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Version 27.1 par Doriane Bautista le 2025/05/26 12:25
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1 {{box cssClass="box" title="**Sommaire**"}}
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3 {{/box}}
4
5 (% class="CxSpLast" %)
6 Le service Régie des biens de Flora permet de :
7
8 * Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
9 * Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre.
10 * Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements.
11 * Gérer les constats d’état, estimations, colis et matériels associés aux biens.
12 * Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique.
13 * Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements.
14
15 (% class="CxSpMiddle" %)
16 Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :
17
18 = Régie sur les biens =
19
20
21 La régie sur les biens regroupe l’ensemble des opérations de régie pouvant être réalisées directement depuis une notice de bien. Il s’agit notamment de :
22
23 * **La saisie documentaire rétrospective des événements auxquels le bien a participé**. Dans ce cas, la table des Événements fonctionne comme une table d’autorité complémentaire, permettant de documenter des expositions ou restaurations passées.
24 * **La gestion des constats d’état**, qu’ils soient initiaux ou complémentaires.
25 * **La gestion des valeurs d’assurance**, tant initiales que complémentaires.
26 * **La gestion des relocalisations**.
27 * **La gestion des colis et des matériels pérennes** associés aux biens.
28
29 == Créer et associer des évènements via les biens ==
30
31
32 (% class="box infomessage" %)
33 (((
34 Depuis la version 4.5.30 la création des évènements est possible directement depuis la notice du bien.
35 )))
36
37
38 Pour créer un évènement depuis la notice du bien, utiliser la fonctionnalité suivante :
39
40 [[image:1722428126764-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
41
42 En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
43
44 [[image:1722428441538-974.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
45
46 Cliquer sur créer pour enregistrer la notice de l'évènement. Le lien au bien est automatique.
47
48 Après la création de l'évènement associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
49
50 [[image:1722428538486-346.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
51
52
53 === Associer un évènement existant au bien ===
54
55 A l'instar des colis et des matériels, il est également possible d'associer des évènements déjà existants, en effectuant une recherche par titre d'évènement ou bien, ou bien, de faire sortir toute la liste des évènements en utilisant la troncature * ou %.
56
57 [[image:1722428945136-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
58
59 [[image:1722428975141-447.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
60
61 Sélectionner l'évènement à associer en cliquant dessus :
62
63 [[image:1722429017489-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
64
65 (% style="text-align: center;" %)
66 Cliquer sur valider pour associer l'évènement au bien :
67
68 [[image:1722429135156-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
69
70 L'affichage des évènements dans la notice de bien est optimisé comme suit :
71
72 [[image:1722429197320-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
73
74
75 === Nouvel affichage des évènements dans la notice du bien ===
76
77
78 La frise chronologique reste affiliée à l’onglet événements.
79
80
81 ==== Évènements à venir ====
82
83 Visualisation des événements à venir sur la notice de bien, avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
84
85 L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
86
87
88 [[image:image-20240704162733-6.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
89
90 ==== Évènements en cours ====
91
92 Visualisation des événements en cours sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
93
94 L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
95
96
97 [[image:image-20240704162805-7.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
98
99 ==== Évènements passés ====
100
101 Visualisation des événements passés sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
102
103 L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
104
105
106 [[image:image-20240704162832-8.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
107
108
109 === Refonte du module des évènements : champs supprimés de la notice bien ===
110
111 (% class="box infomessage" %)
112 (((
113 Pour les utilisateurs de versions antérieures à la version 4.5, qui auraient migrés vers cette nouvelle version. **Dans le cadre de la refonte du module des évènements, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Il faudra désormais les renseigner depuis la table des évènements ou passer par l'ajout de bien via les biens (cf. fonctionnalité suivante).**
114 )))
