locales (CD-ROM, encyclopédies numériques non en ligne). 3 Enregistrements sonores et musique imprimée Notices pour disques, bandes audio, partitions musicales. 3 Fichiers informatiques Logiciels, bases de données, programmes informatiques. 3 Grille complète Grille regroupant l'ensemble des champs disponibles 1, 2 et 3 Images animées, CD-ROM, CD interactifs Vidéos, films, DVD, supports multimédias interactifs. 3 Images fixes, documents graphiques, gravures, photographies, microfiches… Description de tout type de document iconographique ou visuel. 1, 2 et 3 Imprimés Ouvrages généraux imprimés, non anciens. 1 et 2 Livre ancien Ouvrages patrimoniaux, éditions anciennes nécessitant un catalogage spécifique. 1 et 2 Livres et périodiques anciens – grille allégée Notices simplifiées pour fonds anciens nécessitant un traitement rapide. 3 Monographies (lecture publique) Ouvrages destinés à la lecture publique, catalogage simplifié. 3 Monographies – Grille complète Catalogage détaillé des monographies. 1 et 3 Monographies – Grille minimale Catalogage rapide, avec zones essentielles uniquement. 1 et 3 Monographies – Grille moyenne Catalogage intermédiaire, équilibre entre concision et précision. 1 et 3 Périodiques (lecture publique) Notices simplifiées pour périodiques en lecture publique. 3 Périodiques – Grille complète Notices détaillées de revues, journaux ou publications en série. 1, 2 et 3 Périodiques – Grille moyenne Notices simplifiées de périodiques, pour catalogage rapide ou gestion interne. 1, 2 et 3 Adapter les grilles aux besoins de l’établissement L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales : Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur) Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. Renseigner et enregistrer la notice Particularité des grilles de saisie – Bibliothèque Dans les grilles de saisie de la Bibliothèque, vous pouvez choisir le mode d’affichage des champs : Libellé : nom des champs (ex. Titre, Auteur, Éditeur). Étiquette : code UNIMARC correspondant (ex. 200, 700, 210). Libellé – Étiquette : nom des champs suivi du code UNIMARC. Étiquette – Libellé : code UNIMARC suivi du nom des champs. Vous pouvez passer d’un affichage à l’autre à tout moment en cliquant sur l’onglet correspondant situé en haut de la grille. Dans la partie inférieure de l’écran, la fenêtre de retour affiche en temps réel – dès validation d’une zone – la construction normalisée de la notice UNIMARC. Cette vue peut être facilement redimensionnée en faisant glisser la barre horizontale avec la souris. Une fois la grille de saisie ouverte, Remplir les champs de la grille Champ obligatoire : Type document Label (renseigné automatiquement) Données générales (renseignées automatiquement) Titre propre Enregistrer la notice

Saisir des champs composites

Caractéristiques du format MARC, les champs composites permettent la saisie structurée de champs codés. Un clic sur le bouton   à droite du champ, ouvre une sous-grille de saisie permettant d'accéder à ces informations explicites, pour les saisir ou les modifier.

Remplir la date de publication dans le champ 100a Données générales

Pour remplir cette information, cliquer sur le  à droite du champ 100a Données générales.

Une fenêtre pop-up va ouvrir une sous-grille ; cette dernière facilite la saisie et assure le respect des espaces entre les codes, en proposant des listes explicites et des libellés en clairs.

Remplir le champ 1e date pub.

Cliquer sur valider pour enregistrer la modification.

Répercussion sur les liens bibliographiques dans les notices liées

La saisie de ce champ est intéressante car elle permettra d'afficher la date de publication dans le lien bibliographique, sur les notices liées.

Exemple avec une notice bibliographique liées à un bien

Explications :

• Les blocs et leurs champs 2XX dans le format Unimarc sont des informations descriptives.Le champ 214d Date de publication du bloc Edition (214) est un champ texte : on peut saisir "s.d." ou "copyright" ou "dépôt légal", en plus de de l'année.
• Or on doit utiliser un champ numérique pour l'année de publication; pour le tri dans la liste résultats des notices bibliographiques : c'est pourquoi, les données du champ 100a Données générales sont utilisées pour être affichées dans le lien vers la notice bibliographique

Options

Saisir avec un lecteur de code-barre

Dans Flora, il est possible de saisir les champs ISBN, ISSN, EAN, ISRM, etc., avec un lecteur de code-barre. Pour cela, il faut que le lecteur soit associé au poste de l'agent.

Positionner le curseur le champ et scanner le code-barre. Grace à la douchette, l'information est copiée puis, collée dans le champ.