Code source wiki de Saisir une unité d'archives

Version 8.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 10:36

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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = A quoi servent les unités d'archives ? =
5
6 Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
7 Elle constitue l’outil central pour **organiser, comprendre et exploiter les archives** au quotidien.
8
9 Les notices d’unité d’archives remplissent plusieurs fonctions essentielles :
10
11 * **Décrire le document** à travers son **titre**, son **intitulé** ou une désignation claire.
12 * **Préciser les dates extrêmes**, c’est-à-dire les années ou périodes couvertes par les documents.
13 * **Fournir une analyse** du contenu pour en faciliter la recherche et la consultation.
14 * **Situer le document dans la hiérarchie archivistique** (article, dossier, sous-dossier, pièce).
15 * **Préciser des modalités de gestion** : conditions d’accès, reproduction, traitement (conservation, élimination), accroissement possible.
16
17 (% class="box infomessage" %)
18 (((
19 **À ne pas confondre : Article, dossier, sous-dossier et pièce**
20 Dans Flora, ces niveaux (article, dossier, sous-dossier, pièce) relèvent **tous de la même typologie de notice : l’unité d’archives**.
21 C’est le champ **« entité décrite »** qui permet de les différencier.
22
23 * (((
24 **Article**
25
26 * Premier niveau créé à partir d’un versement.
27 * Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
28 * Mais il peut aussi faire office de document final si on ne va pas plus loin dans la hiérarchie.
29 )))
30 * (((
31 **Dossier**
32
33 * Regroupe plusieurs articles ou documents autour d’un thème ou d’une action.
34 * Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
35 )))
36 * (((
37 **Sous-dossier**
38
39 * Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
40 * Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.
41 )))
42 * (((
43 **Pièce**
44
45 * Niveau le plus fin : un document unique, identifié individuellement.
46 * Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
47 )))
48
49 **L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final.**
50 )))
51
52 >(% class="small" %)**Exemples d'usages :**
53
54 >(% class="small" %)Un **article administratif** réunit les dossiers de recrutement d’une collectivité (//Concours administratifs 2010-2015//).
55
56 >(% class="small" %)Un **dossier technique** rassemble les factures et devis d’une opération d’urbanisme (//Travaux de réfection de la mairie, 2008-2010//).
57
58 >(% class="small" %)Un **sous-dossier** isole un lot de pièces contractuelles (//Marché public « scénographie »//).
59
60 >(% class="small" %)Une **pièce individuelle** décrit un document unique (//Contrat de travail signé le 12/03/2009//).
61
62 >(% class="small" %)Un **dossier **regroupe la documentation liée à une exposition temporaire (//Exposition « La Licorne », 1985-1990//).
63
64 >(% class="small" %)Un **article** rassemble des manuscrits anciens (//Correspondance révolutionnaire 1790-1795//).
65
66 = Comment créer une unité d'archives ? =
67
68 (% class="box successmessage" %)
69 (((
70 **Bonnes pratiques :**
71
72 * Toujours vérifier le **lien avec le versement** pour assurer la traçabilité.
73 * Utiliser les **autorités et thésaurus** plutôt que du texte libre pour garantir l’homogénéité des données.
74 * Décrire de manière concise mais explicite l’analyse et le contenu.
75 * Numéroter les dossiers, sous-dossiers et pièces de façon cohérente.
76 )))
77
78 == Depuis la table unité d'archives ==
79
80 * Cliquez sur l’icône **Créer**.
81
82 [[Création d'une notice depuis la table unité d'archives>>image:1756127317988-308.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84 == Depuis une notice versement d'archives ==
85
86 Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
87
88 1. Ouvrez le **menu déroulant des grilles de saisie**.
89 1. Sélectionnez la grille souhaitée
90 1. Cliquez sur l'icône **Décrire un document**.
91
92 Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, prête à être renseignée.
93
94 **Cette notice sera directement et automatiquement liée au versement à partir duquel elle a été créée**.
95
96 [[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130193296-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97
98 == Depuis une notice unité d'archives ==
99
100 Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
101
102 1. Depuis la notice ouverte, utilisez la **liste déroulante des grilles de saisie**.
103 1. (((
104 Les choix proposés correspondent toujours au **niveau inférieur de la hiérarchie** :
105
106 * Depuis un **article** → possibilité de créer un **dossier** ou directement des **pièces**.
107 * Depuis un **dossier** → possibilité de créer des **sous-dossiers**.
108 * Depuis un **sous-dossier** → possibilité de créer des **pièces**.
109 )))
110 1. Cliquez sur l’icône **Décrire un document**.
111
112 Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, **et elle est directement rattachée à la notice d’où vous êtes parti**.