115
116 ==== Numéro d’exposition ====
117
118 Ce champ est désormais à renseigner via le module régie dans la table des évènements.
119
120 Lors d’une montée de version, ces numéros sont migrés dans le bien dans l’évènement.
121
122 [[image:1734617605589-388.png]]
123
124 ==== Évènement lié ====
125
126 L’ajout d’un évènement dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
127
128 Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
129
130 [[image:1734617576576-693.png]]
131
132 ==== Restauration ====
133
134 L’ajout d’un évènement de restauration dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
135
136 Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
137
138 [[image:1734617554211-447.png]]
139
140
141 == Gérer les constats d'état ==
142
143
144 === Saisir le constat d'état initial ===
145
146 Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
147
148 (% class="box warningmessage" %)
149 (((
150 Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
151 )))
152
153 [[image:1748243238377-766.png]]
154
155
156 (% class="wikigeneratedid" %)
157 [[image:1748243366832-500.png]]
158
159 === Saisir des constats d'états complémentaires ===
160
161 Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
162
163 Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
164
165 [[image:1722421115940-543.png]]
166
167
168 La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
169
170 [[image:1722421158787-850.png]]
171
172
173 Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
174
175
176 [[image:1722416954592-572.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
177
178
179
180
181 ==== Importer des constats d'état via Horus Condition Report ====
182
183 Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
184
185 L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
186
187 Pour en savoir plus, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.E\. Apps.Horus.WebHome]]**.
188
189 (% class="box infomessage" %)
190 (((
191 Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
192 )))
193
194 [[image:1748243167137-550.png]]
195
196
197 (% class="box warningmessage" %)
198 (((
199 Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
200 )))
201
202 == Gérer des valeurs d'assurance ==
203
204 Les gestion des valeurs d'assurance respecte le même principe que pour les constats d'état : saisir une valeur initiale depuis la grille de saisie des biens et la faire évoluer dans le temps avec des valeurs d'assurance complémentaires.
205
206 === Saisir une valeur d'assurance initiale ===
207
208 (% class="box warningmessage" %)
209 (((
210 Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur d'assurance permet de saisir la première valeur d'assurance de l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
211 )))
212
213 [[image:1748244022414-388.png]]
214
215 [[image:1748244070186-817.png]]
216
217 === Saisir des valeurs d'assurance complémentaires ===
218
219 Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur estimée permet de saisir la première valeur d'assurance réalisée sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
220
221 Si la valeur d'assurance du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
222
223 [[image:1722420489736-722.png]]
224
225 La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir une nouvelle valeur d'assurance, et de typer l'estimation.
226
227 [[image:1722420624114-730.png]]
228
229 L'affichage sera optimisé selon le même principe que pour les constats d'états :
230
231
232 [[image:1722420788031-922.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
233
234
235 == Créer et associer des colis pérennes ==
236
237 (% class="box infomessage" %)
238 (((
239 Depuis la version 4.5.25 la création de colis est possible directement depuis la notice du bien.
240 )))
241
242 === Créer un colis associé à un bien ===
243
244 Il est possible de créer et d'associer un colis depuis la notice du bien.
245
246 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
247
248 [[image:1722425752413-387.png]]
249
250 En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
251
252 [[image:1722425849571-862.png]]
253
254 Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du colis. Le lien au bien est automatique.
255
256 Après la création du colis associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
257
258 [[image:1722426731672-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
259
260 === Associer un colis existant à un bien ===
261
262 Si le colis est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.
263
264 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
265
266 [[image:1722426203371-329.png]]
267
268 Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par numéro de colis ou bien, de faire sortir toute la liste des colis en utilisant la troncature * ou %.
269
270 [[image:1722426412346-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
271
272 Sélectionner le colis à associer en cliquant dessus :
273
274 [[image:1722426470971-218.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
275
276 Cliquer sur valider pour associer le colis au bien :
277
278 [[image:1722426531823-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
279
280 L'affichage des colis dans la notice de bien est optimisé comme suit :
281
282 [[image:1722426686849-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
283
284 Il est possible de créer et d'associer plusieurs colis à un même bien.
285
286 == Créer et associer des matériels pérennes ==
287
288 (% class="box infomessage" %)
289 (((
290 Depuis la version 4.5.26 la création de matériels scénographiques est possible directement depuis la notice du bien.
291 )))
292
293 === Créer un matériel associé à un bien ===
294
295 Il est possible de créer et d'associer un matériel depuis la notice du bien.
296
297 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
298
299 [[image:1722427020915-948.png]]
300
301 En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
302
303 [[image:1722427126289-845.png]]
304
305 Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du matériel. Le lien au bien est automatique.
306
307 Après la création du matériel associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
308
309 [[image:1722427239246-646.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
310
311 === Associer un matériel existant à un bien ===
312
313 Si le matériel est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.
314
315 Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
316
317 [[image:1722427396822-574.png]]
318
319 Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par tye de matériel, par numéro d'inventaire du matériel ou bien, de faire sortir toute la liste des matériels en utilisant la troncature * ou %.
