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Version 23.1 par Doriane Bautista le 2025/05/26 11:52

version	line-number	content
1.1	1	{{box cssClass="box" title="Sommaire"}}
13.1	2	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	(% class="CxSpLast" %)
	6	Le service Régie des biens de Flora permet de :
	7
	8	* Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
	9	* Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre.
	10	* Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements.
2.1	11	* Gérer les constats d’état, estimations, colis et matériels associés aux biens.
1.1	12	* Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique.
	13	* Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements.
	14
	15	(% class="CxSpMiddle" %)
	16	Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :
	17
6.1	18	= Régie sur les biens =
1.1	19
	20
7.1	21	La régie sur les biens regroupe l’ensemble des opérations de régie pouvant être réalisées directement depuis une notice de bien. Il s’agit notamment de :
1.1	22
17.1	23	* La saisie documentaire rétrospective des événements auxquels le bien a participé. Dans ce cas, la table des Événements fonctionne comme une table d’autorité complémentaire, permettant de documenter des expositions ou restaurations passées.
7.1	24	* La gestion des constats d’état, qu’ils soient initiaux ou complémentaires.
	25	* La gestion des valeurs d’assurance, tant initiales que complémentaires.
	26	* La gestion des relocalisations.
	27	* La gestion des colis et des matériels pérennes associés aux biens.
	28
2.1	29	== Créer et associer des évènements via les biens ==
1.1	30
	31
	32	(% class="box infomessage" %)
	33	(((
2.1	34	Depuis la version 4.5.30 la création des évènements est possible directement depuis la notice du bien.
1.1	35	)))
	36
	37
2.1	38	Pour créer un évènement depuis la notice du bien, utiliser la fonctionnalité suivante :
1.1	39
3.1	40	[[image:1722428126764-456.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	41
	42	En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
	43
3.1	44	[[image:1722428441538-974.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	45
	46	Cliquer sur créer pour enregistrer la notice de l'évènement. Le lien au bien est automatique.
	47
	48	Après la création de l'évènement associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	49
3.1	50	[[image:1722428538486-346.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	51
	52
	53	=== Associer un évènement existant au bien ===
	54
	55	A l'instar des colis et des matériels, il est également possible d'associer des évènements déjà existants, en effectuant une recherche par titre d'évènement ou bien, ou bien, de faire sortir toute la liste des évènements en utilisant la troncature * ou %.
	56
3.1	57	[[image:1722428945136-760.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	58
3.1	59	[[image:1722428975141-447.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	60
	61	Sélectionner l'évènement à associer en cliquant dessus :
	62
3.1	63	[[image:1722429017489-441.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	64
	65	(% style="text-align: center;" %)
	66	Cliquer sur valider pour associer l'évènement au bien :
	67
3.1	68	[[image:1722429135156-837.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	69
	70	L'affichage des évènements dans la notice de bien est optimisé comme suit :
	71
3.1	72	[[image:1722429197320-112.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	73
	74
	75	=== Nouvel affichage des évènements dans la notice du bien ===
	76
	77
	78	La frise chronologique reste affiliée à l’onglet événements.
	79
	80
	81	==== Évènements à venir ====
	82
	83	Visualisation des événements à venir sur la notice de bien, avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
	84
	85	L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
	86
	87
3.1	88	[[image:image-20240704162733-6.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	89
	90	==== Évènements en cours ====
	91
	92	Visualisation des événements en cours sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
	93
	94	L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
	95
	96
3.1	97	[[image:image-20240704162805-7.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	98
	99	==== Évènements passés ====
	100
	101	Visualisation des événements passés sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
	102
	103	L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
	104
	105
3.1	106	[[image:image-20240704162832-8.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
2.1	107
	108
14.1	109	=== Refonte du module des évènements : champs supprimés de la notice bien ===
	110
	111	(% class="box infomessage" %)
	112	(((
	113	Pour les utilisateurs de versions antérieures à la version 4.5, qui auraient migrés vers cette nouvelle version. Dans le cadre de la refonte du module des évènements, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Il faudra désormais les renseigner depuis la table des évènements ou passer par l'ajout de bien via les biens (cf. fonctionnalité suivante).
