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Version 36.1 par Doriane Bautista le 2025/05/27 10:59
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1 {{box cssClass="box" title="**Sommaire**"}}
2 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
3 {{/box}}
4
5 (% class="CxSpLast" %)
6 Le service Régie des biens de Flora permet de :
7
8 * Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
9 * Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre.
10 * Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements.
11 * Gérer les constats d’état, estimations, colis et matériels associés aux biens.
12 * Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique.
13 * Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements.
14
15 (% class="CxSpMiddle" %)
16 Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :
17
18
19
20
21
22 == Créer et associer des colis pérennes ==
23
24 (% class="box infomessage" %)
25 (((
26 Depuis la version 4.5.25 la création de colis est possible directement depuis la notice du bien.
27 )))
28
29 === Créer un colis associé à un bien ===
30
31 Il est possible de créer et d'associer un colis depuis la notice du bien.
32
33 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
34
35 [[image:1722425752413-387.png]]
36
37 En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
38
39 [[image:1722425849571-862.png]]
40
41 Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du colis. Le lien au bien est automatique.
42
43 Après la création du colis associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
44
45 [[image:1722426731672-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
46
47 === Associer un colis existant à un bien ===
48
49 Si le colis est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.
50
51 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
52
53 [[image:1722426203371-329.png]]
54
55 Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par numéro de colis ou bien, de faire sortir toute la liste des colis en utilisant la troncature * ou %.
56
57 [[image:1722426412346-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
58
59 Sélectionner le colis à associer en cliquant dessus :
60
61 [[image:1722426470971-218.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
62
63 Cliquer sur valider pour associer le colis au bien :
64
65 [[image:1722426531823-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
66
67 L'affichage des colis dans la notice de bien est optimisé comme suit :
68
69 [[image:1722426686849-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
70
71 Il est possible de créer et d'associer plusieurs colis à un même bien.
72
73 == Créer et associer des matériels pérennes ==
74
75 (% class="box infomessage" %)
76 (((
77 Depuis la version 4.5.26 la création de matériels scénographiques est possible directement depuis la notice du bien.
78 )))
79
80 === Créer un matériel associé à un bien ===
81
82 Il est possible de créer et d'associer un matériel depuis la notice du bien.
83
84 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
85
86 [[image:1722427020915-948.png]]
87
88 En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
89
90 [[image:1722427126289-845.png]]
91
92 Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du matériel. Le lien au bien est automatique.
93
94 Après la création du matériel associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
95
96 [[image:1722427239246-646.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
97
98 === Associer un matériel existant à un bien ===
99
100 Si le matériel est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.
101
102 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
103
104 [[image:1722427396822-574.png]]
105
106 Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par tye de matériel, par numéro d'inventaire du matériel ou bien, de faire sortir toute la liste des matériels en utilisant la troncature * ou %.
107
108 [[image:1722427533532-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
109
110 Sélectionner le matériel à associer en cliquant dessus :
111
112 [[image:1722427640132-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
113
114 Cliquer sur valider pour associer le matériel au bien :
115
116 [[image:1722427676401-686.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
117
118 L'affichage des matériels dans la notice de bien est optimisé comme suit :
119
120 [[image:1722427730872-139.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
121
122 Il est possible de créer et d'associer plusieurs matériels à un même bien.
123
124
125 = Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés =
126
127 Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :
128
129 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
130 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.
131 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.
132 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.
133
134 (% class="box infomessage" %)
135 (((
136 (% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation temporaire des biens.
137 )))
138
139 Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]].
140
141 Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que [[Horus Condition Report>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] (constats d'état) ou [[MouvApp>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]] (suivi des états d'avancement).
142
143 Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].
144
145 = Cas particulier des expositions temporaires =
146
147 Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.
148
149 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).
150 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état.
151 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.
152 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition.
153 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
154 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).
155 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.
156
157 [[Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)>>doc:A masquer.Les expositions temporaires (dans les murs).WebHome]]
158
159 (% class="box infomessage" %)
160 (((
161 Les institutions hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour gérer les biens empruntés pour exposition, car saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.
162 Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]
163 )))
164
165 = Organisation de l'espace de travail Gérer =
166
167
168 Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes :
169
170 * **Événements**
171 * **Commissions**
172 * **Parcours**
173 * (((
174 **Gestion des matériels**, incluant :
175
176 * Mouvements
177 * Biens liés aux événements
178 * Biens liés aux mouvements
179 * Colis
180 * Matériels
181 * Constats d’état
182 * Estimations
183 )))
184 * **Travaux**
185 * **Re-localiser**
186 * **Import**
187
188 == Événements ==
189
190 Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :
191
192 Traitements
193
194 * //commission.//
195 * //déménagement.//
196 * //dépôt de plainte.//
197 * //exposition temporaire au musée.//
198 * //mise en dépôt.//
199 * //chantier de collection.//
200 * //demande de marquage.//
201 * //demande de mise à disposition sur place.//
202 * //demande de photographie.//
203 * //mouvement interne temporaire.//
204 * //prêt pour exposition.//
205 * //prêt autre que pour exposition.//
206 * traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses)
207
208
209
210 [[image:1748246721383-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
211
212 À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.