320
321 [[image:1722427533532-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
322
323 Sélectionner le matériel à associer en cliquant dessus :
324
325 [[image:1722427640132-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
326
327 Cliquer sur valider pour associer le matériel au bien :
328
329 [[image:1722427676401-686.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
330
331 L'affichage des matériels dans la notice de bien est optimisé comme suit :
332
333 [[image:1722427730872-139.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
334
335 Il est possible de créer et d'associer plusieurs matériels à un même bien.
336
337
338 == Historiser/modifier l'emplacement de référence ==
339
340 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
341
342 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
343
344 [[image:1722417575911-284.png]]
345
346 [[image:1722418241660-648.png]]
347
348 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
349
350 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
351
352 [[image:1722418460530-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
353
354 === Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ===
355
356 Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
357
358 Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
359
360 [[image:1722418365150-666.png]]
361
362 === Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ===
363
364 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
365
366 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
367
368 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
369
370 [[image:1722429463460-776.png]]
371
372 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
373
374 [[image:1722429610220-518.png]]
375
376 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
377
378 Cliquer sur suivant.
379
380 [[image:1722429707035-848.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
381
382 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
383
384 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
385 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
386
387 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
388
389 [[image:1722430014066-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
390
391 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
392
393 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
394
395 [[image:1722430110755-684.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
396
397 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
398
399 (% class="box infomessage" %)
400 (((
401 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
402
403 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
404 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
405
406 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                                                                                                                                                 
407 )))
408
409 [[image:1722430794731-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
410
411 (% class="box infomessage" %)
412 (((
413 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
414 )))
415
416
417 = Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés =
418
419 Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :
420
421 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
422 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.
423 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.
424 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.
425
426 (% class="box infomessage" %)
427 (((
428 (% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation temporaire des biens.
429 )))
430
431 Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]].
432
433 Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Gérer les états d'avancement .WebHome]]. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que [[Horus Condition Report>>doc:1_Fonctionnalités.E\. Apps.Horus.WebHome]] (constats d'état) ou [[MouvApp>>doc:1_Fonctionnalités.E\. Apps.MouvApp.WebHome]] (suivi des états d'avancement).
434
435 Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].
436
437 = Cas particulier des expositions temporaires =
438
439 Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.
440
441 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).
442 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état.
443 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.
444 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition.
445 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
446 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).
447 * (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.
448
449 [[Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Les expositions temporaires (dans les murs).WebHome]]
450
451 (% class="box infomessage" %)
452 (((
453 Les institutions hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour gérer les biens empruntés pour exposition, car saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.
454 Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie** "bien emprunté pour exposition temporaire" **permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]
455 )))
456
457 = Organisation de l'espace de travail Gérer =
458
459
460 Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes :
461
462 * **Événements**
463 * **Commissions**
464 * **Parcours**
465 * (((
466 **Gestion des matériels**, incluant :
467
468 * Mouvements
469 * Biens liés aux événements
470 * Biens liés aux mouvements
471 * Colis
472 * Matériels
473 * Constats d’état
474 * Estimations
475 )))
476 * **Travaux**
477 * **Re-localiser**
478 * **Import**
479
480 == Événements ==
481
482 Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :
483
484 Traitements
485
486 * //commission.//
487 * //déménagement.//
488 * //dépôt de plainte.//
489 * //exposition temporaire au musée.//
490 * //mise en dépôt.//
491 * //chantier de collection.//
492 * //demande de marquage.//
493 * //demande de mise à disposition sur place.//
494 * //demande de photographie.//
495 * //mouvement interne temporaire.//
496 * //prêt pour exposition.//
497 * //prêt autre que pour exposition.//
498 * traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses)
499
500
501
502 [[image:1748246721383-187.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
503
504 À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.
505
506 [[image:1748246898627-297.png]]
507
508 == Commissions ==
509
510 Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]
511
512
513 [[image:1748246981464-764.png]]
514
515 == Parcours ==
516
517 La table d’autorité des **parcours thématiques** permet de gérer des **classements intellectuels** de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections.
518
519 Un même bien peut être rattaché à **plusieurs parcours** simultanément.
520
521 [[image:1748248101001-188.png]]
522
523 Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours.
524
525 [[image:1748248254108-695.png]]
526
527 (% style="text-align: center;" %)
528 (% class="small" %)Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation)
529
530
531 == Gestion matérielle ==
532
533 === (% id="cke_bm_2002166S" style="display:none" %) (%%)Mouvements ===
534
535 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Mouvement (Transports)** offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés.