	114	)))
	115
	116	==== Numéro d’exposition ====
	117
	118	Ce champ est désormais à renseigner via le module régie dans la table des évènements.
	119
	120	Lors d’une montée de version, ces numéros sont migrés dans le bien dans l’évènement.
	121
	122	[[image:1734617605589-388.png]]
	123
	124	==== Évènement lié ====
	125
	126	L’ajout d’un évènement dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
	127
	128	Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
	129
	130	[[image:1734617576576-693.png]]
	131
	132	==== Restauration ====
	133
	134	L’ajout d’un évènement de restauration dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
	135
	136	Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
	137
	138	[[image:1734617554211-447.png]]
	139
	140
8.1	141	== Gérer les constats d'état ==
1.1	142
	143
8.1	144	=== Saisir le constat d'état initial ===
1.1	145
3.1	146	Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie).
1.1	147
3.1	148	(% class="box warningmessage" %)
	149	(((
	150	Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
	151	)))
1.1	152
4.1	153	[[image:1748243238377-766.png]]
1.1	154
4.1	155
	156	(% class="wikigeneratedid" %)
	157	[[image:1748243366832-500.png]]
	158
8.1	159	=== Saisir des constats d'états complémentaires ===
1.1	160
3.1	161	Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien.
1.1	162
3.1	163	Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
1.1	164
3.1	165	[[image:1722421115940-543.png]]
1.1	166
	167
3.1	168	La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.
1.1	169
3.1	170	[[image:1722421158787-850.png]]
1.1	171
	172
3.1	173	Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :
1.1	174
3.1	175
4.1	176	[[image:1722416954592-572.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	177
	178
	179
	180
8.1	181	==== Importer des constats d'état via Horus Condition Report ====
1.1	182
3.1	183	Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report.
1.1	184
3.1	185	L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer.
	186
	187	Pour en savoir plus, cliquer[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.E\. Apps.Horus.WebHome]].
	188
	189	(% class="box infomessage" %)
	190	(((
	191	Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.
	192	)))
	193
	194	[[image:1748243167137-550.png]]
	195
	196
1.1	197	(% class="box warningmessage" %)
	198	(((
	199	Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.
	200	)))
	201
8.1	202	== Gérer des valeurs d'assurance ==
1.1	203
7.1	204	Les gestion des valeurs d'assurance respecte le même principe que pour les constats d'état : saisir une valeur initiale depuis la grille de saisie des biens et la faire évoluer dans le temps avec des valeurs d'assurance complémentaires.
1.1	205
8.1	206	=== Saisir une valeur d'assurance initiale ===
1.1	207
7.1	208	(% class="box warningmessage" %)
	209	(((
	210	Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur d'assurance permet de saisir la première valeur d'assurance de l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
	211	)))
1.1	212
7.1	213	[[image:1748244022414-388.png]]
1.1	214
7.1	215	[[image:1748244070186-817.png]]
1.1	216
8.1	217	=== Saisir des valeurs d'assurance complémentaires ===
1.1	218
7.1	219	Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur estimée permet de saisir la première valeur d'assurance réalisée sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
1.1	220
7.1	221	Si la valeur d'assurance du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
1.1	222
7.1	223	[[image:1722420489736-722.png]]
1.1	224
7.1	225	La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir une nouvelle valeur d'assurance, et de typer l'estimation.
1.1	226
7.1	227	[[image:1722420624114-730.png]]
1.1	228
7.1	229	L'affichage sera optimisé selon le même principe que pour les constats d'états :
1.1	230
7.1	231
8.1	232	[[image:1722420788031-922.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	233
	234
11.1	235	== Créer et associer des colis pérennes ==
1.1	236
11.1	237	(% class="box infomessage" %)
	238	(((
	239	Depuis la version 4.5.25 la création de colis est possible directement depuis la notice du bien.
	240	)))
	241
	242	=== Créer un colis associé à un bien ===
	243
	244	Il est possible de créer et d'associer un colis depuis la notice du bien.
	245
	246	Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
	247
	248	[[image:1722425752413-387.png]]
	249
	250	En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
	251
	252	[[image:1722425849571-862.png]]
	253
	254	Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du colis. Le lien au bien est automatique.
	255
	256	Après la création du colis associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	257
	258	[[image:1722426731672-839.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	259
	260	=== Associer un colis existant à un bien ===
	261
	262	Si le colis est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.
	263
	264	Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
	265
	266	[[image:1722426203371-329.png]]
	267
	268	Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par numéro de colis ou bien, de faire sortir toute la liste des colis en utilisant la troncature * ou %.
