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Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:45
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 17:07
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 17:30
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -155,7 +155,7 @@
155 155  Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
156 156  )))
157 157  
158 -= Renseigner et enregistrer la notice =
158 += Renseigner et enregistrer la notice =
159 159  
160 160  Une fois la grille de saisie ouverte :
161 161  
... ... @@ -170,7 +170,7 @@
170 170  1*. n° sous-dossier
171 171  1*. n° pièce
172 172  1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
173 -1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
173 +1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
174 174  1. **Champs obligatoires** :
175 175  1*. Etat unité d'archives
176 176  1*. Cote du versement
... ... @@ -188,6 +188,9 @@
188 188  
189 189  = Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
190 190  
191 +Les fonctionnalités permettant de gérer la hiérarchie (génération automatique, association d’unités déjà existantes, consultation des notices associées) sont identiques que l’on travaille depuis une **notice de versement** ou depuis une **notice d’unité d’archives**.
192 +La logique de création, de rattachement et de navigation reste la même, seule la profondeur de la hiérarchie varie selon le niveau où l’on se situe.
193 +
191 191  == Générer automatiquement des unités ==
192 192  
193 193  1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
... ... @@ -277,8 +277,7 @@
277 277  * Tableau de gestion
278 278  )))
279 279  
280 -
281 -
283 +(% start="5" %)
282 282  1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
283 283  1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
284 284  1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
... ... @@ -288,20 +288,77 @@
288 288  (% class="box successmessage" %)
289 289  (((
290 290  **Astuce :**
291 -L’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
293 +Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
292 292  Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
293 293  Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
294 294  )))
295 295  
296 -[[Génération de dossier depuis une notice article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 +[[Générer des articles depuis une notice versement d'archives>>image:1756134963508-923.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
300 +[[Générer des dossiers depuis une notice unité d'archives article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
302 +
299 299  [[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 300  
301 301  [[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 302  
307 +== Associer des unités déjà existantes ==
303 303  
304 -
305 -)))|(% style="width:300px" %)
309 +Depuis une notice ouverte,
306 306  
311 +1. Cliquez sur **Associer des articles / dossiers / pièces **(selon le niveau où vous vous trouvez).
312 +1. Dans la fenêtre latérale, recherchez l’unité que vous souhaitez rattacher.
313 +1. Sélectionnez-la puis cliquez sur **Associer**.
314 +1. L’unité est ajoutée à la hiérarchie de la notice en cours.
315 +
316 +Ce mode permet de **relier des notices créées indépendamment**, sans les recréer.
317 +
318 +(% class="box successmessage" %)
319 +(((
320 +**Astuce :**
321 +Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
322 +Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
323 +Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
324 +)))
325 +
326 +[[Associer un article déjà existant à une notice versement d'archives>>image:1756135122123-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 +
328 +[[Associer un dossier déjà existant à une notice unité d'archives>>image:1756135245136-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +
330 +== Consulter les notices associées ==
331 +
332 +1. Depuis la notice de départ, cliquez sur **Voir les objets associés**.
333 +1. Une fenêtre s’ouvre à droite, affichant la liste des unités liées (articles, dossiers, pièces).
334 +1. (((
335 +Vous pouvez (% style="background-color:transparent" %)naviguer dans la hiérarchie en cliquant sur l’icône **lunettes** pour ouvrir une notice associée
336 +)))
337 +
338 +Ce mode facilite la navigation et la vérification de la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques.
339 +
340 +(% class="box warningmessage" %)
341 +(((
342 +**Attention**
343 +La fonction **« Voir les objets associés »** n’affiche que les notices **directement rattachées** au niveau en cours (ex. : les dossiers rattachés à un article, ou les pièces rattachées à un sous-dossier).
344 +Elle ne permet pas de visualiser en un seul coup d’œil les niveaux inférieurs encore en dessous.
345 +Pour consulter ces notices, il faut ouvrir chaque notice intermédiaire à l’aide de l’icône **lunettes**.
346 +)))
347 +
348 +[[Consulter les notices associées>>image:1756135642117-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +
350 +== Masquer les notices associées ==
351 +
352 +Lorsque vous cliquez sur **Voir les objets associés**, une fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran.
353 +Pour la fermer et revenir à la notice en plein écran cliquez sur **Masquer** en haut de la fenêtre.
354 +
355 +[[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 +
357 +
358 += Tableau de gestion =
359 +)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
360 +(((
361 +**Sommaire**
362 +
363 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
364 +)))
365 +
307 307  
1756134963508-923.png
Auteur
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