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Version 2.1 par Doriane Bautista le 2025/05/26 15:01
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3 **Sommaire**
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5 {{toc/}}
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8 = Présentation =
9
10
11 Le niveau 1 de la bibliothèque permet de saisir tout objet de vos fonds - ouvrages, périodiques, multimédia, documents, etc. -, selon les normes métier en vigueur : UNIMARC, ISBD, MARC21, Dublin Core .
12
13 Dans la bibliothèque, le contenu des grilles de saisie est différent en fonction des normes métier exploitées, du niveau de description choisi et des spécificités liées au contexte.
14
15 Si les principes de saisie sont identiques dans toutes les tables de Flora, il faut tout de même préciser certaines spécificités de l'UNIMARC :
16
17 * Saisie au format UNIMARC à respecter
18 * Choix de l'affichage des Libellés/Etiquettes dans la grille de saisie
19 * Utilisation de champs composites
20 * Vue de saisie de la notice UNIMARC en cours de référencement
21 * Saisie d'exemplaires et patrimonialisation des exemplaires
22
23 Cette rubrique sera dédiée aux spécificités de la saisie en UNIMARC.
24
25 Les fonctionnalités communes à la saisie sont précisées dans la rubrique suivante : cliquer [[**ici**>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/5%20Le%20service%20R%C3%A9f%C3%A9rencement/5.C.%20Saisie/]] pour y accéder.
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28 = Grilles de saisie =
29
30
31 == Saisir les principaux champs de l'UNIMARC ==
32
33
34 Pour saisir des notices dans la table bibliothèque, Flora met à disposition des utilisateur, une FAQ dédiée aux principaux champs de l'UNIMARC. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Biblioth%C3%A8que%20%3A%20Les%20principaux%20champs%20de%20l%E2%80%99UNIMARC/]]**.
35
36
37 **Le format UNIMARC est important car il est commun à tous les Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèque (SIGB). De ce fait, le partage de données entre institutions est facilité.**
38
39
40 == Choisir l'affichage des libellés et étiquettes UNIMARC dans la grille de saisie ==
41
42
43 Lorsque l'on accède à la grille de saisie, différentes vues sont disponibles dans en haut de la page. Elles permettent aux utilisateurs de choisir l'affichage des libellés souhaités pour saisir : libellé, étiquette, libellé suivi de l'étiquette, étiquette suivie du libellé.
44
45 Pour sélectionner la vue souhaitée, cliquer dessus.
46
47 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736320974602-389.png?rev=1.1||alt="1736320974602-389.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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50 === Vue Libellé ===
51
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53 Cette vue permet d'afficher seulement les libellés de champs. Elle évite aux utilisateurs l'affichage des codes liés aux champs UNIMARC.
54
55 C'est la vue par défaut lorsque qu'une grille de saisie est ouverte.
56
57 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736320549264-690.png?rev=1.1||alt="1736320549264-690.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
58
59
60 === Vue Etiquette ===
61
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63 Cette vue permet d'afficher les champs avec leurs codes UNIMARC. Le libellé n'est plus affiché.
64
65 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736320849448-372.png?rev=1.1||alt="1736320849448-372.png" class="img-thumbnail"]]
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68 === Vue Libellé - Etiquette ===
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71 Cette vue permet d'afficher les libellés des champs et leurs codes UNIMARC associés.
72
73 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736320815898-602.png?rev=1.1||alt="1736320815898-602.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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75
76 === Vue Etiquette - Libellé ===
77
78
79 Cette vue permet d'afficher les codes UNIMARC et leurs libellés des champs associés.
80
81 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736320917989-981.png?rev=1.1||alt="1736320917989-981.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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85 == Saisir des champs composites ==
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88 Caractéristiques du format MARC, les champs composites permettent la saisie structurée de champs codés. Un clic sur le bouton  [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736262549584-560.png?rev=1.1||alt="1736262549584-560.png" class="img-thumbnail"]] à droite du champ, ouvre une sous-grille de saisie permettant d'accéder à ces informations explicites, pour les saisir ou les modifier.
89
90
91 (% class="box infomessage" %)
92 (((
93 Pour utiliser ces champs, il est obligatoire de passer par une sous-grille, qui va construire la donnée codée. La sous-grille facilite la saisie et assure le respect des espaces entre les codes, en proposant des listes explicites et des libellés en clair, selon les principes exposés tout au long de ce document.
94 )))
95
96
97 === Remplir la date de publication dans le champ 100a Données générales ===
98
99
100 Pour remplir cette information, cliquer sur le [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736262549584-560.png?rev=1.1||alt="1736262549584-560.png" class="img-thumbnail"]] à droite du champ **100a Données générales**.
101
102 Une fenêtre pop-up va ouvrir une sous-grille ; cette dernière facilite la saisie et assure le respect des espaces entre les codes, en proposant des listes explicites et des libellés en clairs.
103
104 Remplir le champ 1e date pub.
105
106 Cliquer sur valider pour enregistrer la modification.
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108
109 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736263251320-576.png?rev=1.1||alt="1736263251320-576.png" class="img-thumbnail"]]
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111
112 ==== Répercussion sur les liens bibliographiques dans les notices liées ====
113
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115 La saisie de ce champ est intéressante car elle permettra d'afficher la date de publication dans le lien bibliographique, sur les notices liées.