	269
	270	[[image:1722426412346-288.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	271
	272	Sélectionner le colis à associer en cliquant dessus :
	273
	274	[[image:1722426470971-218.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	275
	276	Cliquer sur valider pour associer le colis au bien :
	277
	278	[[image:1722426531823-869.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	279
	280	L'affichage des colis dans la notice de bien est optimisé comme suit :
	281
	282	[[image:1722426686849-709.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	283
	284	Il est possible de créer et d'associer plusieurs colis à un même bien.
	285
	286	== Créer et associer des matériels pérennes ==
	287
	288	(% class="box infomessage" %)
	289	(((
	290	Depuis la version 4.5.26 la création de matériels scénographiques est possible directement depuis la notice du bien.
	291	)))
	292
	293	=== Créer un matériel associé à un bien ===
	294
	295	Il est possible de créer et d'associer un matériel depuis la notice du bien.
	296
	297	Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
	298
	299	[[image:1722427020915-948.png]]
	300
	301	En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
	302
	303	[[image:1722427126289-845.png]]
	304
	305	Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du matériel. Le lien au bien est automatique.
	306
	307	Après la création du matériel associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	308
	309	[[image:1722427239246-646.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	310
12.1	311	=== Associer un matériel existant à un bien ===
11.1	312
	313	Si le matériel est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.
	314
	315	Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :
	316
	317	[[image:1722427396822-574.png]]
	318
	319	Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par tye de matériel, par numéro d'inventaire du matériel ou bien, de faire sortir toute la liste des matériels en utilisant la troncature * ou %.
	320
	321	[[image:1722427533532-498.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	322
	323	Sélectionner le matériel à associer en cliquant dessus :
	324
	325	[[image:1722427640132-685.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	326
	327	Cliquer sur valider pour associer le matériel au bien :
	328
	329	[[image:1722427676401-686.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	330
	331	L'affichage des matériels dans la notice de bien est optimisé comme suit :
	332
	333	[[image:1722427730872-139.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	334
	335	Il est possible de créer et d'associer plusieurs matériels à un même bien.
	336
	337
9.1	338	== Historiser/modifier l'emplacement de référence ==
8.1	339
	340	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	341
	342	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	343
	344	[[image:1722417575911-284.png]]
	345
	346	[[image:1722418241660-648.png]]
	347
	348	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	349
	350	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	351
	352	[[image:1722418460530-128.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	353
	354	=== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ===
	355
	356	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	357
	358	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	359
	360	[[image:1722418365150-666.png]]
	361
	362	=== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ===
	363
	364	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	365
	366	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	367
	368	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	369
	370	[[image:1722429463460-776.png]]
	371
	372	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	373
	374	[[image:1722429610220-518.png]]
	375
	376	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	377
	378	Cliquer sur suivant.
	379
	380	[[image:1722429707035-848.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	381
	382	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	383
	384	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
9.1	385	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
8.1	386
	387	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	388
	389	[[image:1722430014066-512.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	390
	391	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	392
	393	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	394
	395	[[image:1722430110755-684.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	396
	397	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	398
	399	(% class="box infomessage" %)
	400	(((
9.1	401	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
8.1	402
9.1	403	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	404	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
8.1	405
10.1	406	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
8.1	407	)))
	408
9.1	409	[[image:1722430794731-330.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	410
8.1	411	(% class="box infomessage" %)
	412	(((
9.1	413	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
8.1	414	)))
	415
	416
1.1	417	= Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés =
	418
	419	Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :
	420
	421	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Planifier les prêts, mises en dépôts, restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
	422	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.
	423	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.
	424	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.
	425
	426	(% class="box infomessage" %)
	427	(((
15.1	428	(% style="tab-stops:35.4pt" %)Le principe est toujours le même : créer l'évènement, lui rattacher des biens, planifier les mouvements associés et suivre leur état d'avancement pour que le musée soit informé en temps réel des réservations et de la localisation temporaire des biens.
1.1	429	)))
	430
	431	Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur [[les prêts pour exposition à l'extérieur du musée >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]](% style="tab-stops:35.4pt" %)et[[ >>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..les prèts pour expositions.WebHome]][[les dépôts>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Comment gérer les destinataires et les emplacements d'arrivée.WebHome]].
	432
15.1	433	Un article détaillé ensuite [[le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Gérer les états d'avancement .WebHome]]. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que [[Horus Condition Report>>doc:1_Fonctionnalités.E\. Apps.Horus.WebHome]] (constats d'état) ou [[MouvApp>>doc:1_Fonctionnalités.E\. Apps.MouvApp.WebHome]] (suivi des états d'avancement).
1.1	434
	435	Un article détaillé explique aussi [[les demandes de travaux>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20(reproductions,%20copies...)/]].
	436
	437	= Cas particulier des expositions temporaires =
	438
	439	Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.
	440
	441	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).
	442	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Gérer les biens empruntés pour exposition(%%) : cartels , constats d'état.
	443	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.
	444	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Préparer le catalogue d’exposition.
