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Version 37.3 par Doriane Bautista le 2025/06/02 11:18
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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1.1 | 1 | {{box cssClass="box" title="**Sommaire**"}} |
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13.1 | 2 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
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1.1 | 3 | {{/box}} |
| 4 | |||
| 5 | (% class="CxSpLast" %) | ||
| 6 | Le service Régie des biens de Flora permet de : | ||
| 7 | |||
| 8 | * Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt… | ||
| 9 | * Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre. | ||
| 10 | * Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements. | ||
| |
2.1 | 11 | * Gérer les constats d’état, estimations, colis et matériels associés aux biens. |
| |
1.1 | 12 | * Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique. |
| 13 | * Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements. | ||
| 14 | |||
| 15 | (% class="CxSpMiddle" %) | ||
| 16 | Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation : | ||
| 17 | |||
| 18 | = Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés = | ||
| 19 | |||
| 20 | Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes : | ||
| 21 | |||
| 22 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes... | ||
| 23 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements. | ||
| 24 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées. | ||
| 25 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport. | ||
| 26 | |||
| 27 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 28 | ((( | ||
| |
15.1 | 29 | (% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation temporaire des biens. |
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1.1 | 30 | ))) |
| 31 | |||
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29.16 | 32 | Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]]. |
| |
1.1 | 33 | |
| |
37.3 | 34 | Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que [[Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] (constats d'état) ou [[MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]] (suivi des états d'avancement). |
| |
1.1 | 35 | |
| 36 | Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]]. | ||
| 37 | |||
| 38 | = Cas particulier des expositions temporaires = | ||
| 39 | |||
| 40 | Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations. | ||
| 41 | |||
| 42 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne). | ||
| 43 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état. | ||
| 44 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition. | ||
| 45 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition. | ||
| 46 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération. | ||
| 47 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne). | ||
| 48 | * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées. | ||
| 49 | |||
| |
29.12 | 50 | [[Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)>>doc:A masquer.Les expositions temporaires (dans les murs).WebHome]] |
| |
1.1 | 51 | |
| 52 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 53 | ((( | ||
| |
15.1 | 54 | Les institutions hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour gérer les biens empruntés pour exposition, car saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres. |
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1.1 | 55 | Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]] |
| 56 | ))) | ||
| 57 | |||
| |
19.1 | 58 | = Organisation de l'espace de travail Gérer = |
| |
1.1 | 59 | |
| 60 | |||
| |
18.1 | 61 | Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes : |
| 62 | |||
| 63 | * **Événements** | ||
| 64 | * **Commissions** | ||
| 65 | * **Parcours** | ||
| 66 | * ((( | ||
| 67 | **Gestion des matériels**, incluant : | ||
| 68 | |||
| 69 | * Mouvements | ||
| 70 | * Biens liés aux événements | ||
| 71 | * Biens liés aux mouvements | ||
| 72 | * Colis | ||
| 73 | * Matériels | ||
| 74 | * Constats d’état | ||
| 75 | * Estimations | ||
| 76 | ))) | ||
| 77 | * **Travaux** | ||
| 78 | * **Re-localiser** | ||
| 79 | * **Import** | ||
| 80 | |||
