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Version 37.13 par Doriane Bautista le 2025/08/25 16:55
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1 {{box cssClass="box" title="**Sommaire**"}}
2 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
3 {{/box}}
4
5 (% class="CxSpLast" %)
6 Le service Régie des biens de Flora permet de :
7
8 * Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
9 * Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre.
10 * Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements.
11 * Gérer les constats d’état, estimations, colis et matériels associés aux biens.
12 * Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique.
13 * Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements.
14
15 (% class="CxSpMiddle" %)
16 Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :
17
18 = Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés =
19
20 Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :
21
22 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
23 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.
24 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.
25 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.
26
27 (% class="box infomessage" %)
28 (((
29 (% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation temporaire des biens.
30 )))
31
32 Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Gérer les dépôts.WebHome]].
33
34 Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que [[Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] (constats d'état) ou [[MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]] (suivi des états d'avancement).
35
36 Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].
37
38 = Cas particulier des expositions temporaires =
39
40 Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.
41
42 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).
43 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état.
44 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.
45 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition.
46 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
47 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).
48 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.
49
50 [[Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)>>doc:A masquer.Les expositions temporaires (dans les murs).WebHome]]
51
52 (% class="box infomessage" %)
53 (((
54 Les institutions hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour gérer les biens empruntés pour exposition, car saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.
55 Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]
56 )))
57
58 = Organisation de l'espace de travail Gérer =
59
60
61 Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes :
62
63 * **Événements**
64 * **Commissions**
65 * **Parcours**
66 * (((
67 **Gestion des matériels**, incluant :
68
69 * Mouvements
70 * Biens liés aux événements
71 * Biens liés aux mouvements
72 * Colis
73 * Matériels
74 * Constats d’état
75 * Estimations
76 )))
77 * **Travaux**
78 * **Re-localiser**
79 * **Import**
80
81 == Événements ==
82
83 Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :
84
85 Traitements
86
87 * //commission.//
88 * //déménagement.//
89 * //dépôt de plainte.//
90 * //exposition temporaire au musée.//
91 * //mise en dépôt.//
92 * //chantier de collection.//
93 * //demande de marquage.//
94 * //demande de mise à disposition sur place.//
95 * //demande de photographie.//
96 * //mouvement interne temporaire.//
97 * //prêt pour exposition.//
98 * //prêt autre que pour exposition.//
99 * traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses)
100
101
102
103 [[image:1748246721383-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
104
105 À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.
106
107 [[image:1748246898627-297.png]]
108
109 == Commissions ==
110
111 Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]
112
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114 [[image:1748246981464-764.png]]
115
116 == Parcours ==
117
118 La table d’autorité des **parcours thématiques** permet de gérer des **classements intellectuels** de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections.
119
120 Un même bien peut être rattaché à **plusieurs parcours** simultanément.
121
122 [[image:1748248101001-188.png]]
123
124 Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours.
125
126 [[image:1748248254108-695.png]]
127
128 (% style="text-align: center;" %)
129 (% class="small" %)Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation)
130
131
132 == Gestion matérielle ==
133
134 === (% id="cke_bm_2002166S" style="display:none" %) (%%)Mouvements ===
135
136 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Mouvement (Transports)** offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés.
137
138 Les mouvements correspondent à tous les types de **déplacements de biens** : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un **emplacement de départ** et un **emplacement d’arrivée**.
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140 * **Pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
141 * ** pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.
142
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145 (% class="box infomessage" %)
146 (((
147 Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.**
148
149 Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.
150 )))
151
152 (% class="wikigeneratedid" %)
153 [[image:1748252049272-713.png]]
154
155 === Biens dans l'évènement ===
156
157 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Biens liés (Evnmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux évènements.
158
159 Les notices biens dans l'évènement permettent de définir des informations complémentaires qui seront exclusivement exploitées dans le cadre de l'évènement (dimensions pour emballages, commentaires, cartel, etc.).
160
161 [[image:1748259206009-615.png]]
162
163
164 === Biens dans le mouvement ===
165
166 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Bien liés (Mvmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux mouvements.
167
168 Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement.
169
170 Exemple : les emplacements d'arrivée, des constats ou valeurs d'assurances pour le mouvement, ou bien, des commentaires pour le transport.
171
172 [[image:1748253948212-292.png]]
173
174
175 === Colis ===
176
177 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Colis** offre un accès rapide à l’ensemble des colis crées dans la base de données.
178
179 Il est également possible de créer des colis via cette table.
180
181 [[image:1748254066118-814.png]]
182
183
184 === Matériels ===
185
186 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Matériels **offre un accès rapide à l’ensemble des matériels crées dans la base de données.
187
188 Il est également possible de créer des matériels via cette table.
189
190 [[image:1748254115008-476.png]]
191
192 === Constats d'états ===
193
194 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
195
196 Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
197
198
199 [[image:1748254394476-356.png]]
200
201 === Estimations ===
202
203 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Estimations **offre un accès rapide à l’ensemble des valeurs d'assurances complémentaires crées dans la base de données (via les biens ou les mouvements).
204
205 Il est également possible de créer des valeurs d'assurance complémentaires depuis cette table.
206
207 [[image:1748254516821-319.png]]
208
209 == Travaux ==
210
211 Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.).
212
213 (% class="box infomessage" %)
214 (((
215 Pour plus d'informations, consulter l'article sur**[[ les demande de travaux>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Demandes de travaux (reproductions, copies\.\.\.).WebHome]]**
216 )))
217
218 [[image:1748252287878-142.png]]
219
220
221 == (% id="cke_bm_1984623S" style="display:none" %) (%%)Re-localiser ==
222
223 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
224
225 * Relocalisation sur les biens
226 * Relocalisation via les paniers
227 * Relocalisation via les emplacements
228
229 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
230
231 === Relocaliser des biens ===
232
233 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
234
235 [[image:1748252901225-736.png]]
236
237 (% class="wikigeneratedid" %)
238 [[image:1748252928447-170.png]]
239
240 === Relocaliser via les paniers ===
241
242 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
243
244 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
245
246 [[image:1748252775480-656.png]]
247
248
249 === Relocaliser via la gestion des emplacements ===
250
251 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
252
253 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
254
255 [[image:1748253080318-157.png]]
256
257
258 === Historique des relocalisations ===
259
260 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
261
262 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
263
264
265 == Import ==
266
267 Le menu Import regroupe les fonctionnalités d'imports pour les applications [[Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] et [[MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]].
268
269 [[image:1748259428860-220.png]]