Skip to Content
Version 6.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/21 10:14
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Versions 4.5 et ultérieurs **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Flora offre plusieurs solutions pour enrichir le catalogue sans ressaisir manuellement toutes les informations.
7 Grâce aux fonctionnalités d’**import** et de **dérivation**, il est possible de récupérer directement des notices déjà constituées dans des catalogues de référence (BnF, Sudoc, IdRef, autres serveurs Z39.50).
8
9 Cette démarche présente plusieurs avantages :
10
11 * **gain de temps** : les notices sont déjà complètes et structurées en UNIMARC par des professionnels ;
12 * **qualité et fiabilité** : les données proviennent de catalogues reconnus et validés ;
13 * **interopérabilité** : les notices sont normalisées et peuvent être exploitées dans d’autres systèmes ;
14 * **cohérence interne** : l’utilisation d’autorités partagées (ex. IdRef) limite la création de doublons et harmonise la base.
15
16 Cette page décrit les différents modes d’import et de dérivation disponibles dans Flora, leurs usages, ainsi que les bonnes pratiques à respecter pour garantir un traitement optimal des notices.
17 )))
18
19 = Définir l’import et la dérivation =
20
21 Importer ou dériver des notices consiste à récupérer dans Flora des notices déjà créées dans des catalogues de référence (BnF, Sudoc, IdRef, autres serveurs Z39.50).
22 Cette méthode permet de gagner un temps précieux en évitant la saisie manuelle : les notices sont déjà complètes et structurées en UNIMARC par des professionnels.
23 Elle garantit également la normalisation des données, limite les ressaisies et assure l’interopérabilité entre catalogues.
24
25 = Dériver depuis le catalogue de la BnF ou du Sudoc =
26
27 (% class="box infomessage" %)
28 (((
29 La **BnF** (//Bibliothèque nationale de France//) est la bibliothèque nationale française. Elle a pour mission de collecter, conserver et valoriser l’ensemble de la production éditoriale française grâce au **dépôt légal**, mais aussi d’enrichir et de diffuser son vaste patrimoine documentaire.
30 \\Le **Sudoc** (//Système Universitaire de Documentation//) est le catalogue collectif français géré par l’**Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (Abes)**. Il recense l’ensemble des collections documentaires de l’enseignement supérieur et de la recherche : livres, thèses, revues, documents électroniques, etc.
31 )))
32
33 (% class="box successmessage" %)
34 (((
35 **Bonnes pratiques de dérivation :**
36
37 * Toujours vérifier l’existence d’une notice dans Flora avant d’importer.
38 * Privilégier les notices complètes et validées.
39 * Compléter systématiquement les données locales après import.
40 * Uniformiser les autorités via IdRef pour garantir la cohérence.
41 * Dédoublonner régulièrement en cas d’imports multiples.
42 )))
43
44 == Accéder au catalogue de la BnF ==
45
46 === Depuis le menu saisie ===
47
48 Il est possible d’accéder au catalogue de la BnF depuis le menu **Saisie, **mais uniquement pour dériver des notices bibliographiques.
49
50 [[Accès au catalogue de la BnF depuis le menu saisie>>image:1755700100111-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51
52 === Depuis le menu Réservoirs biblio. ===
53
54 Depuis le menu **Réservoirs biblio.**, le sous-menu **BnF** donne accès soit au **catalogue bibliographique**, soit aux **autorités**, permettant ainsi de dériver aussi bien des notices de documents que des notices d’autorités.
55
56 [[Accès au catalogue bibliographique de la BnF depuis le menu Réservoirs biblio.>>image:1755700462688-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57
58
59 [[Accès aux autorités de la BnF depuis le menu Réservoirs biblio.>>image:1755700512339-856.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61 == Accéder au catalogue du Sudoc ==
62
63 Pour le catalogue **Sudoc**, l’accès se fait uniquement depuis le menu **Réservoirs biblio.**, puis le sous-menu **Sudoc**.
64 Il n’est possible d’y dériver que des notices **bibliographiques**.
65
66 [[Accès au catalogue du Sudoc>>image:1755700706211-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68 == Rechercher une notice à dériver ==
69
70 === Via l'interface de recherche ===
71
72 (% class="box warningmessage" %)
73 (((
74 Quand vous utilisez l’interface de recherche dans un réservoir (BnF bibliographique, BnF autorités ou Sudoc), vous interrogez directement le **catalogue externe** concerné, en dehors de la base Flora.
