Modifications pour le document Saisir un versement

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -22,6 +22,108 @@
22	22
23	23	>(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
24	24
25		-)))|(% style="width:300px" %)
	25	+= Comment créer un versement d'archives ? =
26	26
	27	+(% class="box successmessage" %)
	28	+(((
	29	+**Bonnes pratiques **
	30	+
	31	+* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
	32	+* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
	33	+)))
	34	+
	35	+== Depuis la table versement ==
	36	+
	37	+* Cliquez sur l’icône **Créer**.
	38	+
	39	+[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	40	+
	41	+== A la volée depuis une notice principale ==
	42	+
	43	+* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
	44	+
	45	+[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+
	47	+= Choisir une grille de saisie =
	48	+
	49	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	50	+
	51	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
	52	+
	53	+(% class="box warningmessage" %)
	54	+(((
	55	+La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
	56	+)))
	57	+
	58	+|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
	59	+|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
	60	+|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
	61	+
	62	+(% class="box infomessage" %)
	63	+(((
	64	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	65	+
	66	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	67	+
	68	+* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
	69	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	70	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
	71	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
	72	+
	73	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	74	+)))
	75	+
	76	+= Renseigner et enregistrer la notice =
	77	+
	78	+Une fois la grille de saisie ouverte :
	79	+
	80	+1. **Remplir les champs** de la grille
	81	+1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
	82	+1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
	83	+1. **Champs obligatoires** :
	84	+1*. **Entité responsable**
	85	+1*. **Utilisateur versant**
	86	+1. **Enregistrer** la notice
	87	+
	88	+(% class="box infomessage" %)
	89	+(((
	90	+**À savoir**
	91	+
	92	+Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
	93	+Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
	94	+)))
	95	+
	96	+(% class="box warningmessage" %)
	97	+(((
	98	+ **Ne pas confondre :**
	99	+
	100	+* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
	101	+* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
	102	+* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
	103	+* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
	104	+* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
	105	+
	106	+**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
	107	+)))
	108	+
	109	+[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	110	+
27	27
	112	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	113	+(% class="box" %)
	114	+(((
	115	+**Sommaire**
	116	+
	117	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	118	+)))
	119	+
	120	+(% class="box" %)
	121	+(((
	122	+**Aller plus loin**
	123	+
	124	+* [[Saisir une unité d'archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Saisir des archives.Saisir une unité d'archives.WebHome]]
	125	+* [[Gérer les bordereaux de versement>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.Gérer les bordereaux de versement.WebHome]]
	126	+)))
	127	+)))
	128	+
	129	+

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