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Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:45
Depuis la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 11:16
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À la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 17:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,12 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 - La gestion des **unités d’archives** est au cœur du module Archives de Flora.Chaque notice (article, dossier, sous-dossier ou pièce) constitue une fiche descriptive qui permet de documenter, organiser et exploiter les documents au quotidien.
7 -)))
8 -
9 -(((
10 10  = A quoi servent les unités d'archives ? =
11 11  
12 12  Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
... ... @@ -161,7 +161,7 @@
161 161  Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
162 162  )))
163 163  
164 -= Renseigner et enregistrer la notice =
158 += Renseigner et enregistrer la notice =
165 165  
166 166  Une fois la grille de saisie ouverte :
167 167  
... ... @@ -176,7 +176,7 @@
176 176  1*. n° sous-dossier
177 177  1*. n° pièce
178 178  1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
179 -1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
173 +1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
180 180  1. **Champs obligatoires** :
181 181  1*. Etat unité d'archives
182 182  1*. Cote du versement
... ... @@ -194,9 +194,6 @@
194 194  
195 195  = Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
196 196  
197 -Les fonctionnalités permettant de gérer la hiérarchie (génération automatique, association d’unités déjà existantes, consultation des notices associées) sont identiques que l’on travaille depuis une **notice de versement** ou depuis une **notice d’unité d’archives**.
198 -La logique de création, de rattachement et de navigation reste la même, seule la profondeur de la hiérarchie varie selon le niveau où l’on se situe.
199 -
200 200  == Générer automatiquement des unités ==
201 201  
202 202  1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
... ... @@ -286,7 +286,8 @@
286 286  * Tableau de gestion
287 287  )))
288 288  
289 -(% start="5" %)
280 +
281 +
290 290  1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
291 291  1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
292 292  1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
... ... @@ -296,191 +296,20 @@
296 296  (% class="box successmessage" %)
297 297  (((
298 298  **Astuce :**
299 -Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
291 +L’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
300 300  Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
301 301  Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
302 302  )))
303 303  
304 -[[Générer des articles depuis une notice versement d'archives>>image:1756134963508-923.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 +[[Génération de dossier depuis une notice article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 305  
306 -[[Générer des dossiers depuis une notice unité d'archives article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 307  
308 -
309 309  [[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 310  
311 311  [[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
313 -== Associer des unités déjà existantes ==
314 314  
315 -Depuis une notice ouverte,
316 -
317 -1. Cliquez sur **Associer des articles / dossiers / pièces **(selon le niveau où vous vous trouvez).
318 -1. Dans la fenêtre latérale, recherchez l’unité que vous souhaitez rattacher.
319 -1. Sélectionnez-la puis cliquez sur **Associer**.
320 -1. L’unité est ajoutée à la hiérarchie de la notice en cours.
321 -
322 -Ce mode permet de **relier des notices créées indépendamment**, sans les recréer.
323 -
324 -(% class="box successmessage" %)
325 -(((
326 -**Astuce :**
327 -Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
328 -Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
329 -Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
330 -)))
331 -
332 -[[Associer un article déjà existant à une notice versement d'archives>>image:1756135122123-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 -
334 -[[Associer un dossier déjà existant à une notice unité d'archives>>image:1756135245136-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 -
336 -== Consulter les notices associées ==
337 -
338 -1. Depuis la notice de départ, cliquez sur **Voir les objets associés**.
339 -1. Une fenêtre s’ouvre à droite, affichant la liste des unités liées (articles, dossiers, pièces).
340 -1. (((
341 -Vous pouvez (% style="background-color:transparent" %)naviguer dans la hiérarchie en cliquant sur l’icône **lunettes** pour ouvrir une notice associée
342 -)))
343 -
344 -Ce mode facilite la navigation et la vérification de la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques.
345 -
346 -(% class="box warningmessage" %)
347 -(((
348 -**Attention**
349 -La fonction **« Voir les objets associés »** n’affiche que les notices **directement rattachées** au niveau en cours (ex. : les dossiers rattachés à un article, ou les pièces rattachées à un sous-dossier).
350 -Elle ne permet pas de visualiser en un seul coup d’œil les niveaux inférieurs encore en dessous.
351 -Pour consulter ces notices, il faut ouvrir chaque notice intermédiaire à l’aide de l’icône **lunettes**.
352 -)))
353 -
354 -[[Consulter les notices associées>>image:1756135642117-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 -
356 -== Masquer les notices associées ==
357 -
358 -Lorsque vous cliquez sur **Voir les objets associés**, une fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran.
359 -Pour la fermer et revenir à la notice en plein écran cliquez sur **Masquer** en haut de la fenêtre.
360 -
361 -[[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 -
363 -= Appliquer un tableau de gestion =
364 -
365 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
366 -
367 -== Le tableau de gestion dans Flora ==
368 -
369 -(% class="box infomessage" %)
370 -(((
371 -Un **tableau de gestion** est un document de référence élaboré conjointement par le service producteur et le service d’archives compétent.