| |
1.1 | 81 | == Événements == |
| 82 | |||
| 83 | Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à : | ||
| 84 | |||
| |
18.1 | 85 | Traitements |
| 86 | |||
| |
1.1 | 87 | * //commission.// |
| 88 | * //déménagement.// | ||
| 89 | * //dépôt de plainte.// | ||
| 90 | * //exposition temporaire au musée.// | ||
| 91 | * //mise en dépôt.// | ||
| 92 | * //chantier de collection.// | ||
| 93 | * //demande de marquage.// | ||
| 94 | * //demande de mise à disposition sur place.// | ||
| 95 | * //demande de photographie.// | ||
| 96 | * //mouvement interne temporaire.// | ||
| 97 | * //prêt pour exposition.// | ||
| 98 | * //prêt autre que pour exposition.// | ||
| |
18.1 | 99 | * traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses) |
| |
1.1 | 100 | |
| 101 | |||
| 102 | |||
| |
19.1 | 103 | [[image:1748246721383-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] |
| |
18.1 | 104 | |
| 105 | À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante. | ||
| 106 | |||
| 107 | [[image:1748246898627-297.png]] | ||
| 108 | |||
| 109 | == Commissions == | ||
| 110 | |||
| 111 | Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]] | ||
| 112 | |||
| 113 | |||
| 114 | [[image:1748246981464-764.png]] | ||
| 115 | |||
| 116 | == Parcours == | ||
| 117 | |||
| |
19.1 | 118 | La table d’autorité des **parcours thématiques** permet de gérer des **classements intellectuels** de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections. |
| |
18.1 | 119 | |
| |
19.1 | 120 | Un même bien peut être rattaché à **plusieurs parcours** simultanément. |
| |
18.1 | 121 | |
| |
19.1 | 122 | [[image:1748248101001-188.png]] |
| |
18.1 | 123 | |
| |
19.1 | 124 | Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours. |
| |
18.1 | 125 | |
| |
19.1 | 126 | [[image:1748248254108-695.png]] |
| 127 | |||
| |
18.1 | 128 | (% style="text-align: center;" %) |
| |
19.1 | 129 | (% class="small" %)Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation) |
| |
18.1 | 130 | |
| 131 | |||
| |
19.1 | 132 | == Gestion matérielle == |
| |
18.1 | 133 | |
| |
20.1 | 134 | === (% id="cke_bm_2002166S" style="display:none" %) (%%)Mouvements === |
| 135 | |||
| |
22.1 | 136 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Mouvement (Transports)** offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés. |
| |
20.1 | 137 | |
| |
22.1 | 138 | Les mouvements correspondent à tous les types de **déplacements de biens** : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un **emplacement de départ** et un **emplacement d’arrivée**. |
| |
20.1 | 139 | |
| |
22.1 | 140 | * **Pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement). |
| |
29.1 | 141 | * ** pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien. |
| |
22.1 | 142 | |
| |
20.1 | 143 | |
| 144 | |||
| 145 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 146 | ((( | ||
| 147 | Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.** | ||
| 148 | |||
| 149 | Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements. | ||
| 150 | ))) | ||
| 151 | |||
| 152 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| |
22.1 | 153 | [[image:1748252049272-713.png]] |
| |
20.1 | 154 | |
| |
19.1 | 155 | === Biens dans l'évènement === |
| |
1.1 | 156 | |
| |
27.1 | 157 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Biens liés (Evnmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux évènements. |
| |
1.1 | 158 | |
| |
27.1 | 159 | Les notices biens dans l'évènement permettent de définir des informations complémentaires qui seront exclusivement exploitées dans le cadre de l'évènement (dimensions pour emballages, commentaires, cartel, etc.). |
| |
1.1 | 160 | |
| |
28.1 | 161 | [[image:1748259206009-615.png]] |
| |
1.1 | 162 | |
| 163 | |||
| |
20.1 | 164 | === Biens dans le mouvement === |
| |
1.1 | 165 | |
| |
26.1 | 166 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Bien liés (Mvmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux mouvements. |
| |
1.1 | 167 | |
| |
26.1 | 168 | Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement. |
| |
1.1 | 169 | |
| |
26.1 | 170 | Exemple : les emplacements d'arrivée, des constats ou valeurs d'assurances pour le mouvement, ou bien, des commentaires pour le transport. |
