Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,366 +1,5 @@
--(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieurs**
--|(% style="width:840px" %)(((
--= A quoi servent les unités d'archives ? =
++|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
--Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
--Elle constitue l’outil central pour **organiser, comprendre et exploiter les archives** au quotidien.
--
--Les notices d’unité d’archives remplissent plusieurs fonctions essentielles :
--
--* **Décrire le document** à travers son **titre**, son **intitulé** ou une désignation claire.
--* **Préciser les dates extrêmes**, c’est-à-dire les années ou périodes couvertes par les documents.
--* **Fournir une analyse** du contenu pour en faciliter la recherche et la consultation.
--* **Situer le document dans la hiérarchie archivistique** (article, dossier, sous-dossier, pièce).
--* **Préciser des modalités de gestion** : conditions d’accès, reproduction, traitement (conservation, élimination), accroissement possible.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À ne pas confondre : Article, dossier, sous-dossier et pièce**
--Dans Flora, ces niveaux (article, dossier, sous-dossier, pièce) relèvent **tous de la même typologie de notice : l’unité d’archives**.
--C’est le champ **« entité décrite »** qui permet de les différencier.
--
--* (((
--**Article**
--
--* Premier niveau créé à partir d’un versement.
--* Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
--* Mais il peut aussi faire office de document final si on ne va pas plus loin dans la hiérarchie.
--)))
--* (((
--**Dossier**
--
--* Regroupe plusieurs articles ou documents autour d’un thème ou d’une action.
--* Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
--)))
--* (((
--**Sous-dossier**
--
--* Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
--* Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.
--)))
--* (((
--**Pièce**
--
--* Niveau le plus fin : un document unique, identifié individuellement.
--* Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
--)))
--
--**L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final.**
--)))
--
-->(% class="small" %)**Exemples d'usages :**
--
-->(% class="small" %)Un **article administratif** réunit les dossiers de recrutement d’une collectivité (//Concours administratifs 2010-2015//).
--
-->(% class="small" %)Un **dossier technique** rassemble les factures et devis d’une opération d’urbanisme (//Travaux de réfection de la mairie, 2008-2010//).
--
-->(% class="small" %)Un **sous-dossier** isole un lot de pièces contractuelles (//Marché public « scénographie »//).
--
-->(% class="small" %)Une **pièce individuelle** décrit un document unique (//Contrat de travail signé le 12/03/2009//).
--
-->(% class="small" %)Un **dossier **regroupe la documentation liée à une exposition temporaire (//Exposition « La Licorne », 1985-1990//).
--
-->(% class="small" %)Un **article** rassemble des manuscrits anciens (//Correspondance révolutionnaire 1790-1795//).
--
--= Comment créer une unité d'archives ? =
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques :**
--
--* Toujours vérifier le **lien avec le versement** pour assurer la traçabilité.
--* Utiliser les **autorités et thésaurus** plutôt que du texte libre pour garantir l’homogénéité des données.
--* Décrire de manière concise mais explicite l’analyse et le contenu.
--* Numéroter les dossiers, sous-dossiers et pièces de façon cohérente.
--)))
--
--== Depuis la table unité d'archives ==
--
--* Cliquez sur l’icône **Créer**.
--
--[[Création d'une notice depuis la table unité d'archives>>image:1756127317988-308.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Depuis une notice versement d'archives ==
--
--Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
--
--1. Ouvrez le **menu déroulant des grilles de saisie**.
--1. Sélectionnez la grille souhaitée
--1. Cliquez sur l'icône **Décrire un document**.
--
--Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, prête à être renseignée.
--
--**Cette notice sera directement et automatiquement liée au versement à partir duquel elle a été créée**.
--
--[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130193296-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Depuis une notice unité d'archives ==
--
--Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
--
--1. Depuis la notice ouverte, utilisez la **liste déroulante des grilles de saisie**.