372 -Il recense l’ensemble des catégories de documents produites par une organisation et précise pour chacune :
373 -
374 -* sa **durée d’utilité administrative (DUA)**,
375 -* sa **durée de conservation** après la DUA,
376 -* et son **sort final** : élimination ou conservation définitive.
377 -
378 -Ce document, validé par l’autorité compétente (Archives départementales ou Service interministériel des Archives de France), constitue la base réglementaire pour la conservation et l’élimination des documents.
379 -)))
380 -
381 -Dans Flora, le **tableau de gestion** est intégré au fonctionnement même des notices d’archives. Il permet :
382 -
383 -* d’attribuer automatiquement un **statut de traitement** à chaque unité d’archives (//à conserver, à éliminer, en attente…//),
384 -* de calculer les **délais réglementaires** (DUA, durée de conservation, communicabilité, année de révision),
385 -* de proposer le **sort final** du document (//conservation illimitée, versement aux Archives historiques, élimination//).
386 -
387 -En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés.
388 -
389 -== Créer un tableau de gestion ==
390 -
391 -(% class="box warningmessage" %)
392 -(((
393 -Le tableau de gestion ne doit pas être créé ou modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
394 -)))
395 -
396 -1. (((
397 -**Accéder au menu**
398 -
399 -1. Rendez-vous dans l’espace **Autorités Archives > Tableaux de gestion**.
400 -1. Cliquez sur l’icône **« + »** pour créer une nouvelle règle.
401 -)))
402 -1. (((
403 -**Renseigner les champs**
404 -)))
405 -1. **Champs obligatoires** :
406 -1*. **Statut du type de document**
407 -1*. **Type de document**
408 -1*. **Base de calcul de l'année de communicabilité**
409 -1*. **Délai de communicabilité aux tiers**
410 -1*. **Niveau de communicabilité**
411 -1. (((
412 -**Enregistrer la règle**
413 -)))
414 -
415 -Elle sera ensuite disponible dans la liste déroulante des unités d’archives, au champ **Tableau de gestion**.
416 -
417 -[[Création d'un tableau de gestion>>image:1756198066497-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 -
419 -== Utiliser un tableau de gestion ==
420 -
421 -* Lors de la **création ou modification** d’une notice d’unité d’archives, le **champ « Tableau de gestion »** est renseigné en choisissant une règle prédéfinie
422 -* (((
423 -Une fois la règle sélectionnée, Flora :
424 -
425 -* alimente automatiquement les champs liés (//État traitement//, //Durée d’utilité administrative//, //Durée de conservation//, //Sort final//),
426 -* calcule les échéances (dates de révision, année de communicabilité…),
427 -* met à jour le statut de la notice en fonction de l’avancement du cycle de vie.
428 -)))
429 -* (((
430 -L’utilisateur peut ensuite :
431 -
432 -* **consulter** les informations calculées,
433 -* **suivre l’échéance** (ex. date de tri, année d’élimination),
434 -* et **prendre les décisions nécessaires** (verser, conserver, éliminer) en s’appuyant sur ces données.
435 -)))
436 -
437 -[[Champ tableau de gestion>>image:1756198360481-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 -
439 -== Mettre à jour le tableau de gestion dans une notice unité d'archives ==
440 -
441 -Lorsque le **tableau de gestion** a été modifié par l’administrateur ou l’archiviste, il est nécessaire de réappliquer cette règle aux notices qui y font référence.
442 -
443 -1. Ouvrez la **notice d’unité d’archives** concernée.
444 -1. Cliquez sur l’icône **« Appliquer le tableau de gestion »** dans la barre d’outils.
445 -1. Confirmez l’action en cliquant sur **OK**.
446 -1. Une fenêtre s’ouvre indiquant le traitement en cours.
447 -1. À la fin du processus, le message **« Application du tableau de gestion terminée »** s’affiche.
448 -
449 -La notice est alors automatiquement mise à jour avec les modifications apportées dans la notice du tableau de gestion.
450 -
451 -[[Appliquer le tableau de gestion>>image:1756198708293-962.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 -[[Confirmer le traitement>>image:1756198750111-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 -
456 -
457 -[[Traitement terminé>>image:1756198818607-785.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 -)))
459 -)))|(% style="width:300px" %)(((
460 -(% class="box" %)
461 -(((
462 -**Sommaire**
463 -
464 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
465 -)))
466 -
467 -(% class="box" %)
468 -(((
469 -**Aller plus loin**
470 -
471 -* [[Les autorités Archives>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Archives.WebHome]]
472 -* [[Classer les fonds>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les fonds.WebHome]]
473 -* [[Traiter les archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.WebHome]]
474 -* [[Gérer la communication des archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.WebHome]]
475 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
476 -* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils d'aide à la saisie.WebHome]]
477 -)))
478 -
479 -(% class="box" %)
480 -(((
481 -**Icônes principales**
482 482  
483 -)))
484 -)))
305 +)))|(% style="width:300px" %)
485 485  
486 486  
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