113
114 [[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130567716-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115
116 == (% id="cke_bm_255360S" style="display:none" %) (%%)A la volée depuis une notice principale ==
117
118 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
119
120 [[Création d'une notice unité d'archives depuis une notice bien>>image:1756131882432-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122 = Choisir une grille de saisie =
123
124 La grille détermine la structure et les champs affichés.
125
126 Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
127
128 |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**
129 |Article (grille allégée)|Description simplifiée d’un article, utile pour les campagnes rapides ou la saisie minimale.
130 |Article (grille complète)|Description détaillée et exhaustive d’un article, avec tous les champs disponibles.
131 |Article (grille minimale)|Saisie très basique d’un article, centrée sur l’identification essentielle.
132 |Dossier|Description du dossier en tant qu’unité logique : son intitulé, ses dates, son contenu global et ce qu’il regroupe (sous-dossiers ou pièces).
133 |Groupe d’articles|Description d'un ensemble homogène d’articles comme un seul tout (ex. une série de registres ou plusieurs boîtes liées).
134 |Pièce|Description d'un document unique (contrat, courrier, photographie, vidéo…).
135 |Sous-dossier|Affiner la description d’un dossier en créant une subdivision thématique ou chronologique plus précise.
136
137 (% class="box successmessage" %)
138 (((
139 Pour les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1** (sans traitement archivistique), il est recommandé d’utiliser, **pour la création d’articles**, la **grille « Article (grille allégée) »**.
140 Elle permet de saisir rapidement les informations essentielles d’un article sans complexifier la notice.
141 En revanche, ils peuvent également créer des **dossiers, sous-dossiers ou pièces** avec les grilles correspondantes, selon la structuration nécessaire.
142 )))
143
144 (% class="box infomessage" %)
145 (((
146 **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
147
148 L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
149
150 * **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
151 * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
152 * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
153 * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
154
155 Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
156 )))
157
158 = Renseigner et enregistrer la notice =
159
160 Une fois la grille de saisie ouverte :
161
162 1. **Remplir les champs** de la grille
163 1. **Les champs //Code du versement, Série, Sous-série et N° versement//** ne sont pas modifiables et sont hérités de la notice versement liée
164 1. **Le champ //Cote //**se complète automatiquement en combinant les champs :
165 1*. cote du versement
166 1*. n° de l'unité d'archives
167 1*. n° dernière unité d'archives
168 1*. suffixe de l'unité d'archives
169 1*. n° dossier
170 1*. n° sous-dossier
171 1*. n° pièce
172 1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
173 1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
174 1. **Champs obligatoires** :
175 1*. Etat unité d'archives
176 1*. Cote du versement
177 1*. N° de l'unité d'archives
178 1*. Entité responsable
179 1. **Enregistrer** la notice
180
181 (% class="box infomessage" %)
182 (((
183 **À savoir**
184
185 Le champ** Etat unité d'archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
186 Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de traitement des archives**.
187 )))
188
189 = Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
190
191 Les fonctionnalités permettant de gérer la hiérarchie (génération automatique, association d’unités déjà existantes, consultation des notices associées) sont identiques que l’on travaille depuis une **notice de versement** ou depuis une **notice d’unité d’archives**.
192 La logique de création, de rattachement et de navigation reste la même, seule la profondeur de la hiérarchie varie selon le niveau où l’on se situe.
193
194 == Générer automatiquement des unités ==
195
196 1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
197 1. Indiquez le **numéro de la première et de la dernière unité** à générer
198 1. Cocher **Appliquer le tableau de gestion**, si besoin
199 1. **Validez** : Flora crée automatiquement les notices correspondantes, en reprenant les champs suivants :
200
201 |(((
202 * Lien versement
203 )))|(((
204 * Lien unités d'archives
205 )))|(((
206 * Niveau de risque
207 )))|(((
208 * N° pour le tri
209 )))
210 |(((
211 * N° première unité d’archives tri
212 )))|(((
213 * Cadre classement
214 )))|(((
215 * Fonds
216 )))|(((
217 * Série
218 )))
219 |(((
220 * Sous-série
221 )))|(((
222 * Sous-sous-série
223 )))|(((
224 * Code commune
225 )))|(((
226 * Cote du versement
227 )))
228 |(((
229 * N° versement
230 )))|(((
231 * N° de l’unité d’archives
232 )))|(((
233 * N° dernière unité d’archives
234 )))|(((
235 * Suffixe de l’unité d’archives
236 )))
237 |(((
238 * N° dossier
239 )))|(((
240 * N° sous-dossier
241 )))|(((
242 * Entité responsable
243 )))|(((
244 * Responsable du versement
245 )))
246 |(((
247 * Service créateur
248 )))|(((
249 * Producteur
250 )))|(((
251 * Date de création du versement
252 )))|(((
253 * Support(s)
254 )))
255 |(((
256 * Nature du (des) contenant(s)
257 )))|(((
258 * Auteurs
259 )))|(((
260 * Noms cités
261 )))|(((
262 * Mots-clés
263 )))
264 |(((
265 * Thesaurus W
266 )))|(((
267 * Objet figuré
268 )))|(((
269 * Objet
270 )))|(((
271 * Action
272 )))
273 |(((
274 * Typologie des documents
275 )))|(((
276 * Références complémentaires
277 )))|(((
278 * Lieux
279 )))|(((
280 * Tableau de gestion
281 )))
282
283 (% start="5" %)
284 1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
285 1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
286 1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
287
288 Ce mode est utile pour c**réer rapidement une série homogène** (ex. plusieurs boîtes, plusieurs dossiers d’un même lot).
