Les versements d’archives dans Flora permettent de documenter et de gérer l’arrivée d’ensembles documentaires transférés par un service ou un organisme producteur vers l’institution de conservation. Chaque versement doit disposer d’une notice dédiée, qui sert de point d’ancrage aux unités d’archives (articles, dossiers, pièces…) qui y sont rattachées.
A quoi servent les versements d'archives
Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles :
Identifier l’origine et le producteur du versement.
Décrire son contenu et ses caractéristiques (dates extrêmes, volume, typologie documentaire…).
Centraliser les informations liées au transfert (service versant, conditions de versement, observations).
Constituer la racine documentaire à partir de laquelle seront générées ou associées les unités d’archives (articles, dossiers, pièces).
Ainsi, elles garantissent la traçabilité et la cohérence archivistique des documents pris en charge.
Exemples d’usage
Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
Comment créer un versement d'archives ?
Bonnes pratiques
Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
Depuis la table versement
Cliquez sur l’icône Créer.
Création d'une notice depuis la table versement
A la volée depuis une notice principale
Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien
Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement
Choisir une grille de saisie
La grille détermine la structure et les champs affichés.
Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
Libellé de la grille
Utilisation principale
Niveau de disponibilité
Entrée (mini)
Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.
1 et 2
Entrée (complète)
Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.
2
Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
Ajouter ou retirer des champs en fonction des pratiques archivistiques
Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte :
Remplir les champs de la grille
Le champ N° de versement est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
Le champ Cote (n° de versement) se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
Champs obligatoires :
Entité responsable
Utilisateur versant
Enregistrer la notice
À savoir
Le champ Etat versement / Entrée archives n’est pas modifiable par les utilisateurs disposant uniquement du niveau 1. Pour les utilisateurs disposant du niveau 2, ce champ est géré automatiquement par les modules de traitement des archives.
Ne pas confondre :
Entité responsable : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
Utilisateur versant : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
Responsable du versement : personne qui a la responsabilité effective du versement.
Producteur : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
Origine : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
À noter :les champs Producteur et Origine doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’Entité responsable.
Grille de saisie d'une notice versement d'archives
: Créer