Code source wiki de Saisir un versement
Version 10.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/25 11:46
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| author | version | line-number | content |
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2.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieurs** |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | = A quoi servent les versements d'archives = | ||
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2.1 | 5 | |
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3.1 | 6 | Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles : |
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| 8 | * **Identifier l’origine et le producteur** du versement. | ||
| 9 | * **Décrire son contenu** et ses caractéristiques (dates extrêmes, volume, typologie documentaire…). | ||
| 10 | * **Centraliser les informations** liées au transfert (service versant, conditions de versement, observations). | ||
| 11 | * Constituer la **racine documentaire** à partir de laquelle seront générées ou associées les unités d’archives (articles, dossiers, pièces). | ||
| 12 | |||
| 13 | Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge. | ||
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6.1 | 15 | >(% class="small" %)Exemples d’usage |
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7.1 | 16 | |
| 17 | >(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ». | ||
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| 19 | >(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ». | ||
| 20 | |||
| 21 | >(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ». | ||
| 22 | |||
| 23 | >(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ». | ||
| 24 | |||
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8.1 | 25 | = Comment créer un versement d'archives ? = |
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| 27 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 28 | ((( | ||
| 29 | **Bonnes pratiques ** | ||
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| 31 | * Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons). | ||
| 32 | * Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant. | ||
| 33 | ))) | ||
| 34 | |||
| 35 | == Depuis la table versement == | ||
| 36 | |||
| 37 | * Cliquez sur l’icône **Créer**. | ||
| 38 | |||
| 39 | [[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 40 | |||
| |
9.1 | 41 | == A la volée depuis une notice principale == |
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8.1 | 42 | |
| 43 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 44 | |||
| 45 | [[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 46 | |||
| 47 | = Choisir une grille de saisie = | ||
| 48 | |||
| 49 | La grille détermine la structure et les champs affichés. | ||
| 50 | |||
| 51 | Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi. | ||
| 52 | |||
| 53 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 54 | ((( | ||
| 55 | La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil. | ||
| 56 | ))) | ||
| 57 | |||
| 58 | |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité** | ||
| 59 | |Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2 | ||
| 60 | |Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2 | ||
| 61 | |||
| 62 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 63 | ((( | ||
| 64 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| 65 | |||
| 66 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : | ||
| 67 | |||
| 68 | * **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques | ||
| 69 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 70 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…) | ||
| 71 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...) | ||
| 72 | |||
| 73 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. | ||
| 74 | ))) | ||
| 75 | |||
| 76 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
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| 78 | Une fois la grille de saisie ouverte : | ||
| 79 | |||
| 80 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 81 | 1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice. | ||
| 82 | 1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement. | ||
| 83 | 1. **Champs obligatoires** : | ||
| 84 | 1*. **Entité responsable** | ||
| 85 | 1*. **Utilisateur versant** | ||
| 86 | 1. **Enregistrer** la notice | ||
| 87 | |||
| 88 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 89 | ((( | ||
| 90 | **À savoir** | ||
| 91 | |||
| 92 | Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**. | ||
| 93 | Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**. | ||
| 94 | ))) | ||
| 95 | |||
| 96 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 97 | ((( | ||
| 98 | **Ne pas confondre :** | ||
| 99 | |||
| 100 | * **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement. | ||
| 101 | * **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement. | ||
| 102 | * **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement. | ||
| 103 | * **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document. | ||
| 104 | * **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document. | ||
| 105 | |||
| 106 | **À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//. | ||
| 107 | ))) | ||
| 108 | |||
| 109 | [[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 110 | |||
| 111 | |||
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9.1 | 112 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 113 | (% class="box" %) | ||
| 114 | ((( | ||
| 115 | **Sommaire** | ||
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3.1 | 116 | |
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9.1 | 117 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| 118 | ))) | ||
| 119 | |||
| 120 | (% class="box" %) | ||
| 121 | ((( | ||
| 122 | **Aller plus loin** | ||
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10.1 | 123 | |
| 124 | * [[Saisir une unité d'archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Saisir des archives.Saisir une unité d'archives.WebHome]] | ||
| 125 | * [[Gérer les bordereaux de versement>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.Gérer les bordereaux de versement.WebHome]] | ||
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9.1 | 126 | ))) |
| 127 | ))) | ||
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