536
537 Les mouvements correspondent à tous les types de **déplacements de biens** : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un **emplacement de départ** et un **emplacement d’arrivée**.
538
539 * **Pour les mouvements de sortie **: l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
540
541 [[image:2021-12-02_15h35_20.png]]
542
543 * ** pour les mouvements d'entrée :** l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.
544
545 [[image:2021-12-02_15h36_52.png]]
546
547 (% class="box infomessage" %)
548 (((
549 Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est **le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.**
550
551 Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées,** on privilégiera le parcours thématique** pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.
552 )))
553
554 (% class="wikigeneratedid" %)
555 [[image:1748252049272-713.png]]
556
557 === Biens dans l'évènement ===
558
559 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Biens liés (Evnmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux évènements.
560
561 Les notices biens dans l'évènement permettent de définir des informations complémentaires qui seront exclusivement exploitées dans le cadre de l'évènement (dimensions pour emballages, commentaires, cartel, etc.).
562
563 Pour associer les notices de biens à l'évènement, il existe plusieurs méthodes :
564
565 * en passant par l'intermédiaire d'un panier dans lequel vous auriez au préalable rassemblé les biens concernés.
566 * via une recherche dans la base documentaire des biens.
567
568
569
570 Ces fonctionnalités sont disponible depuis la notice évènement :
571
572
573 [[image:2021-12-02_14h46_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
574
575 Affichage lors de la modification, tous les champs ne remontent pas sur le résumé.
576
577 [[image:2021-12-02_14h54_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
578
579 Pour avoir toutes les informations ajoutées sur la fiche bien dans l'évènement, cliquer sur la loupe [[image:2021-12-03_10h40_24.png]]. L'affichage complet de la notice apparait.
580
581 [[image:2021-12-02_14h57_21.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
582
583
584 === Biens dans le mouvement ===
585
586 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Bien liés (Mvmnt)** offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux mouvements.
587
588 Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement.
589
590 Exemple : les emplacements d'arrivée, des constats ou valeurs d'assurances pour le mouvement, ou bien, des commentaires pour le transport.
591
592 [[image:1748253948212-292.png]]
593
594
595 === Colis ===
596
597 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Colis** offre un accès rapide à l’ensemble des colis crées dans la base de données.
598
599 Il est également possible de créer des colis via cette table.
600
601 [[image:1748254066118-814.png]]
602
603
604 === Matériels ===
605
606 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Matériels **offre un accès rapide à l’ensemble des matériels crées dans la base de données.
607
608 Il est également possible de créer des matériels via cette table.
609
610 [[image:1748254115008-476.png]]
611
612 === Constats d'états ===
613
614 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Constats d'états **offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report).
615
616 Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.
617
618
619 [[image:1748254394476-356.png]]
620
621 === Estimations ===
622
623 Dans le menu **Gestion matérielle**, le sous-menu **Estimations **offre un accès rapide à l’ensemble des valeurs d'assurances complémentaires crées dans la base de données (via les biens ou les mouvements).
624
625 Il est également possible de créer des valeurs d'assurance complémentaires depuis cette table.
626
627 [[image:1748254516821-319.png]]
628
629 == Travaux ==
630
631 Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.).
632
633 (% class="box infomessage" %)
634 (((
635 Pour plus d'informations, consulter l'article sur**[[ les demande de travaux>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Demandes de travaux (reproductions, copies\.\.\.).WebHome]]**
636 )))
637
638 [[image:1748252287878-142.png]]
639
640
641 == (% id="cke_bm_1984623S" style="display:none" %) (%%)Re-localiser ==
642
643 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
644
645 * Relocalisation sur les biens
646 * Relocalisation via les paniers
647 * Relocalisation via les emplacements
648
649 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
650
651 === Relocaliser des biens ===
652
653 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
654
655 [[image:1748252901225-736.png]]
656
657 (% class="wikigeneratedid" %)
658 [[image:1748252928447-170.png]]
659
660 === Relocaliser via les paniers ===
661
662 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
663
664 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
665
666 [[image:1748252775480-656.png]]
667
668
669 === Relocaliser via la gestion des emplacements ===
670
671 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
672
673 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
674
675 [[image:1748253080318-157.png]]
676
677
678 === Historique des relocalisations ===
679
680 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
681
682 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
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