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Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:45
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 14:04
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À la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 17:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,5 +1,307 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 += A quoi servent les unités d'archives ? =
4 4  
6 +Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
7 +Elle constitue l’outil central pour **organiser, comprendre et exploiter les archives** au quotidien.
8 +
9 +Les notices d’unité d’archives remplissent plusieurs fonctions essentielles :
10 +
11 +* **Décrire le document** à travers son **titre**, son **intitulé** ou une désignation claire.
12 +* **Préciser les dates extrêmes**, c’est-à-dire les années ou périodes couvertes par les documents.
13 +* **Fournir une analyse** du contenu pour en faciliter la recherche et la consultation.
14 +* **Situer le document dans la hiérarchie archivistique** (article, dossier, sous-dossier, pièce).
15 +* **Préciser des modalités de gestion** : conditions d’accès, reproduction, traitement (conservation, élimination), accroissement possible.
16 +
17 +(% class="box infomessage" %)
18 +(((
19 +**À ne pas confondre : Article, dossier, sous-dossier et pièce**
20 +Dans Flora, ces niveaux (article, dossier, sous-dossier, pièce) relèvent **tous de la même typologie de notice : l’unité d’archives**.
21 +C’est le champ **« entité décrite »** qui permet de les différencier.
22 +
23 +* (((
24 +**Article**
25 +
26 +* Premier niveau créé à partir d’un versement.
27 +* Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
28 +* Mais il peut aussi faire office de document final si on ne va pas plus loin dans la hiérarchie.
29 +)))
30 +* (((
31 +**Dossier**
32 +
33 +* Regroupe plusieurs articles ou documents autour d’un thème ou d’une action.
34 +* Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
35 +)))
36 +* (((
37 +**Sous-dossier**
38 +
39 +* Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
40 +* Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.
41 +)))
42 +* (((
43 +**Pièce**
44 +
45 +* Niveau le plus fin : un document unique, identifié individuellement.
46 +* Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
47 +)))
48 +
49 +**L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final.**
50 +)))
51 +
52 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages :**
53 +
54 +>(% class="small" %)Un **article administratif** réunit les dossiers de recrutement d’une collectivité (//Concours administratifs 2010-2015//).
55 +
56 +>(% class="small" %)Un **dossier technique** rassemble les factures et devis d’une opération d’urbanisme (//Travaux de réfection de la mairie, 2008-2010//).
57 +
58 +>(% class="small" %)Un **sous-dossier** isole un lot de pièces contractuelles (//Marché public « scénographie »//).
59 +
60 +>(% class="small" %)Une **pièce individuelle** décrit un document unique (//Contrat de travail signé le 12/03/2009//).
61 +
62 +>(% class="small" %)Un **dossier **regroupe la documentation liée à une exposition temporaire (//Exposition « La Licorne », 1985-1990//).
63 +
64 +>(% class="small" %)Un **article** rassemble des manuscrits anciens (//Correspondance révolutionnaire 1790-1795//).
65 +
66 += Comment créer une unité d'archives ? =
67 +
68 +(% class="box successmessage" %)
69 +(((
70 +**Bonnes pratiques :**
71 +
72 +* Toujours vérifier le **lien avec le versement** pour assurer la traçabilité.
73 +* Utiliser les **autorités et thésaurus** plutôt que du texte libre pour garantir l’homogénéité des données.
74 +* Décrire de manière concise mais explicite l’analyse et le contenu.
75 +* Numéroter les dossiers, sous-dossiers et pièces de façon cohérente.
76 +)))
77 +
78 +== Depuis la table unité d'archives ==
79 +
80 +* Cliquez sur l’icône **Créer**.
81 +
82 +[[Création d'une notice depuis la table unité d'archives>>image:1756127317988-308.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +== Depuis une notice versement d'archives ==
85 +
86 +Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
87 +
88 +1. Ouvrez le **menu déroulant des grilles de saisie**.
89 +1. Sélectionnez la grille souhaitée
90 +1. Cliquez sur l'icône **Décrire un document**.
91 +
92 +Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, prête à être renseignée.
93 +
94 +**Cette notice sera directement et automatiquement liée au versement à partir duquel elle a été créée**.
95 +
96 +[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130193296-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +
98 +== Depuis une notice unité d'archives ==
99 +
100 +Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
101 +
102 +1. Depuis la notice ouverte, utilisez la **liste déroulante des grilles de saisie**.
103 +1. (((
104 +Les choix proposés correspondent toujours au **niveau inférieur de la hiérarchie** :
105 +
106 +* Depuis un **article** → possibilité de créer un **dossier** ou directement des **pièces**.
107 +* Depuis un **dossier** → possibilité de créer des **sous-dossiers**.
108 +* Depuis un **sous-dossier** → possibilité de créer des **pièces**.
109 +)))
110 +1. Cliquez sur l’icône **Décrire un document**.
111 +
112 +Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, **et elle est directement rattachée à la notice d’où vous êtes parti**.
113 +
114 +[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130567716-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 +
116 +== (% id="cke_bm_255360S" style="display:none" %) (%%)A la volée depuis une notice principale ==
117 +
118 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
119 +
120 +[[Création d'une notice unité d'archives depuis une notice bien>>image:1756131882432-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 += Choisir une grille de saisie =
123 +
124 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
125 +
126 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
127 +
128 +|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**
129 +|Article (grille allégée)|Description simplifiée d’un article, utile pour les campagnes rapides ou la saisie minimale.