213
214 [[image:1748246898627-297.png]]
215
216 == Commissions ==
217
218 Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]
219
220
221 [[image:1748246981464-764.png]]
222
223 == Parcours ==
224
225 La table d’autorité des **parcours thématiques** permet de gérer des **classements intellectuels** de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections.
226
227 Un même bien peut être rattaché à **plusieurs parcours** simultanément.
228
229 [[image:1748248101001-188.png]]
230
231 Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours.
232
233 [[image:1748248254108-695.png]]
234
235 (% style="text-align: center;" %)
236 (% class="small" %)Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation)
237
238
239 == Gestion matérielle ==
240
241 === (% id="cke_bm_2002166S" style="display:none" %) (%%)Mouvements ===
242
243 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Mouvement (Transports)** offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés.
244
245 Les mouvements correspondent à tous les types de **déplacements de biens** : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un **emplacement de départ** et un **emplacement d’arrivée**.
246
247 * **Pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
248 * ** pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.
249
250
251
252 (% class="box infomessage" %)
253 (((
254 Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.**
255
256 Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.
257 )))
258
259 (% class="wikigeneratedid" %)
260 [[image:1748252049272-713.png]]
261
262 === Biens dans l'évènement ===
263
264 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Biens liés (Evnmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux évènements.
265
266 Les notices biens dans l'évènement permettent de définir des informations complémentaires qui seront exclusivement exploitées dans le cadre de l'évènement (dimensions pour emballages, commentaires, cartel, etc.).
267
268 [[image:1748259206009-615.png]]
269
270
271 === Biens dans le mouvement ===
272
273 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Bien liés (Mvmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux mouvements.
274
275 Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement.
276
277 Exemple : les emplacements d'arrivée, des constats ou valeurs d'assurances pour le mouvement, ou bien, des commentaires pour le transport.
278
279 [[image:1748253948212-292.png]]
280
281
282 === Colis ===
283
284 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Colis** offre un accès rapide à l’ensemble des colis crées dans la base de données.
285
286 Il est également possible de créer des colis via cette table.
287
288 [[image:1748254066118-814.png]]
289
290
291 === Matériels ===
292
293 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Matériels **offre un accès rapide à l’ensemble des matériels crées dans la base de données.
294
295 Il est également possible de créer des matériels via cette table.
296
297 [[image:1748254115008-476.png]]
298
299 === Constats d'états ===
300
301 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
302
303 Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
304
305
306 [[image:1748254394476-356.png]]
307
308 === Estimations ===
309
310 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Estimations **offre un accès rapide à l’ensemble des valeurs d'assurances complémentaires crées dans la base de données (via les biens ou les mouvements).
311
312 Il est également possible de créer des valeurs d'assurance complémentaires depuis cette table.
313
314 [[image:1748254516821-319.png]]
315
316 == Travaux ==
317
318 Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.).
319
320 (% class="box infomessage" %)
321 (((
322 Pour plus d'informations, consulter l'article sur**[[ les demande de travaux>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Demandes de travaux (reproductions, copies\.\.\.).WebHome]]**
323 )))
324
325 [[image:1748252287878-142.png]]
326
327
328 == (% id="cke_bm_1984623S" style="display:none" %) (%%)Re-localiser ==
329
330 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
331
332 * Relocalisation sur les biens
333 * Relocalisation via les paniers
334 * Relocalisation via les emplacements
335
336 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
337
338 === Relocaliser des biens ===
339
340 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
341
342 [[image:1748252901225-736.png]]
343
344 (% class="wikigeneratedid" %)
345 [[image:1748252928447-170.png]]
346
347 === Relocaliser via les paniers ===
348
349 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
350
351 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
352
353 [[image:1748252775480-656.png]]
354
355
356 === Relocaliser via la gestion des emplacements ===
357
358 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
359
360 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
361
362 [[image:1748253080318-157.png]]
363
364
365 === Historique des relocalisations ===
366
367 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
368
369 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
370
371
372 == Import ==
373
374 Le menu Import regroupe les fonctionnalités d'imports pour les applications [[Horus Condition Report>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] et [[MouvApp>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]].
375
376 [[image:1748259428860-220.png]]