A quoi servent les versements d'archives

Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles :

• Identifier l’origine et le producteur du versement.
• Décrire son contenu et ses caractéristiques (dates extrêmes, volume, typologie documentaire…).
• Centraliser les informations liées au transfert (service versant, conditions de versement, observations).
• Constituer la racine documentaire à partir de laquelle seront générées ou associées les unités d’archives (articles, dossiers, pièces).

Ainsi, elles garantissent la traçabilité et la cohérence archivistique des documents pris en charge.

Exemples d’usage

Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».

Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».

Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».

Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».