| 171 | |||
| 172 | [[image:1748253948212-292.png]] | ||
| 173 | |||
| 174 | |||
| |
19.1 | 175 | === Colis === |
| |
1.1 | 176 | |
| |
26.1 | 177 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Colis** offre un accès rapide à l’ensemble des colis crées dans la base de données. |
| |
22.1 | 178 | |
| |
26.1 | 179 | Il est également possible de créer des colis via cette table. |
| |
1.1 | 180 | |
| |
26.1 | 181 | [[image:1748254066118-814.png]] |
| 182 | |||
| 183 | |||
| |
20.1 | 184 | === Matériels === |
| 185 | |||
| |
26.1 | 186 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Matériels **offre un accès rapide à l’ensemble des matériels crées dans la base de données. |
| |
20.1 | 187 | |
| |
26.1 | 188 | Il est également possible de créer des matériels via cette table. |
| 189 | |||
| 190 | [[image:1748254115008-476.png]] | ||
| 191 | |||
| |
19.1 | 192 | === Constats d'états === |
| |
1.1 | 193 | |
| |
26.1 | 194 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report). |
| |
22.1 | 195 | |
| |
26.1 | 196 | Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table. |
| |
1.1 | 197 | |
| 198 | |||
| |
26.1 | 199 | [[image:1748254394476-356.png]] |
| 200 | |||
| |
19.1 | 201 | === Estimations === |
| |
1.1 | 202 | |
| |
26.1 | 203 | Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Estimations **offre un accès rapide à l’ensemble des valeurs d'assurances complémentaires crées dans la base de données (via les biens ou les mouvements). |
| |
1.1 | 204 | |
| |
26.1 | 205 | Il est également possible de créer des valeurs d'assurance complémentaires depuis cette table. |
| |
1.1 | 206 | |
| |
26.1 | 207 | [[image:1748254516821-319.png]] |
| 208 | |||
| |
1.1 | 209 | == Travaux == |
| 210 | |||
| |
23.1 | 211 | Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.). |
| |
1.1 | 212 | |
| |
23.1 | 213 | (% class="box infomessage" %) |
| 214 | ((( | ||
| |
29.17 | 215 | Pour plus d'informations, consulter l'article sur**[[ les demande de travaux>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Demandes de travaux (reproductions, copies\.\.\.).WebHome]]** |
| |
23.1 | 216 | ))) |
| 217 | |||
| |
22.1 | 218 | [[image:1748252287878-142.png]] |
| |
1.1 | 219 | |
| 220 | |||
| |
20.1 | 221 | == (% id="cke_bm_1984623S" style="display:none" %) (%%)Re-localiser == |
| |
19.1 | 222 | |
| |
23.1 | 223 | Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : |
| |
20.1 | 224 | |
| |
23.1 | 225 | * Relocalisation sur les biens |
| 226 | * Relocalisation via les paniers | ||
| 227 | * Relocalisation via les emplacements | ||
| |
19.1 | 228 | |
| |
23.1 | 229 | Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. |
| |
19.1 | 230 | |
| |
23.1 | 231 | === Relocaliser des biens === |
| |
19.1 | 232 | |
| |
23.1 | 233 | Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. |
| |
19.1 | 234 | |
| |
23.1 | 235 | [[image:1748252901225-736.png]] |
| |
19.1 | 236 | |
| |
23.1 | 237 | (% class="wikigeneratedid" %) |
| 238 | [[image:1748252928447-170.png]] | ||
| |
19.1 | 239 | |
| |
23.1 | 240 | === Relocaliser via les paniers === |
| 241 | |||
| 242 | Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. | ||
| 243 | |||
| 244 | L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. | ||
| 245 | |||
| 246 | [[image:1748252775480-656.png]] | ||
| 247 | |||
| 248 | |||
| 249 | === Relocaliser via la gestion des emplacements === | ||
| 250 | |||
| 251 | Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.). | ||
| 252 | |||
| |
24.1 | 253 | Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. |
| |
23.1 | 254 | |
| 255 | [[image:1748253080318-157.png]] | ||
| 256 | |||
| 257 | |||
| |
24.1 | 258 | === Historique des relocalisations === |
| 259 | |||
| |
25.1 | 260 | Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. |
| |
24.1 | 261 | |
| |
25.1 | 262 | [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]] |
| 263 | |||
| 264 | |||
| |
28.1 | 265 | == Import == |
| |
25.1 | 266 | |
| |
37.3 | 267 | Le menu Import regroupe les fonctionnalités d'imports pour les applications [[Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] et [[MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]]. |
| |
28.1 | 268 | |
| 269 | [[image:1748259428860-220.png]] |