A savoir avant de commencer

Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :

17

18

= Régie sur les biens =

19

20

21

La régie sur les biens regroupe l’ensemble des opérations de régie pouvant être réalisées directement depuis une notice de bien. Il s’agit notamment de :

22

23

* **La saisie documentaire rétrospective des événements auxquels le bien a participé**. Dans ce cas, la table des Événements fonctionne comme une table d’autorité complémentaire, permettant de documenter des expositions ou restaurations passées.

24

* **La gestion des constats d’état**, qu’ils soient initiaux ou complémentaires.

25

* **La gestion des valeurs d’assurance**, tant initiales que complémentaires.

26

* **La gestion des relocalisations**.

27

* **La gestion des colis et des matériels pérennes** associés aux biens.

== Créer et associer des colis pérennes ==

32

33

(% class="box infomessage" %)

34

(((

35

Depuis la version 4.5.25 la création de colis est possible directement depuis la notice du bien.

36

)))

37

38

=== Créer un colis associé à un bien ===

39

40

Il est possible de créer et d'associer un colis depuis la notice du bien.

41

42

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

43

44

[[image:1722425752413-387.png]]

45

46

En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :

47

48

[[image:1722425849571-862.png]]

49

50

Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du colis. Le lien au bien est automatique.

51

52

Après la création du colis associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

53

54

[[image:1722426731672-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

55

56

=== Associer un colis existant à un bien ===

57

58

Si le colis est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.

59

60

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

61

62

[[image:1722426203371-329.png]]

63

64

Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par numéro de colis ou bien, de faire sortir toute la liste des colis en utilisant la troncature * ou %.

65

66

[[image:1722426412346-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

67

68

Sélectionner le colis à associer en cliquant dessus :

69

70

[[image:1722426470971-218.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

71

72

Cliquer sur valider pour associer le colis au bien :

73

74

[[image:1722426531823-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

75

76

L'affichage des colis dans la notice de bien est optimisé comme suit :

77

78

[[image:1722426686849-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

79

80

Il est possible de créer et d'associer plusieurs colis à un même bien.

81

82

== Créer et associer des matériels pérennes ==

83

84

(% class="box infomessage" %)

85

(((

86

Depuis la version 4.5.26 la création de matériels scénographiques est possible directement depuis la notice du bien.

87

)))

88

89

=== Créer un matériel associé à un bien ===

90

91

Il est possible de créer et d'associer un matériel depuis la notice du bien.

92

93

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

94

95

[[image:1722427020915-948.png]]

96

97

En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :

98

99

[[image:1722427126289-845.png]]

100

101

Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du matériel. Le lien au bien est automatique.

102

103

Après la création du matériel associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

104

105

[[image:1722427239246-646.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

106

107

=== Associer un matériel existant à un bien ===

108

109

Si le matériel est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.

110

111

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

112

113

[[image:1722427396822-574.png]]

114

115

Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par tye de matériel, par numéro d'inventaire du matériel ou bien, de faire sortir toute la liste des matériels en utilisant la troncature * ou %.

116

117

[[image:1722427533532-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

118

119

Sélectionner le matériel à associer en cliquant dessus :

120

121

[[image:1722427640132-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

122

123

Cliquer sur valider pour associer le matériel au bien :

124

125

[[image:1722427676401-686.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

126

127

L'affichage des matériels dans la notice de bien est optimisé comme suit :

128

129

[[image:1722427730872-139.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

130

131

Il est possible de créer et d'associer plusieurs matériels à un même bien.

132

133

134

= Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés =

135

136

Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :

137

138

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...

139

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.

140

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.

141

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.

142

143

(% class="box infomessage" %)

144

(((

145

(% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation temporaire des biens.

146

)))

147

148

Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]].

149

150

Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que [[Horus Condition Report>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] (constats d'état) ou [[MouvApp>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]] (suivi des états d'avancement).

151

152

Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].

153

154

= Cas particulier des expositions temporaires =

155

156

Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.

157

158

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).

159

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état.

160

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.

161

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition.

162

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.

163

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).

164

* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.

165

166

[[Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)>>doc:A masquer.Les expositions temporaires (dans les murs).WebHome]]

167

168

(% class="box infomessage" %)

169

(((

170

Les institutions hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour gérer les biens empruntés pour exposition, car saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.