116
117 __Exemple avec une notice bibliographique liées à un bien__
118
119 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736263744842-359.png?rev=1.1||alt="1736263744842-359.png" class="img-thumbnail"]]
120
121 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736263829812-703.png?rev=1.1||alt="1736263829812-703.png" class="img-thumbnail"]]
122
123
124 (% class="box warningmessage" %)
125 (((
126 **Attention, dans la grille de saisie UNIMARC, il existe un autre champ pour indiquer la date de publication : 214d Date de publication . Il est néanmoins fortement conseillé d'utiliser le champ 100a Données générales.**
127 )))
128
129 Explications :
130
131 * Les blocs et leurs champs 2XX dans le format Unimarc sont des informations descriptives.Le champ **214d Date de publication** du bloc Edition (214) est un champ texte : on peut saisir "s.d." ou "copyright" ou "dépôt légal", en plus de de l'année.
132 * Or on doit utiliser un champ numérique pour l'année de publication; pour le tri dans la liste résultats des notices bibliographiques : c'est pourquoi, les données du champ **100a Données générales **sont utilisées pour être affichées dans le lien vers la notice bibliographique.
133
134 == Vue UNIMARC ==
135
136
137 Dans la partie inférieure de l'écran, la fenêtre de retour affiche en temps réel - dès validation d'une zone - la construction normalisée de la notice UNIMARC. Cette vue peut être redimensionnée facilement en faisant glisser la barre horizontale avec la souris.
138
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140 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/Liste%20des%20champs/UNIMARC/WebHome/1736262485745-683.png?rev=1.1||alt="1736262485745-683.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141
142
143 = Gérer des exemplaires =
144
145
146 == Exemplariser une notice bibliographique ==
147
148
149 Dans un système de gestion informatique des bibliothèques (SIGB), l'exemplarisation consiste à rattacher chaque exemplaire physique (un document) à une notice bibliographique correspondante.
150
151 La création d'un exemplaire est effectuée depuis une notice bibliographique.
152
153 A partir de la visualisation de la notice bibliographique, cliquez sur le bouton [[image:1737720895958-755.png||class="img-thumbnail"]] , disponible dans la barre d'outils, pour accéder à la grille de saisie d'un exemplaire.
154
155 [[image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156
157
158 [[image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159
160 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
161 //Grille de saisie d'exemplaire//
162
163
164 Certains champs - tels que la cote, le type de document, le support - sont hérités des champs de la table bibliothèque (s'ils ont été renseignés dans la notice bibliographique).
165
166 Remplir les champs et enregistrer la notice.
167
168 (% class="box infomessage" %)
169 (((
170 La création d'exemplaires est également proposée dans le module de gestion des acquisitions (extension Flora, hors standard). Pour en savoir plus, se reporter à la documentation** [[Flora Acquisition>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.8\.G\. Exemplariser.WebHome]]**.
171 )))
172
173
174 === Visualiser la notice exemplaire ===
175
176
177 Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
178
179 Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
180
181 [[image:1737721218957-825.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182
183
184 === Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ===
185
186
187 Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
188
189 [[image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190
191
192 == Patrimonialiser un exemplaire ==
193
194
195 Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png||class="img-thumbnail"]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
196
197 [[image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198
199
200 Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
201
202
203 [[image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
204
205
206 (% class="wikigeneratedid" %)
207 Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
208
209 [[image:1737721771508-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
210
211
212 (% class="wikigeneratedid" %)
213 Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
214
215 [[image:1737721880565-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216
217
218 (% class="wikigeneratedid" %)
219 Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
220
221 * Titre
222 * L'auteur-exécutant
223
224 (% class="wikigeneratedid" %)
225 Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
226
227
228 [[image:1737722192855-704.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229
230
231 (% class="wikigeneratedid" %)
232 La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
233
234 (% class="wikigeneratedid" %)
235 Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
236
237 [[image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238
239
240 = Gérer des périodiques =
241
242
243 Dans Flora, il est possible de créer des périodiques, des numéros de périodiques ; de créer des articles et de les lier à des numéros de périodiques.
244
245
246 == Créer un périodique ==
247
248
249 Pour créer un périodique, se positionner dans le sous-menu Saisie et sélectionner une grille de saisie dédiée au type Périodiques.
250
251
252 [[image:1737722684578-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
253
254
255 Une grille de saisie s'ouvre. Compléter les champs à l'aide de la [[FAQ sur les principaux champs de l'UNIMARC>>doc:Foire Aux Questions.Version 4\.5.FAQ Bibliothèque \: Les principaux champs de l’UNIMARC.WebHome]] et enregistrer.
256
257
258 === Remplir le champ ISSN pour les périodiques ===
259
260
261 ==== Qu'est-ce qu'un numéro ISSN ? ====
262
263
264 L'ISSN est un numéro identifiant les titres de publications en série. L'ISSN (International Standard Serial Number) est un code international normalisé régi par la norme ISO 3297 : 2022. Il permet d'identifier de manière univoque et non ambiguë toute publication en série.
