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Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:45
Depuis la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 17:30
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À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 11:09
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,12 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 + La gestion des **unités d’archives** est au cœur du module Archives de Flora.Chaque notice (article, dossier, sous-dossier ou pièce) constitue une fiche descriptive qui permet de documenter, organiser et exploiter les documents au quotidien.
7 +)))
8 +
9 +(((
4 4  = A quoi servent les unités d'archives ? =
5 5  
6 6  Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
... ... @@ -354,13 +354,115 @@
354 354  
355 355  [[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 356  
363 += Appliquer un tableau de gestion =
357 357  
358 -= Tableau de gestion =
359 -)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
365 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
366 +
367 +== Le tableau de gestion dans Flora ==
368 +
369 +(% class="box infomessage" %)
360 360  (((
371 +Un **tableau de gestion** est un document de référence élaboré conjointement par le service producteur et le service d’archives compétent.
372 +Il recense l’ensemble des catégories de documents produites par une organisation et précise pour chacune :
373 +
374 +* sa **durée d’utilité administrative (DUA)**,
375 +* sa **durée de conservation** après la DUA,
376 +* et son **sort final** : élimination ou conservation définitive.
377 +
378 +Ce document, validé par l’autorité compétente (Archives départementales ou Service interministériel des Archives de France), constitue la base réglementaire pour la conservation et l’élimination des documents.
379 +)))
380 +
381 +Dans Flora, le **tableau de gestion** est intégré au fonctionnement même des notices d’archives. Il permet :
382 +
383 +* d’attribuer automatiquement un **statut de traitement** à chaque unité d’archives (//à conserver, à éliminer, en attente…//),
384 +* de calculer les **délais réglementaires** (DUA, durée de conservation, communicabilité, année de révision),
385 +* de proposer le **sort final** du document (//conservation illimitée, versement aux Archives historiques, élimination//).
386 +
387 +En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés.
388 +
389 +== Créer un tableau de gestion ==
390 +
391 +(% class="box warningmessage" %)
392 +(((
393 +Le tableau de gestion ne doit pas être créé ou modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
394 +)))
395 +
396 +1. (((
397 +**Accéder au menu**
398 +
399 +1. Rendez-vous dans l’espace **Autorités Archives > Tableaux de gestion**.
400 +1. Cliquez sur l’icône **« + »** pour créer une nouvelle règle.
401 +)))
402 +1. (((
403 +**Renseigner les champs**
404 +)))
405 +1. **Champs obligatoires** :
406 +1*. **Statut du type de document**
407 +1*. **Type de document**
408 +1*. **Base de calcul de l'année de communicabilité**
409 +1*. **Délai de communicabilité aux tiers**
410 +1*. **Niveau de communicabilité**
411 +1. (((
412 +**Enregistrer la règle**
413 +)))
414 +
415 +Elle sera ensuite disponible dans la liste déroulante des unités d’archives, au champ **Tableau de gestion**.
416 +
417 +[[Création d'un tableau de gestion>>image:1756198066497-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 +
419 +== Utiliser un tableau de gestion ==
420 +
421 +* Lors de la **création ou modification** d’une notice d’unité d’archives, le **champ « Tableau de gestion »** est renseigné en choisissant une règle prédéfinie
422 +* (((
423 +Une fois la règle sélectionnée, Flora :
424 +
425 +* alimente automatiquement les champs liés (//État traitement//, //Durée d’utilité administrative//, //Durée de conservation//, //Sort final//),
426 +* calcule les échéances (dates de révision, année de communicabilité…),
427 +* met à jour le statut de la notice en fonction de l’avancement du cycle de vie.
428 +)))
429 +* (((
430 +L’utilisateur peut ensuite :
431 +
432 +* **consulter** les informations calculées,
433 +* **suivre l’échéance** (ex. date de tri, année d’élimination),
434 +* et **prendre les décisions nécessaires** (verser, conserver, éliminer) en s’appuyant sur ces données.
435 +)))
436 +
437 +[[Champ tableau de gestion>>image:1756198360481-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 +
439 +== Mettre à jour le tableau de gestion dans une notice unité d'archives ==
440 +
441 +Lorsque le **tableau de gestion** a été modifié par l’administrateur ou l’archiviste, il est nécessaire de réappliquer cette règle aux notices qui y font référence.
442 +
443 +1. Ouvrez la **notice d’unité d’archives** concernée.
444 +1. Cliquez sur l’icône **« Appliquer le tableau de gestion »** dans la barre d’outils.
445 +1. Confirmez l’action en cliquant sur **OK**.
446 +1. Une fenêtre s’ouvre indiquant le traitement en cours.
447 +1. À la fin du processus, le message **« Application du tableau de gestion terminée »** s’affiche.
448 +
449 +La notice est alors automatiquement mise à jour avec les modifications apportées dans la notice du tableau de gestion.
450 +
451 +[[Appliquer le tableau de gestion>>image:1756198708293-962.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +
453 +
454 +[[Confirmer le traitement>>image:1756198750111-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 +
456 +
457 +[[Traitement terminé>>image:1756198818607-785.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 +)))
459 +)))|(% style="width:300px" %)(((
460 +(% class="box" %)
461 +(((
361 361  **Sommaire**
362 362  
363 363  {{toc depth="2" numbered="true"/}}
364 364  )))
365 365  
467 +(% class="box" %)
468 +(((
469 +**Aller plus loin**
366 366  
471 +)))
472 +)))
473 +
474 +
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