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Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:45
Depuis la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 10:36
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À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 10:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -356,7 +356,7 @@
356 356  
357 357  = Appliquer un tableau de gestion =
358 358  
359 -(% class="small mark" %)**Version 3.5 et ultérieurs - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
359 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
360 360  
361 361  == Le tableau de gestion dans Flora ==
362 362  
... ... @@ -378,14 +378,75 @@
378 378  * de calculer les **délais réglementaires** (DUA, durée de conservation, communicabilité, année de révision),
379 379  * de proposer le **sort final** du document (//conservation illimitée, versement aux Archives historiques, élimination//).
380 380  
381 -En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés (durées, échéances, états).
381 +En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés.
382 382  
383 383  == Créer un tableau de gestion ==
384 384  
385 385  (% class="box warningmessage" %)
386 386  (((
387 -Le tableau de gestion ne doit pas être modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
387 +Le tableau de gestion ne doit pas être créé ou modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
388 388  )))
389 +
390 +1. (((
391 +**Accéder au menu**
392 +
393 +1. Rendez-vous dans l’espace **Autorités Archives > Tableaux de gestion**.
394 +1. Cliquez sur l’icône **« + »** pour créer une nouvelle règle.
395 +)))
396 +1. (((
397 +**Renseigner les champs**
398 +)))
399 +1. **Champs obligatoires** :
400 +1*. **Statut du type de document**
401 +1*. **Type de document**
402 +1*. **Base de calcul de l'année de communicabilité**
403 +1*. **Délai de communicabilité aux tiers**
404 +1*. **Niveau de communicabilité**
405 +1. (((
406 +**Enregistrer la règle**
407 +)))
408 +
409 +Elle sera ensuite disponible dans la liste déroulante des unités d’archives, au champ **Tableau de gestion**.
410 +
411 +[[Création d'un tableau de gestion>>image:1756198066497-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 +
413 +== Utiliser un tableau de gestion ==
414 +
415 +* Lors de la **création ou modification** d’une notice d’unité d’archives, le **champ « Tableau de gestion »** est renseigné en choisissant une règle prédéfinie
416 +* (((
417 +Une fois la règle sélectionnée, Flora :
418 +
419 +* alimente automatiquement les champs liés (//État traitement//, //Durée d’utilité administrative//, //Durée de conservation//, //Sort final//),
420 +* calcule les échéances (dates de révision, année de communicabilité…),
421 +* met à jour le statut de la notice en fonction de l’avancement du cycle de vie.
422 +)))
423 +* (((
424 +L’utilisateur peut ensuite :
425 +
426 +* **consulter** les informations calculées,
427 +* **suivre l’échéance** (ex. date de tri, année d’élimination),
428 +* et **prendre les décisions nécessaires** (verser, conserver, éliminer) en s’appuyant sur ces données.
429 +)))
430 +
431 +[[Champ tableau de gestion>>image:1756198360481-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 +
433 +== Mettre à jour le tableau de gestion dans une notice unité d'archives ==
434 +
435 +Lorsque le **tableau de gestion** a été modifié par l’administrateur ou l’archiviste, il est nécessaire de réappliquer cette règle aux notices qui y font référence.
436 +
437 +1. Ouvrez la **notice d’unité d’archives** concernée.
438 +1. Cliquez sur l’icône **« Appliquer le tableau de gestion »** dans la barre d’outils.
439 +1. Confirmez l’action en cliquant sur **OK**.
440 +1. Une fenêtre s’ouvre indiquant le traitement en cours.
441 +1. À la fin du processus, le message **« Application du tableau de gestion terminée »** s’affiche.
442 +
443 +La notice est alors automatiquement mise à jour avec les modifications apportées dans la notice du tableau de gestion.
444 +
445 +[[Appliquer le tableau de gestion>>image:1756198708293-962.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +
447 +[[Confirmer le traitement>>image:1756198750111-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +
449 +
389 389  )))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
390 390  (((
391 391  **Sommaire**
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Auteur
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