Code source wiki de Saisir une unité d'archives
Version 5.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/25 17:07
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | = A quoi servent les unités d'archives ? = | ||
| 5 | |||
| 6 | Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce. | ||
| 7 | Elle constitue l’outil central pour **organiser, comprendre et exploiter les archives** au quotidien. | ||
| 8 | |||
| 9 | Les notices d’unité d’archives remplissent plusieurs fonctions essentielles : | ||
| 10 | |||
| 11 | * **Décrire le document** à travers son **titre**, son **intitulé** ou une désignation claire. | ||
| 12 | * **Préciser les dates extrêmes**, c’est-à-dire les années ou périodes couvertes par les documents. | ||
| 13 | * **Fournir une analyse** du contenu pour en faciliter la recherche et la consultation. | ||
| 14 | * **Situer le document dans la hiérarchie archivistique** (article, dossier, sous-dossier, pièce). | ||
| 15 | * **Préciser des modalités de gestion** : conditions d’accès, reproduction, traitement (conservation, élimination), accroissement possible. | ||
| 16 | |||
| 17 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 18 | ((( | ||
| 19 | **À ne pas confondre : Article, dossier, sous-dossier et pièce** | ||
| 20 | Dans Flora, ces niveaux (article, dossier, sous-dossier, pièce) relèvent **tous de la même typologie de notice : l’unité d’archives**. | ||
| 21 | C’est le champ **« entité décrite »** qui permet de les différencier. | ||
| 22 | |||
| 23 | * ((( | ||
| 24 | **Article** | ||
| 25 | |||
| 26 | * Premier niveau créé à partir d’un versement. | ||
| 27 | * Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes). | ||
| 28 | * Mais il peut aussi faire office de document final si on ne va pas plus loin dans la hiérarchie. | ||
| 29 | ))) | ||
| 30 | * ((( | ||
| 31 | **Dossier** | ||
| 32 | |||
| 33 | * Regroupe plusieurs articles ou documents autour d’un thème ou d’une action. | ||
| 34 | * Peut correspondre à un dossier physique ou thématique. | ||
| 35 | ))) | ||
| 36 | * ((( | ||
| 37 | **Sous-dossier** | ||
| 38 | |||
| 39 | * Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise. | ||
| 40 | * Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes. | ||
| 41 | ))) | ||
| 42 | * ((( | ||
| 43 | **Pièce** | ||
| 44 | |||
| 45 | * Niveau le plus fin : un document unique, identifié individuellement. | ||
| 46 | * Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique. | ||
| 47 | ))) | ||
| 48 | |||
| 49 | **L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final.** | ||
| 50 | ))) | ||
| 51 | |||
| 52 | >(% class="small" %)**Exemples d'usages :** | ||
| 53 | |||
| 54 | >(% class="small" %)Un **article administratif** réunit les dossiers de recrutement d’une collectivité (//Concours administratifs 2010-2015//). | ||
| 55 | |||
| 56 | >(% class="small" %)Un **dossier technique** rassemble les factures et devis d’une opération d’urbanisme (//Travaux de réfection de la mairie, 2008-2010//). | ||
| 57 | |||
| 58 | >(% class="small" %)Un **sous-dossier** isole un lot de pièces contractuelles (//Marché public « scénographie »//). | ||
| 59 | |||
| 60 | >(% class="small" %)Une **pièce individuelle** décrit un document unique (//Contrat de travail signé le 12/03/2009//). | ||
| 61 | |||
| 62 | >(% class="small" %)Un **dossier **regroupe la documentation liée à une exposition temporaire (//Exposition « La Licorne », 1985-1990//). | ||
| 63 | |||
| 64 | >(% class="small" %)Un **article** rassemble des manuscrits anciens (//Correspondance révolutionnaire 1790-1795//). | ||
| 65 | |||
| 66 | = Comment créer une unité d'archives ? = | ||
| 67 | |||
| 68 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 69 | ((( | ||
| 70 | **Bonnes pratiques :** | ||
| 71 | |||
| 72 | * Toujours vérifier le **lien avec le versement** pour assurer la traçabilité. | ||
| 73 | * Utiliser les **autorités et thésaurus** plutôt que du texte libre pour garantir l’homogénéité des données. | ||
| 74 | * Décrire de manière concise mais explicite l’analyse et le contenu. | ||
| 75 | * Numéroter les dossiers, sous-dossiers et pièces de façon cohérente. | ||
| 76 | ))) | ||
| 77 | |||
| 78 | == Depuis la table unité d'archives == | ||
| 79 | |||
| 80 | * Cliquez sur l’icône **Créer**. | ||
| 81 | |||
| 82 | [[Création d'une notice depuis la table unité d'archives>>image:1756127317988-308.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 83 | |||
| 84 | == Depuis une notice versement d'archives == | ||
| 85 | |||
| 86 | Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice : | ||
| 87 | |||
| 88 | 1. Ouvrez le **menu déroulant des grilles de saisie**. | ||