130 +|Article (grille complète)|Description détaillée et exhaustive d’un article, avec tous les champs disponibles.
131 +|Article (grille minimale)|Saisie très basique d’un article, centrée sur l’identification essentielle.
132 +|Dossier|Description du dossier en tant qu’unité logique : son intitulé, ses dates, son contenu global et ce qu’il regroupe (sous-dossiers ou pièces).
133 +|Groupe d’articles|Description d'un ensemble homogène d’articles comme un seul tout (ex. une série de registres ou plusieurs boîtes liées).
134 +|Pièce|Description d'un document unique (contrat, courrier, photographie, vidéo…).
135 +|Sous-dossier|Affiner la description d’un dossier en créant une subdivision thématique ou chronologique plus précise.
136 +
137 +(% class="box successmessage" %)
138 +(((
139 +Pour les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1** (sans traitement archivistique), il est recommandé d’utiliser, **pour la création d’articles**, la **grille « Article (grille allégée) »**.
140 +Elle permet de saisir rapidement les informations essentielles d’un article sans complexifier la notice.
141 +En revanche, ils peuvent également créer des **dossiers, sous-dossiers ou pièces** avec les grilles correspondantes, selon la structuration nécessaire.
142 +)))
143 +
144 +(% class="box infomessage" %)
145 +(((
146 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
147 +
148 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
149 +
150 +* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
151 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
152 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
153 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
154 +
155 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
156 +)))
157 +
158 += Renseigner et enregistrer la notice =
159 +
160 +Une fois la grille de saisie ouverte :
161 +
162 +1. **Remplir les champs** de la grille
163 +1. **Les champs //Code du versement, Série, Sous-série et N° versement//** ne sont pas modifiables et sont hérités de la notice versement liée
164 +1. **Le champ //Cote //**se complète automatiquement en combinant les champs :
165 +1*. cote du versement
166 +1*. n° de l'unité d'archives
167 +1*. n° dernière unité d'archives
168 +1*. suffixe de l'unité d'archives
169 +1*. n° dossier
170 +1*. n° sous-dossier
171 +1*. n° pièce
172 +1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
173 +1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
174 +1. **Champs obligatoires** :
175 +1*. Etat unité d'archives
176 +1*. Cote du versement
177 +1*. N° de l'unité d'archives
178 +1*. Entité responsable
179 +1. **Enregistrer** la notice
180 +
181 +(% class="box infomessage" %)
182 +(((
183 +**À savoir**
184 +
185 +Le champ** Etat unité d'archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
186 +Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de traitement des archives**.
187 +)))
188 +
189 += Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
190 +
191 +== Générer automatiquement des unités ==
192 +
193 +1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
194 +1. Indiquez le **numéro de la première et de la dernière unité** à générer
195 +1. Cocher **Appliquer le tableau de gestion**, si besoin
196 +1. **Validez** : Flora crée automatiquement les notices correspondantes, en reprenant les champs suivants :
197 +
198 +|(((
199 +* Lien versement
200 +)))|(((
201 +* Lien unités d'archives
202 +)))|(((
203 +* Niveau de risque
204 +)))|(((
205 +* N° pour le tri
206 +)))
207 +|(((
208 +* N° première unité d’archives tri
209 +)))|(((
210 +* Cadre classement
211 +)))|(((
212 +* Fonds
213 +)))|(((
214 +* Série
215 +)))
216 +|(((
217 +* Sous-série
218 +)))|(((
219 +* Sous-sous-série
220 +)))|(((
221 +* Code commune
222 +)))|(((
223 +* Cote du versement
224 +)))
225 +|(((
226 +* N° versement
227 +)))|(((
228 +* N° de l’unité d’archives
229 +)))|(((
230 +* N° dernière unité d’archives
231 +)))|(((
232 +* Suffixe de l’unité d’archives
233 +)))
234 +|(((
235 +* N° dossier
236 +)))|(((
237 +* N° sous-dossier
238 +)))|(((
239 +* Entité responsable
240 +)))|(((
241 +* Responsable du versement
242 +)))
243 +|(((
244 +* Service créateur
245 +)))|(((
246 +* Producteur
247 +)))|(((
248 +* Date de création du versement
249 +)))|(((
250 +* Support(s)
251 +)))
252 +|(((
253 +* Nature du (des) contenant(s)
254 +)))|(((
255 +* Auteurs
256 +)))|(((
257 +* Noms cités
258 +)))|(((
259 +* Mots-clés
260 +)))
261 +|(((
262 +* Thesaurus W
263 +)))|(((
264 +* Objet figuré
265 +)))|(((
266 +* Objet
267 +)))|(((
268 +* Action
269 +)))
270 +|(((
271 +* Typologie des documents
272 +)))|(((
273 +* Références complémentaires
274 +)))|(((
275 +* Lieux
276 +)))|(((
277 +* Tableau de gestion
278 +)))
279 +
280 +
281 +
282 +1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
283 +1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
284 +1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
285 +
286 +Ce mode est utile pour c**réer rapidement une série homogène** (ex. plusieurs boîtes, plusieurs dossiers d’un même lot).
287 +
288 +(% class="box successmessage" %)
289 +(((
290 +**Astuce :**
291 +L’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
292 +Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
293 +Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
294 +)))
295 +
296 +[[Génération de dossier depuis une notice article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +
298 +
299 +[[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
301 +[[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 +
303 +
5 5  
305 +)))|(% style="width:300px" %)
306 +
307 +
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