Saisir un versement

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(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Les **versements d’archives** dans Flora permettent de documenter et de gérer l’arrivée d’ensembles documentaires transférés par un service ou un organisme producteur vers l’institution de conservation.

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Chaque versement doit disposer d’une notice dédiée, qui sert de point d’ancrage aux unités d’archives (articles, dossiers, pièces…) qui y sont rattachées.

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= A quoi servent les versements d'archives =

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Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles :

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* **Identifier l’origine et le producteur** du versement.

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* **Décrire son contenu** et ses caractéristiques (dates extrêmes, volume, typologie documentaire…).

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* **Centraliser les informations** liées au transfert (service versant, conditions de versement, observations).

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* Constituer la **racine documentaire** à partir de laquelle seront générées ou associées les unités d’archives (articles, dossiers, pièces).

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Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.

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>(% class="small" %)Exemples d’usage

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>(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».

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26

>(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».

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28

>(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».

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>(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».

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= Comment créer un versement d'archives ? =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques **

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* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).

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* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.

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== Depuis la table versement ==

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* Cliquez sur l’icône **Créer**.

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[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== A la volée depuis une notice principale ==

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* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien

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[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Choisir une grille de saisie =

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La grille détermine la structure et les champs affichés.

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Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.

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(% class="box warningmessage" %)

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La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.

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|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**

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|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2

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|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2

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(% class="box infomessage" %)

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**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

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L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

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* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques

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* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

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* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)

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* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)

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Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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Une fois la grille de saisie ouverte :

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.

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1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.

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1. **Champs obligatoires** :

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1*. **Entité responsable**

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1*. **Utilisateur versant**

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1. **Enregistrer** la notice

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(% class="box infomessage" %)

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**À savoir**

Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.

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Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.

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(% class="box warningmessage" %)

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**Ne pas confondre :**

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* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.

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* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.

109

* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.

110

* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.

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* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.

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**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.

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[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**