	445	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
	446	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).
	447	* (% style="tab-stops:35.4pt" %)Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.
	448
	449	[[Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Les expositions temporaires (dans les murs).WebHome]]
	450
	451	(% class="box infomessage" %)
	452	(((
15.1	453	Les institutions hésitent à utiliser leurs bases documentaires pour gérer les biens empruntés pour exposition, car saisir des biens empruntés pour expo génère une crainte de confusion avec les biens inscrits au registres.
1.1	454	Depuis l'arrêté du 25 mai 2004 et la séparation physique en base documentaire et registre informatique, cela ne pose aucun problème légal. Une grille de saisie "bien emprunté pour exposition temporaire" permet de gérer ces biens,à minima (l'équivalent d'une fiche cartel + photos), sans risque de confusion avec les biens acquis ou en dépôt...ou le matériel d'étude qui a lui aussi sa place dans les bases documentaires. Cette solution remplace avantageusement les "tableaux Excel" qui circulent par messagerie (et qui s'y perdent parfois). Il est possible de les filtrer par type de bien, en recherche simple avec [[seulement et exclure.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Recherches%20expertes/Recherche/#HFiltresSeulementetExclure:]]
	455	)))
	456
19.1	457	= Organisation de l'espace de travail Gérer =
1.1	458
	459
18.1	460	Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes :
	461
	462	* Événements
	463	* Commissions
	464	* Parcours
	465	* (((
	466	Gestion des matériels, incluant :
	467
	468	* Mouvements
	469	* Biens liés aux événements
	470	* Biens liés aux mouvements
	471	* Colis
	472	* Matériels
	473	* Constats d’état
	474	* Estimations
	475	)))
	476	* Travaux
	477	* Re-localiser
	478	* Import
	479
1.1	480	== Événements ==
	481
18.1	482	[[image:1748246680738-225.png]]
1.1	483
18.1	484
1.1	485	Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :
	486
18.1	487	Traitements
	488
1.1	489	* //commission.//
	490	* //déménagement.//
	491	* //dépôt de plainte.//
	492	* //exposition temporaire au musée.//
	493	* //mise en dépôt.//
	494	* //chantier de collection.//
	495	* //demande de marquage.//
	496	* //demande de mise à disposition sur place.//
	497	* //demande de photographie.//
	498	* //mouvement interne temporaire.//
	499	* //prêt pour exposition.//
	500	* //prêt autre que pour exposition.//
18.1	501	* traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses)
1.1	502
	503
	504
19.1	505	[[image:1748246721383-187.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
18.1	506
	507	À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.
	508
	509	[[image:1748246898627-297.png]]
	510
	511	== Commissions ==
	512
	513	Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article [[commission>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Commissions/]] est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit [[les commissions de radiation ou de déclassement.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]
	514
	515
	516	[[image:1748246981464-764.png]]
	517
	518	== Parcours ==
	519
19.1	520	La table d’autorité des parcours thématiques permet de gérer des classements intellectuels de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections.
18.1	521
19.1	522	Un même bien peut être rattaché à plusieurs parcours simultanément.
18.1	523
19.1	524	[[image:1748248101001-188.png]]
18.1	525
19.1	526	Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours.
18.1	527
19.1	528	[[image:1748248254108-695.png]]
	529
18.1	530	(% style="text-align: center;" %)
19.1	531	(% class="small" %)Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation)
18.1	532
	533
19.1	534	== Gestion matérielle ==
18.1	535
20.1	536	=== (% id="cke_bm_2002166S" style="display:none" %) (%%)Mouvements ===
	537
22.1	538	Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Mouvement (Transports) offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés.
20.1	539
22.1	540	Les mouvements correspondent à tous les types de déplacements de biens : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un emplacement de départ et un emplacement d’arrivée.
20.1	541
22.1	542	* Pour les mouvements de sortie : l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
	543
20.1	544	[[image:2021-12-02_15h35_20.png]]
	545
22.1	546	* pour les mouvements d'entrée : l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.
20.1	547
	548	[[image:2021-12-02_15h36_52.png]]
	549
	550	(% class="box infomessage" %)
	551	(((
	552	Généralement, dans le cas d'exposition à l'extérieur (prêts), on ne renseigne pas l'emplacement exact du bien dans la salle d'exposition, on se contente d'indiquer que le bien est "en mouvement" et c'est le nom de l'organisme de destination (le musée exposant) qui permet de savoir chez qui se déroule l'évènement.