75 **La requête ne s’effectue pas dans Flora mais dans la base du réservoir.**
76 )))
77
78 1. Choisir le réservoir
79 1. Paramétrer les critères de recherche
80 1. Lancer la recherche en cliquant sur **Rechercher**
81
82 [[Exemple de recherche dans le catalogue de la BnF>>image:1755701805700-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 (% class="box successmessage" %)
86 (((
87 **Bonnes pratiques**
88 Si la recherche est trop large ou imprécise, le catalogue peut retourner un très grand nombre de résultats et l’affichage peut alors prendre du temps.Pour optimiser vos recherches et gagner du temps, il est **fortement conseillé** d’utiliser les identifiants normalisés :
89
90 * **ISBN (International Standard Book Number)** : code international de 13 chiffres identifiant tout livre destiné à être commercialisé.
91 * **ISSN (International Standard Serial Number)** : identifiant unique des publications en série (revues, journaux, bases en ligne, podcasts scientifiques…).
92 * **EAN (European Article Numbering / GENCODE)** : code-barres associé à l’ISBN, imprimé au dos des livres.
93 * **PPN** (//Pica Production Number//) : identifiant unique attribué par le **Sudoc** à chaque notice bibliographique.
94 )))
95
96 === Par lecture de code-barre ===
97
98 Il est possible d’utiliser un **lecteur de code-barres** pour rechercher directement une notice dans les catalogues de dérivation à partir d’un **ISBN, ISSN ou EAN**.
99
100 Lors de l’ouverture d’une **grille de saisie** sur une table où la dérivation est activée, un formulaire de recherche s’affiche avec une zone dédiée à la saisie **EAN / ISBN**.
101
102 Le **scannage du code-barres** de l’objet à cataloguer déclenche automatiquement une recherche séquentielle :
103
104 1. d’abord dans le catalogue local de Flora,
105 1. puis dans les réservoirs paramétrés (BnF, Sudoc).
106
107 * Si une seule notice correspond, elle est affichée directement.
108 * Si plusieurs notices sont trouvées, Flora affiche la liste des résultats avec un message précisant leur provenance.
109 * Lorsqu’une notice est identifiée dans un réservoir externe, elle s’ouvre automatiquement.
110
111 (% class="box warningmessage" %)
112 (((
113 **Attention** : Flora ne prend pas en charge les **QR codes**. Seuls les codes **ISBN, ISSN et EAN** sont reconnus.
114 )))
115
116 == Dériver une notice ==
117
118 (% class="box infomessage" %)
119 (((
120 Il est possible de définir précisément quels **champs des notices** doivent être importés depuis les catalogues de dérivation.
121
122 Ce paramétrage est optionnel et est réalisé lors du projet, en fonction des besoins de l’institution.
123 )))
124
125 === Création d'une nouvelle notice ===
126
127 1. Consulter les résultats et **choisir la notice** la plus pertinente.
128 1. **Ouvrir** la notice en cliquant sur le titre
129 1. Cliquer sur **Importer la notice et ses autorités dans le catalogue**
130 1. **La notice et ses autorités associées** sont importées dans Flora.
131
132 [[Liste de résultats>>image:1755702555919-897.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133
134
135 [[Importer la notice>>image:1755702594747-493.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136
137
138 [[Exemple d'une notice importée>>image:1755702669984-676.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140 === Mise à jour d'une notice déjà existante ===
141
142 (% class="box warningmessage" %)
143 (((
144 Lorsque vous actualisez une notice déjà existante dans Flora via la **dérivation**, les données locales peuvent être **écrasées**.
145 En effet, les informations importées depuis le réservoir remplacent les champs correspondants de la notice.
146
147 Toute modification faite **manuellement** dans Flora (ex. corrections, ajouts dans certains champs bibliographiques) sera donc **perdue** au moment de l’import.
148
149 **Exception** : Les champs du **regroupement “Musée”** sont propres à Flora et **ne sont pas modifiés** lors d’une mise à jour par dérivation.
150 )))
151
152 1. Consulter les résultats et **choisir la notice** la plus pertinente.
153 1. **Ouvrir** la notice en cliquant sur le titre
154 1. Cliquer sur **Importer la notice et ses autorités dans le catalogue**
155 1. La notice déjà existante est actualisée dans Flora.
156
157 [[Liste de résultats>>image:1755703100638-135.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159 [[Importer la notice>>image:1755703138290-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160
161
162 [[Exemple de mise à jour d'une notice>>image:1755702806047-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163
164
165 (% class="box infomessage" %)
166 (((
167 Il est possible d’automatiser la **mise à jour des notices dérivées** grâce à un fichier de configuration spécifique.
168
169 * La fréquence du déclenchement peut être définie à intervalle régulier (par exemple : une fois par jour, par semaine ou par mois).
170 * Le principe repose sur un **moissonnage** d’une source externe (ex. : catalogue BnF) afin de fusionner les nouvelles données avec les notices déjà dérivées dans la base locale de Flora.