--1. (((
--Les choix proposés correspondent toujours au **niveau inférieur de la hiérarchie** :
--
--* Depuis un **article** → possibilité de créer un **dossier** ou directement des **pièces**.
--* Depuis un **dossier** → possibilité de créer des **sous-dossiers**.
--* Depuis un **sous-dossier** → possibilité de créer des **pièces**.
--)))
--1. Cliquez sur l’icône **Décrire un document**.
--
--Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, **et elle est directement rattachée à la notice d’où vous êtes parti**.
--
--[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130567716-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== (% id="cke_bm_255360S" style="display:none" %) (%%)A la volée depuis une notice principale ==
--
--* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
--
--[[Création d'une notice unité d'archives depuis une notice bien>>image:1756131882432-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--= Choisir une grille de saisie =
--
--La grille détermine la structure et les champs affichés.
--
--Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
--
--|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**
--|Article (grille allégée)|Description simplifiée d’un article, utile pour les campagnes rapides ou la saisie minimale.
--|Article (grille complète)|Description détaillée et exhaustive d’un article, avec tous les champs disponibles.
--|Article (grille minimale)|Saisie très basique d’un article, centrée sur l’identification essentielle.
--|Dossier|Description du dossier en tant qu’unité logique : son intitulé, ses dates, son contenu global et ce qu’il regroupe (sous-dossiers ou pièces).
--|Groupe d’articles|Description d'un ensemble homogène d’articles comme un seul tout (ex. une série de registres ou plusieurs boîtes liées).
--|Pièce|Description d'un document unique (contrat, courrier, photographie, vidéo…).
--|Sous-dossier|Affiner la description d’un dossier en créant une subdivision thématique ou chronologique plus précise.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Pour les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1** (sans traitement archivistique), il est recommandé d’utiliser, **pour la création d’articles**, la **grille « Article (grille allégée) »**.
--Elle permet de saisir rapidement les informations essentielles d’un article sans complexifier la notice.
--En revanche, ils peuvent également créer des **dossiers, sous-dossiers ou pièces** avec les grilles correspondantes, selon la structuration nécessaire.
--)))
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
--
--L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
--
--* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
--* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
--* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
--* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
--
--Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
--)))
--
--= Renseigner et enregistrer la notice =
--
--Une fois la grille de saisie ouverte :
--
--1. **Remplir les champs** de la grille
--1. **Les champs //Code du versement, Série, Sous-série et N° versement//** ne sont pas modifiables et sont hérités de la notice versement liée
--1. **Le champ //Cote //**se complète automatiquement en combinant les champs :
--1*. cote du versement
--1*. n° de l'unité d'archives
--1*. n° dernière unité d'archives
--1*. suffixe de l'unité d'archives
--1*. n° dossier
--1*. n° sous-dossier
--1*. n° pièce
--1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
--1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
--1. **Champs obligatoires** :
--1*. Etat unité d'archives
--1*. Cote du versement
--1*. N° de l'unité d'archives
--1*. Entité responsable
--1. **Enregistrer** la notice
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**À savoir**
--
--Le champ** Etat unité d'archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
--Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de traitement des archives**.
--)))
--
--= Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
--
--Les fonctionnalités permettant de gérer la hiérarchie (génération automatique, association d’unités déjà existantes, consultation des notices associées) sont identiques que l’on travaille depuis une **notice de versement** ou depuis une **notice d’unité d’archives**.
--La logique de création, de rattachement et de navigation reste la même, seule la profondeur de la hiérarchie varie selon le niveau où l’on se situe.