| 89 | 1. Sélectionnez la grille souhaitée | ||
| 90 | 1. Cliquez sur l'icône **Décrire un document**. | ||
| 91 | |||
| 92 | Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, prête à être renseignée. | ||
| 93 | |||
| 94 | **Cette notice sera directement et automatiquement liée au versement à partir duquel elle a été créée**. | ||
| 95 | |||
| 96 | [[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130193296-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 97 | |||
| 98 | == Depuis une notice unité d'archives == | ||
| 99 | |||
| 100 | Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice : | ||
| 101 | |||
| 102 | 1. Depuis la notice ouverte, utilisez la **liste déroulante des grilles de saisie**. | ||
| 103 | 1. ((( | ||
| 104 | Les choix proposés correspondent toujours au **niveau inférieur de la hiérarchie** : | ||
| 105 | |||
| 106 | * Depuis un **article** → possibilité de créer un **dossier** ou directement des **pièces**. | ||
| 107 | * Depuis un **dossier** → possibilité de créer des **sous-dossiers**. | ||
| 108 | * Depuis un **sous-dossier** → possibilité de créer des **pièces**. | ||
| 109 | ))) | ||
| 110 | 1. Cliquez sur l’icône **Décrire un document**. | ||
| 111 | |||
| 112 | Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, **et elle est directement rattachée à la notice d’où vous êtes parti**. | ||
| 113 | |||
| 114 | [[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130567716-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 115 | |||
| 116 | == (% id="cke_bm_255360S" style="display:none" %) (%%)A la volée depuis une notice principale == | ||
| 117 | |||
| 118 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 119 | |||
| 120 | [[Création d'une notice unité d'archives depuis une notice bien>>image:1756131882432-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 121 | |||
| 122 | = Choisir une grille de saisie = | ||
| 123 | |||
| 124 | La grille détermine la structure et les champs affichés. | ||
| 125 | |||
| 126 | Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : | ||
| 127 | |||
| 128 | |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale** | ||
| 129 | |Article (grille allégée)|Description simplifiée d’un article, utile pour les campagnes rapides ou la saisie minimale. | ||
| 130 | |Article (grille complète)|Description détaillée et exhaustive d’un article, avec tous les champs disponibles. | ||
| 131 | |Article (grille minimale)|Saisie très basique d’un article, centrée sur l’identification essentielle. | ||
| 132 | |Dossier|Description du dossier en tant qu’unité logique : son intitulé, ses dates, son contenu global et ce qu’il regroupe (sous-dossiers ou pièces). | ||
| 133 | |Groupe d’articles|Description d'un ensemble homogène d’articles comme un seul tout (ex. une série de registres ou plusieurs boîtes liées). | ||
| 134 | |Pièce|Description d'un document unique (contrat, courrier, photographie, vidéo…). | ||
| 135 | |Sous-dossier|Affiner la description d’un dossier en créant une subdivision thématique ou chronologique plus précise. | ||
| 136 | |||
| 137 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 138 | ((( | ||
| 139 | Pour les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1** (sans traitement archivistique), il est recommandé d’utiliser, **pour la création d’articles**, la **grille « Article (grille allégée) »**. | ||
| 140 | Elle permet de saisir rapidement les informations essentielles d’un article sans complexifier la notice. | ||
| 141 | En revanche, ils peuvent également créer des **dossiers, sous-dossiers ou pièces** avec les grilles correspondantes, selon la structuration nécessaire. | ||
| 142 | ))) | ||
| 143 | |||
| 144 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 145 | ((( | ||
| 146 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| 147 | |||
| 148 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : | ||
| 149 | |||
| 150 | * **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques | ||
| 151 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 152 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…) | ||
| 153 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...) | ||
| 154 | |||
| 155 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. | ||
| 156 | ))) | ||
| 157 | |||
| 158 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
| 159 | |||
| 160 | Une fois la grille de saisie ouverte : | ||
| 161 | |||
| 162 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 163 | 1. **Les champs //Code du versement, Série, Sous-série et N° versement//** ne sont pas modifiables et sont hérités de la notice versement liée | ||
| 164 | 1. **Le champ //Cote //**se complète automatiquement en combinant les champs : | ||