171
172 Ce paramétrage est optionnel et doit être mis en place lors du projet, en fonction des besoins de l’institution.
173 )))
174
175 === Erreur d'import ===
176
177 Il peut arriver qu’une dérivation échoue et qu’une notice ne soit pas importée dans Flora.
178 Dans ce cas, un message s’affiche et vous donne la possibilité de **télécharger un fichier de traces**.
179
180 Ces erreurs relèvent le plus souvent d’un **problème de configuration** du connecteur entre Flora et le réservoir.
181 Il est donc recommandé d’**ouvrir un ticket auprès du support Flora** et de transmettre le fichier de traces afin que l’équipe technique puisse analyser et corriger le problème.
182
183 [[Exemple d'échec d'import>>image:1737970321950-123.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
185 == Traiter les notices dérivées ==
186
187 Flora enregistre automatiquement des informations liées à l’import :
188
189 * Source  de dérivation
190 * Table de dérivation
191 * Identifiant interne de dérivation
192 * Identifiant notice de dérivation
193 * Date de création par dérivation
194 * Etat de dérivation
195 * Dernière dérivation effectuée.
196
197 Il est possible de les consulter en bas de la vue "Standard" de la notice.
198
199 [[Se positionner sur la vue standard>>image:1755704075575-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200
201 [[Informations liées à l'import>>image:1755704038382-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 Après une dérivation, il ne faut pas oublier d’effectuer un certain nombre d’actions pour assurer un traitement complet des notices :
205
206 * **Exemplariser** les notices importées (ajouter la cote, l’état, la localisation, la disponibilité).
207 * **Créer des numéros de périodiques** pour les publications en série.
208 * **Compléter les données locales** si nécessaire (notes, fichiers associés, liens internes).
209
210 = Dériver depuis un serveur Z39.50 =
211
212 (% class="box infomessage" %)
213 (((
214 Le **Z39.50** est un **protocole de communication normalisé** utilisé par les bibliothèques et centres de documentation pour interroger à distance leurs catalogues.
215
216 Caractéristiques :
217
218 * permet d’effectuer des **recherches en ligne** dans un catalogue externe,
219 * retourne des **notices bibliographiques ou d’autorité** dans un format structuré,
220 * facilite l’**interopérabilité** entre logiciels de gestion de bibliothèques,
221 * est utilisé par de nombreux catalogues nationaux et universitaires (ex. Sudoc, Library of Congress, etc.).
222 )))
223
224 Par défaut, Flora permet la dérivation de notices bibliographiques depuis le **catalogue Sudoc**, accessible via un serveur au format **Z39.50**.
225
226 Flora est également compatible avec d’autres catalogues bibliographiques exposés en Z39.50 (exemple : Oxford Library).
227 Toute source disposant de ce protocole peut être paramétrée comme **réservoir de dérivation**.
228
229 **Ce paramétrage est optionnel et doit être réalisé lors du projet.**
230
231 Flora gère aussi les **identifiants internes des notices Z39.50**, ce qui permet :
232
233 * d’optimiser les performances du module,
234 * d’éviter les doublons lors des dérivations et des mises à jour.
235
236 Une fois les catalogues externes paramétrés, les modalités de dérivation sont identiques à celles utilisées en standard.
237
238 = Importer en ISO2709 =
239
240 (% class="box infomessage" %)
241 (((
242 L’**ISO 2709** est une **norme internationale** qui définit le format d’échange informatique des notices bibliographiques.
243 Elle sert de « conteneur » pour transporter des notices entre différents catalogues, même lorsqu’ils n’utilisent pas exactement la même version du format **MARC** (par exemple UNIMARC, MARC21).
244
245 Caractéristiques :
246
247 * structure normalisée, indépendante du système informatique,
248 * utilisée pour les échanges massifs entre bibliothèques,
249 * garantit que les données importées soient correctement **interprétées et intégrées** dans le catalogue destinataire.
250 )))
251
252 Un menu spécifique permet d’**importer dans le catalogue bibliographique de Flora** des notices normalisées fournies au format **ISO2709 UNIMARC** par des réservoirs bibliographiques.
253
254 Ces fonctions sont paramétrées selon le contexte de l’institution.
255
256 En standard :
257
258 * si vous disposez d’un compte utilisateur sur le site de la **BnF**, vous pouvez créer un **panier de notices** et l’exporter au format **ISO2709**,
259 * une fois le fichier téléchargé, connectez-vous à Flora et utilisez l’espace de travail **Bibliothèque, puis le menu Import et Import ISO 2709** pour lancer l’import.
260
261 [[Interface d'import en ISO 2709>>image:1737968519768-174.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 )))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
263 (((
264 **Sommaire**
265
266 {{toc depth="3" numbered="true"/}}
267 )))
268
269