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Code source wiki de Saisir un versement

Version 8.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/25 11:37
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieurs**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = A quoi servent les versements d'archives =
5
6 Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles :
7
8 * **Identifier l’origine et le producteur** du versement.
9 * **Décrire son contenu** et ses caractéristiques (dates extrêmes, volume, typologie documentaire…).
10 * **Centraliser les informations** liées au transfert (service versant, conditions de versement, observations).
11 * Constituer la **racine documentaire** à partir de laquelle seront générées ou associées les unités d’archives (articles, dossiers, pièces).
12
13 Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.
14
15 >(% class="small" %)Exemples d’usage
16
17 >(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
18
19 >(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
20
21 >(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
22
23 >(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
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25 = Comment créer un versement d'archives ? =
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27 (% class="box successmessage" %)
28 (((
29 **Bonnes pratiques **
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31 * Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
32 * Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
33 )))
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35 == Depuis la table versement ==
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37 * Cliquez sur l’icône **Créer**.
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39 [[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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41 == A la volée depuis une notice principale ==
42
43 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
44
45 [[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46
47 = Choisir une grille de saisie =
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49 La grille détermine la structure et les champs affichés.
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51 Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
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53 (% class="box warningmessage" %)
54 (((
55 La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
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58 |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
59 |Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
60 |Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
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62 (% class="box infomessage" %)
63 (((
64 **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
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66 L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
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68 * **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
69 * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
70 * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
71 * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
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73 Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
74 )))
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76 = Renseigner et enregistrer la notice =
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78 Une fois la grille de saisie ouverte :
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80 1. **Remplir les champs** de la grille
81 1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
82 1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
83 1. **Champs obligatoires** :
84 1*. **Entité responsable**
85 1*. **Utilisateur versant**
86 1. **Enregistrer** la notice
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88 (% class="box infomessage" %)
89 (((
90 **À savoir**
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92 Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
93 Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
94 )))
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96 (% class="box warningmessage" %)
97 (((
98 **Ne pas confondre :**
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100 * **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
101 * **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
102 * **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
103 * **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
104 * **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
105
106 **À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
107 )))
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109 [[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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112 )))|(% style="width:300px" %)
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