--
--== Générer automatiquement des unités ==
--
--1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
--1. Indiquez le **numéro de la première et de la dernière unité** à générer
--1. Cocher **Appliquer le tableau de gestion**, si besoin
--1. **Validez** : Flora crée automatiquement les notices correspondantes, en reprenant les champs suivants :
--
--|(((
--* Lien versement
--)))|(((
--* Lien unités d'archives
--)))|(((
--* Niveau de risque
--)))|(((
--* N° pour le tri
--)))
--|(((
--* N° première unité d’archives tri
--)))|(((
--* Cadre classement
--)))|(((
--* Fonds
--)))|(((
--* Série
--)))
--|(((
--* Sous-série
--)))|(((
--* Sous-sous-série
--)))|(((
--* Code commune
--)))|(((
--* Cote du versement
--)))
--|(((
--* N° versement
--)))|(((
--* N° de l’unité d’archives
--)))|(((
--* N° dernière unité d’archives
--)))|(((
--* Suffixe de l’unité d’archives
--)))
--|(((
--* N° dossier
--)))|(((
--* N° sous-dossier
--)))|(((
--* Entité responsable
--)))|(((
--* Responsable du versement
--)))
--|(((
--* Service créateur
--)))|(((
--* Producteur
--)))|(((
--* Date de création du versement
--)))|(((
--* Support(s)
--)))
--|(((
--* Nature du (des) contenant(s)
--)))|(((
--* Auteurs
--)))|(((
--* Noms cités
--)))|(((
--* Mots-clés
--)))
--|(((
--* Thesaurus W
--)))|(((
--* Objet figuré
--)))|(((
--* Objet
--)))|(((
--* Action
--)))
--|(((
--* Typologie des documents
--)))|(((
--* Références complémentaires
--)))|(((
--* Lieux
--)))|(((
--* Tableau de gestion
--)))
--
--(% start="5" %)
--1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
--1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
--1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
--
--Ce mode est utile pour c**réer rapidement une série homogène** (ex. plusieurs boîtes, plusieurs dossiers d’un même lot).
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Astuce :**
--Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
--Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
--Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
--)))
--
--[[Générer des articles depuis une notice versement d'archives>>image:1756134963508-923.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[Générer des dossiers depuis une notice unité d'archives article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Associer des unités déjà existantes ==
--
--Depuis une notice ouverte,
--
--1. Cliquez sur **Associer des articles / dossiers / pièces **(selon le niveau où vous vous trouvez).
--1. Dans la fenêtre latérale, recherchez l’unité que vous souhaitez rattacher.
--1. Sélectionnez-la puis cliquez sur **Associer**.
--1. L’unité est ajoutée à la hiérarchie de la notice en cours.
--
--Ce mode permet de **relier des notices créées indépendamment**, sans les recréer.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Astuce :**
--Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
--Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
--Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
--)))
--
--[[Associer un article déjà existant à une notice versement d'archives>>image:1756135122123-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[Associer un dossier déjà existant à une notice unité d'archives>>image:1756135245136-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Consulter les notices associées ==
--
--1. Depuis la notice de départ, cliquez sur **Voir les objets associés**.
--1. Une fenêtre s’ouvre à droite, affichant la liste des unités liées (articles, dossiers, pièces).
--1. (((
--Vous pouvez (% style="background-color:transparent" %)naviguer dans la hiérarchie en cliquant sur l’icône **lunettes** pour ouvrir une notice associée
--)))
--
--Ce mode facilite la navigation et la vérification de la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention**
--La fonction **« Voir les objets associés »** n’affiche que les notices **directement rattachées** au niveau en cours (ex. : les dossiers rattachés à un article, ou les pièces rattachées à un sous-dossier).
--Elle ne permet pas de visualiser en un seul coup d’œil les niveaux inférieurs encore en dessous.
--Pour consulter ces notices, il faut ouvrir chaque notice intermédiaire à l’aide de l’icône **lunettes**.
--)))
--
--[[Consulter les notices associées>>image:1756135642117-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Masquer les notices associées ==
--
--Lorsque vous cliquez sur **Voir les objets associés**, une fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran.
--Pour la fermer et revenir à la notice en plein écran cliquez sur **Masquer** en haut de la fenêtre.
--
--[[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Tableau de gestion =
--)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
--

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