265
266 Il s’applique aux types de publication suivants :
267
268 * journaux, magazines, bulletins, lettres d’information, revues et autres périodiques
269 * collections éditoriales (de livres, de DVD vidéo, de cédéroms)
270 * rapports, annuaires, répertoires, mémoires, actes de colloque et de congrès dont le titre est récurrent
271 * publications à feuillets mobiles à mise à jour
272 * bases de données à mise à jour
273 * sites Web à mise(s) à jour (non statiques)
274 * blogs à caractère scientifique dont les billets s’apparentent à de courts articles
275 * podcasts scientifiques sans nombre d’épisodes déterminé à l’avance
276 * wikis à mise(s) à jour
277
278 Pour plus d'informations sur le numéro ISSN, cliquer [[ici>>url:https://www.bnf.fr/fr/quest-ce-que-lissn]].
279
280
281 **Il est donc conseillé de remplir le numéro ISSN du périodique.**
282
283 [[image:1737723312071-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
284
285
286 === Visualiser la notice de périodique ===
287
288
289 Pour visualiser tous les champs saisis, se positionner sur la vue standard.
290
291 [[image:1737965808074-621.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292
293
294 == Créer des numéros de périodique ==
295
296
297 La création de numéros de périodique est effectuée depuis la notice bibliographique du périodique. Pour créer un numéro de périodique, se positionner sur le bouton [[image:1737965952428-455.png||class="img-thumbnail"]], situé dans la barre d'outils.
298
299
300 [[image:1737965927956-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301
302
303 (% class="wikigeneratedid" %)
304 Remplir les champs de la grille de saisie et enregistrer.
305
306 [[image:1737966030069-493.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307
308
309 === Visualiser la notice numéro de périodique ===
310
311
312 (% class="wikigeneratedid" %)
313 Le lien vers le périodique est automatiquement incrémenté.
314
315 [[image:1737966174429-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
316
317
318 === Visualiser le numéro de périodique dans la notice périodique ===
319
320
321 Les numéros de périodiques créés sont automatiquement liés à la notice de périodique.
322
323 [[image:1737966727693-942.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
324
325
326 === Exemplariser le numéro de périodique ===
327
328
329 (% class="wikigeneratedid" %)
330 Il est également possible d'exemplariser un numéro de périodique.
331
332 [[image:1737966293321-396.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
333
334
335 (% class="wikigeneratedid" %)
336 Utiliser la grille de saisie dédiée aux périodiques. Remplir les champs et enregistrer.
337
338 [[image:1737966358490-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339
340
341 ==== Visualiser la notice exemplaire ====
342
343 (% class="wikigeneratedid" %)
344 Les liens vers le périodique et le numéro de périodique sont automatiquement incrémentés.
345
346 [[image:1737966452555-393.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347
348
349 ==== Visualiser l'exemplaire dans la notice numéro de périodique ====
350
351
352 [[image:1737966633363-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
353
354
355 == Créer des articles de périodiques ==
356
357
358 Pour créer un article de périodique, se positionner dans le sous-menu Saisie et sélectionner la grille de saisie Articles de périodiques.
359
360 Une grille de saisie s'ouvre. Compléter les champs à l'aide de la [[FAQ sur les principaux champs de l'UNIMARC>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Biblioth%C3%A8que%20%3A%20Les%20principaux%20champs%20de%20l%E2%80%99UNIMARC/]] et enregistrer.
361
362
363 [[image:1737722891692-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364
365
366 === Lier un article à un périodique ===
367
368
369 Dans la grille de saisie des Articles de périodiques, se positionner dans le groupe de champs Niveaux et remplir le champ **Niveau de l'unité matérielle**.
370
371
372 [[image:1737723150482-653.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373
374
375 === Lier un article à un numéro de périodique ===
376
377
378 Dans la grille de saisie des Articles de périodiques, se positionner dans le groupe de champs Niveaux et remplir le champ **N° périodique**.
379
380
381 [[image:1737723195378-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
382
383
384 === Visualiser la notice article de périodique ===
385
386
387 [[image:1737967193268-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388
389
390 === Visualiser l'article de périodique dans les notices périodique et numéro de périodique ===
391
392
393 (% class="box warningmessage" %)
394 (((
395 Attention : le lien vers l'article de périodique correspond au lien **catalogue** dans les notices suivantes.
396 )))
397
398
399 ==== Périodique ====
400
401
402 [[image:1737967446438-133.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
403
404
405
406 ==== Numéro de périodique ====
407
408
409 [[image:1737967405157-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410
411
412 = Options =
413
414
415 == Saisir avec un lecteur de code-barre ==
416
417
418 Dans Flora, il est possible de saisir les champs ISBN, ISSN, EAN, ISRM, etc., avec un lecteur de code-barre. Pour cela, il faut que le lecteur soit associé au poste de l'agent.
419
420 Positionner le curseur le champ et scanner le code-barre. Grace à la douchette, l'information est copiée puis, collée dans le champ.
421
422 [[image:1737967941660-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423
424
425 (% class="box warningmessage" %)
426 (((
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