171

Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]

172

)))

173

174

= Organisation de l'espace de travail Gérer =

175

176

177

Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes :

* **Événements**

* **Commissions**

* **Parcours**

* (((

**Gestion des matériels**, incluant :

184

185

* Mouvements

186

* Biens liés aux événements

187

* Biens liés aux mouvements

* Colis

* Matériels

* Constats d’état

* Estimations

)))

* **Travaux**

* **Re-localiser**

* **Import**

== Événements ==

Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :

Traitements

* //commission.//

* //déménagement.//

* //dépôt de plainte.//

206

* //exposition temporaire au musée.//

207

* //mise en dépôt.//

208

* //chantier de collection.//

209

* //demande de marquage.//

210

* //demande de mise à disposition sur place.//

211

* //demande de photographie.//

212

* //mouvement interne temporaire.//

213

* //prêt pour exposition.//

214

* //prêt autre que pour exposition.//

215

* traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses)

[[image:1748246721383-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

220

221

À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.

222

223

[[image:1748246898627-297.png]]

== Commissions ==

Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]

228

229

230

[[image:1748246981464-764.png]]

== Parcours ==

La table d’autorité des **parcours thématiques** permet de gérer des **classements intellectuels** de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections.

235

236

Un même bien peut être rattaché à **plusieurs parcours** simultanément.

237

238

[[image:1748248101001-188.png]]

239

240

Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours.

241

242

[[image:1748248254108-695.png]]

243

244

(% style="text-align: center;" %)

245

(% class="small" %)Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation)

246

247

248

== Gestion matérielle ==

249

250

=== (% id="cke_bm_2002166S" style="display:none" %) (%%)Mouvements ===

251

252

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Mouvement (Transports)** offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés.

253

254

Les mouvements correspondent à tous les types de **déplacements de biens** : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un **emplacement de départ** et un **emplacement d’arrivée**.

255

256

* **Pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).

257

* ** pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.

(% class="box infomessage" %)

262

(((

263

Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.**

264

265

Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.

266

)))

267

268

(% class="wikigeneratedid" %)

269

[[image:1748252049272-713.png]]

270

271

=== Biens dans l'évènement ===

272

273

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Biens liés (Evnmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux évènements.

274

275

Les notices biens dans l'évènement permettent de définir des informations complémentaires qui seront exclusivement exploitées dans le cadre de l'évènement (dimensions pour emballages, commentaires, cartel, etc.).

276

277

[[image:1748259206009-615.png]]

278

279

280

=== Biens dans le mouvement ===

281

282

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Bien liés (Mvmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux mouvements.

283

284

Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement.

285

286

Exemple : les emplacements d'arrivée, des constats ou valeurs d'assurances pour le mouvement, ou bien, des commentaires pour le transport.

287

288

[[image:1748253948212-292.png]]

=== Colis ===

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Colis** offre un accès rapide à l’ensemble des colis crées dans la base de données.

294

295

Il est également possible de créer des colis via cette table.

296

297

[[image:1748254066118-814.png]]

=== Matériels ===

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Matériels **offre un accès rapide à l’ensemble des matériels crées dans la base de données.

303

304

Il est également possible de créer des matériels via cette table.

305

306

[[image:1748254115008-476.png]]

307

308

=== Constats d'états ===

309

310

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).

311

312

Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.

313

314

315

[[image:1748254394476-356.png]]

=== Estimations ===

Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Estimations **offre un accès rapide à l’ensemble des valeurs d'assurances complémentaires crées dans la base de données (via les biens ou les mouvements).

320

321

Il est également possible de créer des valeurs d'assurance complémentaires depuis cette table.

322

323

[[image:1748254516821-319.png]]

== Travaux ==

Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.).

328

329

(% class="box infomessage" %)

330

(((

331

Pour plus d'informations, consulter l'article sur**[[ les demande de travaux>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Demandes de travaux (reproductions, copies\.\.\.).WebHome]]**

332

)))

333

334

[[image:1748252287878-142.png]]

335

336

337

== (% id="cke_bm_1984623S" style="display:none" %) (%%)Re-localiser ==

338

339

Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :

340

341

* Relocalisation sur les biens

342

* Relocalisation via les paniers

343

* Relocalisation via les emplacements

344

345

Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.

346

347

=== Relocaliser des biens ===

348

349

Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.

350

351

[[image:1748252901225-736.png]]

352

353

(% class="wikigeneratedid" %)

354

[[image:1748252928447-170.png]]

355

356

=== Relocaliser via les paniers ===

357

358

Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.

359

360

L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.

361

362

[[image:1748252775480-656.png]]

363

364

365

=== Relocaliser via la gestion des emplacements ===

366

367

Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).

368

369

Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.

370

371

[[image:1748253080318-157.png]]

372

373

374

=== Historique des relocalisations ===

375

376

Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.

377

378

[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]

== Import ==

Le menu Import regroupe les fonctionnalités d'imports pour les applications [[Horus Condition Report>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome]] et [[MouvApp>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome]].

384

385

[[image:1748259428860-220.png]]

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