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Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:45
Depuis la version 13.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 11:45
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 17:30
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,12 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 - La gestion des **unités d’archives** est au cœur du module Archives de Flora.Chaque notice (article, dossier, sous-dossier ou pièce) constitue une fiche descriptive qui permet de documenter, organiser et exploiter les documents au quotidien.
7 -)))
8 -
9 -(((
10 10  = A quoi servent les unités d'archives ? =
11 11  
12 12  Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
... ... @@ -296,7 +296,7 @@
296 296  (% class="box successmessage" %)
297 297  (((
298 298  **Astuce :**
299 -Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
293 +Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
300 300  Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
301 301  Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
302 302  )))
... ... @@ -324,7 +324,7 @@
324 324  (% class="box successmessage" %)
325 325  (((
326 326  **Astuce :**
327 -Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
321 +Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
328 328  Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
329 329  Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
330 330  )))
... ... @@ -360,164 +360,8 @@
360 360  
361 361  [[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  
363 -= Appliquer un tableau de gestion =
364 364  
365 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
358 += Tableau de gestion =
359 +)))|(% style="width:300px" %)
366 366  
367 -== Le tableau de gestion dans Flora ==
368 -
369 -(% class="box infomessage" %)
370 -(((
371 -Un **tableau de gestion** est un document de référence élaboré conjointement par le service producteur et le service d’archives compétent.
372 -Il recense l’ensemble des catégories de documents produites par une organisation et précise pour chacune :
373 -
374 -* sa **durée d’utilité administrative (DUA)**,
375 -* sa **durée de conservation** après la DUA,
376 -* et son **sort final** : élimination ou conservation définitive.
377 -
378 -Ce document, validé par l’autorité compétente (Archives départementales ou Service interministériel des Archives de France), constitue la base réglementaire pour la conservation et l’élimination des documents.
379 -)))
380 -
381 -Dans Flora, le **tableau de gestion** est intégré au fonctionnement même des notices d’archives. Il permet :
382 -
383 -* d’attribuer automatiquement un **statut de traitement** à chaque unité d’archives (//à conserver, à éliminer, en attente…//),
384 -* de calculer les **délais réglementaires** (DUA, durée de conservation, communicabilité, année de révision),
385 -* de proposer le **sort final** du document (//conservation illimitée, versement aux Archives historiques, élimination//).
386 -
387 -En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés.
388 -
389 -== Créer un tableau de gestion ==
390 -
391 -(% class="box warningmessage" %)
392 -(((
393 -Le tableau de gestion ne doit pas être créé ou modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
394 -)))
395 -
396 -1. (((
397 -**Accéder au menu**
398 -
399 -1. Rendez-vous dans l’espace **Autorités Archives > Tableaux de gestion**.
400 -1. Cliquez sur l’icône **« + »** pour créer une nouvelle règle.
401 -)))
402 -1. (((
403 -**Renseigner les champs**
404 -)))
405 -1. **Champs obligatoires** :
406 -1*. **Statut du type de document**
407 -1*. **Type de document**
408 -1*. **Base de calcul de l'année de communicabilité**
409 -1*. **Délai de communicabilité aux tiers**
410 -1*. **Niveau de communicabilité**
411 -1. (((
412 -**Enregistrer la règle**
413 -)))
414 -
415 -Elle sera ensuite disponible dans la liste déroulante des unités d’archives, au champ **Tableau de gestion**.
416 -
417 -[[Création d'un tableau de gestion>>image:1756198066497-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 -
419 -== Utiliser un tableau de gestion ==
420 -
421 -* Lors de la **création ou modification** d’une notice d’unité d’archives, le **champ « Tableau de gestion »** est renseigné en choisissant une règle prédéfinie
422 -* (((
423 -Une fois la règle sélectionnée, Flora :
424 -
425 -* alimente automatiquement les champs liés (//État traitement//, //Durée d’utilité administrative//, //Durée de conservation//, //Sort final//),
426 -* calcule les échéances (dates de révision, année de communicabilité…),
427 -* met à jour le statut de la notice en fonction de l’avancement du cycle de vie.
428 -)))
429 -* (((
430 -L’utilisateur peut ensuite :
431 -
432 -* **consulter** les informations calculées,
433 -* **suivre l’échéance** (ex. date de tri, année d’élimination),
434 -* et **prendre les décisions nécessaires** (verser, conserver, éliminer) en s’appuyant sur ces données.
435 -)))
436 -
437 -[[Champ tableau de gestion>>image:1756198360481-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 -
439 -== Mettre à jour le tableau de gestion ==
440 -
441 -Lorsque le **tableau de gestion** a été modifié par l’administrateur ou l’archiviste, il est nécessaire de réappliquer cette règle aux notices qui y font référence.
442 -
443 -1. Ouvrez la **notice d’unité d’archives** concernée.
444 -1. Cliquez sur l’icône **« Appliquer le tableau de gestion »** dans la barre d’outils.
445 -1. Confirmez l’action en cliquant sur **OK**.
446 -1. Une fenêtre s’ouvre indiquant le traitement en cours.
447 -1. À la fin du processus, le message **« Application du tableau de gestion terminée »** s’affiche.
448 -
449 -La notice est alors automatiquement mise à jour avec les modifications apportées dans la notice du tableau de gestion.
450 -
451 -[[Appliquer le tableau de gestion>>image:1756198708293-962.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 -[[Confirmer le traitement>>image:1756198750111-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 -
456 -
457 -[[Traitement terminé>>image:1756198818607-785.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 -)))
459 -)))|(% style="width:300px" %)(((
460 -(% class="box" %)
461 -(((
462 -**Sommaire**
463 -
464 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
465 -)))
466 -
467 -(% class="box" %)
468 -(((
469 -**Aller plus loin**
470 -
471 -* [[Les autorités Archives>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Archives.WebHome]]
472 -* [[Classer les fonds>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les fonds.WebHome]]
473 -* [[Traiter les archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.WebHome]]
474 -* [[Gérer la communication des archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.WebHome]]
475 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
476 -* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.WebHome]]
477 -)))
478 -
479 -(% class="box" %)
480 -(((
481 -**Icônes principales**
482 -
483 -* [[image:1756199934925-843.png||height="27" width="27"]] : Créer
484 -
485 -
486 -
487 -* [[image:1756200169171-276.png]] : Créer une unité d'archives depuis un versement
488 -
489 -
490 -
491 -* [[image:1756200312564-292.png]] : Créer une unité d'archives depuis une unité d'archives
492 -
493 -
494 -
495 -* [[image:1756200415697-151.png||height="23" width="23"]] : Générer des unités d'archives depuis un versement
496 -
497 -
498 -
499 -* [[image:1756200564571-766.png]] : Générer des unités d'archives depuis une unité d'archives
500 -
501 -
502 -
503 -* [[image:1756200823188-610.png]] : Associer des unités d'archives depuis un versement
504 -
505 -
506 -
507 -* [[image:1756201046602-304.png]] : Associer des unités d'archives depuis une unité d'archives
508 -
509 -
510 -
511 -* [[image:1756201189320-342.png]] : Voir les notices associées
512 -
513 -
514 -
515 -* [[image:1756201311514-255.png]] : Masquer les notices associées
516 -
517 -
518 -
519 -* [[image:1756201453962-716.png]] : Appliquer le tableau de gestion
520 -)))
521 -)))
522 -
523 523  
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