| 165 | 1*. cote du versement | ||
| 166 | 1*. n° de l'unité d'archives | ||
| 167 | 1*. n° dernière unité d'archives | ||
| 168 | 1*. suffixe de l'unité d'archives | ||
| 169 | 1*. n° dossier | ||
| 170 | 1*. n° sous-dossier | ||
| 171 | 1*. n° pièce | ||
| 172 | 1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives | ||
| 173 | 1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin | ||
| 174 | 1. **Champs obligatoires** : | ||
| 175 | 1*. Etat unité d'archives | ||
| 176 | 1*. Cote du versement | ||
| 177 | 1*. N° de l'unité d'archives | ||
| 178 | 1*. Entité responsable | ||
| 179 | 1. **Enregistrer** la notice | ||
| 180 | |||
| 181 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 182 | ((( | ||
| 183 | **À savoir** | ||
| 184 | |||
| 185 | Le champ** Etat unité d'archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**. | ||
| 186 | Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de traitement des archives**. | ||
| 187 | ))) | ||
| 188 | |||
| 189 | = Gérer la hiérarchie des unités d'archives = | ||
| 190 | |||
| 191 | == Générer automatiquement des unités == | ||
| 192 | |||
| 193 | 1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez). | ||
| 194 | 1. Indiquez le **numéro de la première et de la dernière unité** à générer | ||
| 195 | 1. Cocher **Appliquer le tableau de gestion**, si besoin | ||
| 196 | 1. **Validez** : Flora crée automatiquement les notices correspondantes, en reprenant les champs suivants : | ||
| 197 | |||
| 198 | |((( | ||
| 199 | * Lien versement | ||
| 200 | )))|((( | ||
| 201 | * Lien unités d'archives | ||
| 202 | )))|((( | ||
| 203 | * Niveau de risque | ||
| 204 | )))|((( | ||
| 205 | * N° pour le tri | ||
| 206 | ))) | ||
| 207 | |((( | ||
| 208 | * N° première unité d’archives tri | ||
| 209 | )))|((( | ||
| 210 | * Cadre classement | ||
| 211 | )))|((( | ||
| 212 | * Fonds | ||
| 213 | )))|((( | ||
| 214 | * Série | ||
| 215 | ))) | ||
| 216 | |((( | ||
| 217 | * Sous-série | ||
| 218 | )))|((( | ||
| 219 | * Sous-sous-série | ||
| 220 | )))|((( | ||
| 221 | * Code commune | ||
| 222 | )))|((( | ||
| 223 | * Cote du versement | ||
| 224 | ))) | ||
| 225 | |((( | ||
| 226 | * N° versement | ||
| 227 | )))|((( | ||
| 228 | * N° de l’unité d’archives | ||
| 229 | )))|((( | ||
| 230 | * N° dernière unité d’archives | ||
| 231 | )))|((( | ||
| 232 | * Suffixe de l’unité d’archives | ||
| 233 | ))) | ||
| 234 | |((( | ||
| 235 | * N° dossier | ||
| 236 | )))|((( | ||
| 237 | * N° sous-dossier | ||
| 238 | )))|((( | ||
| 239 | * Entité responsable | ||
| 240 | )))|((( | ||
| 241 | * Responsable du versement | ||
| 242 | ))) | ||
| 243 | |((( | ||
| 244 | * Service créateur | ||
| 245 | )))|((( | ||
| 246 | * Producteur | ||
| 247 | )))|((( | ||
| 248 | * Date de création du versement | ||
| 249 | )))|((( | ||
| 250 | * Support(s) | ||
| 251 | ))) | ||
| 252 | |((( | ||
| 253 | * Nature du (des) contenant(s) | ||
| 254 | )))|((( | ||
| 255 | * Auteurs | ||
| 256 | )))|((( | ||
| 257 | * Noms cités | ||
| 258 | )))|((( | ||
| 259 | * Mots-clés | ||
| 260 | ))) | ||
| 261 | |((( | ||
| 262 | * Thesaurus W | ||
| 263 | )))|((( | ||
| 264 | * Objet figuré | ||
| 265 | )))|((( | ||
| 266 | * Objet | ||
| 267 | )))|((( | ||
| 268 | * Action | ||
| 269 | ))) | ||
| 270 | |((( | ||
| 271 | * Typologie des documents | ||
| 272 | )))|((( | ||
| 273 | * Références complémentaires | ||
| 274 | )))|((( | ||
| 275 | * Lieux | ||
| 276 | )))|((( | ||
| 277 | * Tableau de gestion | ||
| 278 | ))) | ||
| 279 | |||
| 280 | |||
| 281 | |||
| 282 | 1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement | ||
| 283 | 1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés. | ||
| 284 | 1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations | ||
| 285 | |||
| 286 | Ce mode est utile pour c**réer rapidement une série homogène** (ex. plusieurs boîtes, plusieurs dossiers d’un même lot). | ||
| 287 | |||
| 288 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 289 | ((( | ||
| 290 | **Astuce :** | ||
| 291 | L’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce). | ||
| 292 | Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice. | ||
| 293 | Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**. | ||
| 294 | ))) | ||
| 295 | |||
| 296 | [[Génération de dossier depuis une notice article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 297 | |||
| 298 | |||
| 299 | [[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 300 | |||
| 301 | [[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 302 | |||
| 303 | |||
| 304 | |||
| 305 | )))|(% style="width:300px" %) | ||
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