	553
	554	Dans le cas ou vous gérez des expositions temporaires organisées dans votre propre musées, on privilégiera le parcours thématique pour regrouper les biens plutôt que la localisation dans les salles d'exposition. La table d'autorité des parcours thématique servira ainsi de prévisualisation de l'exposition temporaire mais aussi de "mémoire" une fois l'évènement terminé et les biens revenus à leurs emplacements.
	555	)))
	556
	557	(% class="wikigeneratedid" %)
22.1	558	[[image:1748252049272-713.png]]
20.1	559
19.1	560	=== Biens dans l'évènement ===
1.1	561
	562	Les biens concernés par l'événement peuvent lui être directement rattachés :
	563
	564	- en passant par l'intermédiaire d'un panier dans lequel vous auriez au préalable rassemblé les biens concernés.
	565
2.1	566	[[image:2021-12-02_14h45_37.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	567
	568	- via une recherche dans la base documentaire des biens. A noter que, de facto l'évènement deviendra en quelque sorte "le panier des biens concernés".
	569
2.1	570	[[image:2021-12-02_14h45_05.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	571
	572
	573	Les notices Biens dans l'évènement permet de définir des informations complémentaires : dimensions pour emballages, commentaires, cartel...Pour cela, modifier la fiche à l'aide de l'icône de crayon.
	574
	575
2.1	576	[[image:2021-12-02_14h46_41.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	577
	578	Affichage lors de la modification, tous les champs ne remontent pas sur le résumé.
	579
2.1	580	[[image:2021-12-02_14h54_31.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	581
	582	Pour avoir toutes les informations ajoutées sur la fiche bien dans l'évènement, cliquer sur la loupe [[image:2021-12-03_10h40_24.png]]. L'affichage complet de la notice apparait.
	583
2.1	584	[[image:2021-12-02_14h57_21.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	585
	586
20.1	587	=== Biens dans le mouvement ===
1.1	588
22.1	589	Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement. Ce sera essentiellement les emplacements d'arrivée ou des commentaires pour le transport.
1.1	590
2.1	591	[[image:2021-12-03_11h02_28.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	592
19.1	593	=== Colis ===
1.1	594
22.1	595	Cette table permet d'accéder à la liste de tous les colis créés dans la base de données.
	596
2.1	597	[[image:2021-12-03_11h08_59.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	598
20.1	599	=== Matériels ===
	600
22.1	601	Cette table permet d'accéder à la liste de tous les matériels scénographiques créées dans la base de données.
20.1	602
19.1	603	=== Constats d'états ===
1.1	604
22.1	605
1.1	606	Cette table permet de créer et d'historiser des constats d'états qui seront liés aux biens. On peut aussi les lier spécifiquement à un mouvement de sortie ou d'entrée (cf ci-dessus).
	607
2.1	608	[[image:2021-12-03_11h11_51.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	609
19.1	610	=== Estimations ===
1.1	611
	612	La valeur d'assurance du bien peut être saisie directement dans sa notice, mais si vous souhaitez historiser l'évolution de valeurs d'assurances dans le temps vous pourrez lui en rattacher plusieurs (cf ci-dessus).
	613
2.1	614	[[image:2021-12-03_11h14_12.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	615
	616	== Travaux ==
	617
23.1	618	Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.).
1.1	619
23.1	620	(% class="box infomessage" %)
	621	(((
	622	Pour plus d'informations, consulter l'article sur[[ les demande de travaux>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Demandes de travaux (reproductions, copies\.\.\.).WebHome]]
	623	)))
	624
22.1	625	[[image:1748252287878-142.png]]
1.1	626
	627
20.1	628	== (% id="cke_bm_1984623S" style="display:none" %) (%%)Re-localiser ==
19.1	629
23.1	630	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
20.1	631
23.1	632	* Relocalisation sur les biens
	633	* Relocalisation via les paniers
	634	* Relocalisation via les emplacements
19.1	635
23.1	636	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
19.1	637
23.1	638	=== Relocaliser des biens ===
19.1	639
23.1	640	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
19.1	641
23.1	642	[[image:1748252901225-736.png]]
19.1	643
23.1	644	(% class="wikigeneratedid" %)
	645	[[image:1748252928447-170.png]]
19.1	646
23.1	647	=== Relocaliser via les paniers ===
	648
	649	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	650
	651	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	652
	653	[[image:1748252775480-656.png]]
	654
	655
	656	=== Relocaliser via la gestion des emplacements ===
	657
	658	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	659
	660	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau des emplacements ou bien, le niveau et les sous-niveaux inclus.
	661
	662	[[image:1748253080318-157.png]]
	663
	664
10.1	665

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