289
290 (% class="box successmessage" %)
291 (((
292 **Astuce :**
293 Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
294 Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
295 Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
296 )))
297
298 [[Générer des articles depuis une notice versement d'archives>>image:1756134963508-923.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300 [[Générer des dossiers depuis une notice unité d'archives article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305 [[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306
307 == Associer des unités déjà existantes ==
308
309 Depuis une notice ouverte,
310
311 1. Cliquez sur **Associer des articles / dossiers / pièces **(selon le niveau où vous vous trouvez).
312 1. Dans la fenêtre latérale, recherchez l’unité que vous souhaitez rattacher.
313 1. Sélectionnez-la puis cliquez sur **Associer**.
314 1. L’unité est ajoutée à la hiérarchie de la notice en cours.
315
316 Ce mode permet de **relier des notices créées indépendamment**, sans les recréer.
317
318 (% class="box successmessage" %)
319 (((
320 **Astuce :**
321 Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
322 Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
323 Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
324 )))
325
326 [[Associer un article déjà existant à une notice versement d'archives>>image:1756135122123-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328 [[Associer un dossier déjà existant à une notice unité d'archives>>image:1756135245136-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330 == Consulter les notices associées ==
331
332 1. Depuis la notice de départ, cliquez sur **Voir les objets associés**.
333 1. Une fenêtre s’ouvre à droite, affichant la liste des unités liées (articles, dossiers, pièces).
334 1. (((
335 Vous pouvez (% style="background-color:transparent" %)naviguer dans la hiérarchie en cliquant sur l’icône **lunettes** pour ouvrir une notice associée
336 )))
337
338 Ce mode facilite la navigation et la vérification de la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques.
339
340 (% class="box warningmessage" %)
341 (((
342 **Attention**
343 La fonction **« Voir les objets associés »** n’affiche que les notices **directement rattachées** au niveau en cours (ex. : les dossiers rattachés à un article, ou les pièces rattachées à un sous-dossier).
344 Elle ne permet pas de visualiser en un seul coup d’œil les niveaux inférieurs encore en dessous.
345 Pour consulter ces notices, il faut ouvrir chaque notice intermédiaire à l’aide de l’icône **lunettes**.
346 )))
347
348 [[Consulter les notices associées>>image:1756135642117-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349
350 == Masquer les notices associées ==
351
352 Lorsque vous cliquez sur **Voir les objets associés**, une fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran.
353 Pour la fermer et revenir à la notice en plein écran cliquez sur **Masquer** en haut de la fenêtre.
354
355 [[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356
357 = Appliquer un tableau de gestion =
358
359 (% class="small mark" %)**Version 3.5 et ultérieurs - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
360
361 == Le tableau de gestion dans Flora ==
362
363 (% class="box infomessage" %)
364 (((
365 Un **tableau de gestion** est un document de référence élaboré conjointement par le service producteur et le service d’archives compétent.
366 Il recense l’ensemble des catégories de documents produites par une organisation et précise pour chacune :
367
368 * sa **durée d’utilité administrative (DUA)**,
369 * sa **durée de conservation** après la DUA,
370 * et son **sort final** : élimination ou conservation définitive.
371
372 Ce document, validé par l’autorité compétente (Archives départementales ou Service interministériel des Archives de France), constitue la base réglementaire pour la conservation et l’élimination des documents.
373 )))
374
375 Dans Flora, le **tableau de gestion** est intégré au fonctionnement même des notices d’archives. Il permet :
376
377 * d’attribuer automatiquement un **statut de traitement** à chaque unité d’archives (//à conserver, à éliminer, en attente…//),
378 * de calculer les **délais réglementaires** (DUA, durée de conservation, communicabilité, année de révision),
379 * de proposer le **sort final** du document (//conservation illimitée, versement aux Archives historiques, élimination//).
380
381 En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés (durées, échéances, états).
382
383 == Créer un tableau de gestion ==
384
385 (% class="box warningmessage" %)
386 (((
387 Le tableau de gestion ne doit pas être modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
388 )))
389 )))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
390 (((
391 **Sommaire**
392
393 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
394 )))
395
396