Modifications pour le document Saisir un versement

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

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13	13	Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.
14	14
15		->(% class="small" %)Exemples d’usage
	15	+>(% class="small" %)Exemples d’usageUn service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
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17		->(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
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19		->(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
20		-
21		->(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
22		-
23		->(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
24		-
25		-= Comment créer un versement d'archives ? =
26		-
27		-(% class="box successmessage" %)
28		-(((
29		-**Bonnes pratiques **
30		-
31		-* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
32		-* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
33		-)))
34		-
35		-== Depuis la table versement ==
36		-
37		-* Cliquez sur l’icône **Créer**.
38		-
39		-[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40		-
41		-== A la volée depuis une notice principale ==
42		-
43		-* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
44		-
45		-[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46		-
47		-= Choisir une grille de saisie =
48		-
49		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
50		-
51		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
52		-
53		-(% class="box warningmessage" %)
54		-(((
55		-La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
56		-)))
57		-
58		-|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
59		-|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
60		-|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
61		-
62		-(% class="box infomessage" %)
63		-(((
64		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
65		-
66		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
67		-
68		-* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
69		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
70		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
71		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
72		-
73		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
74		-)))
75		-
76		-= Renseigner et enregistrer la notice =
77		-
78		-Une fois la grille de saisie ouverte :
79		-
80		-1. **Remplir les champs** de la grille
81		-1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
82		-1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
83		-1. **Champs obligatoires** :
84		-1*. **Entité responsable**
85		-1*. **Utilisateur versant**
86		-1. **Enregistrer** la notice
87		-
88		-(% class="box infomessage" %)
89		-(((
90		-**À savoir**
91		-
92		-Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
93		-Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
94		-)))
95		-
96		-(% class="box warningmessage" %)
97		-(((
98		- **Ne pas confondre :**
99		-
100		-* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
101		-* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
102		-* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
103		-* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
104		-* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
105		-
106		-**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
107		-)))
108		-
109		-[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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112	112	)))|(% style="width:300px" %)
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