Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs
Version 60.1 par Doriane Bautista le 2025/09/30 14:33
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
2.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
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4.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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10.1 | 6 | Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**. |
| 7 | |||
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12.1 | 8 | Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur. |
| |
10.1 | 9 | |
| |
13.1 | 10 | Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora. |
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4.1 | 11 | ))) |
| |
2.1 | 12 | |
| |
4.1 | 13 | ((( |
| |
14.1 | 14 | = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? = |
| |
1.1 | 15 | |
| |
14.1 | 16 | La gestion des utilisateurs permet de : |
| |
4.1 | 17 | |
| |
23.1 | 18 | * **sécuriser l’accès** aux données, |
| |
20.1 | 19 | * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel, |
| |
23.1 | 20 | * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun, |
| 21 | * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution. | ||
| |
4.1 | 22 | |
| |
16.1 | 23 | >(% class="small" %)Cas d'usage : |
| |
19.1 | 24 | >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté. |
| |
20.1 | 25 | >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction. |
| 26 | >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique. | ||
| |
16.1 | 27 | |
| |
15.1 | 28 | == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? == |
| |
14.1 | 29 | |
| 30 | Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**. | ||
| 31 | |||
| |
15.1 | 32 | |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple |
| |
14.1 | 33 | |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels. |
| |
57.1 | 34 | |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**. |
| |
14.1 | 35 | |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter. |
| 36 | |||
| |
59.1 | 37 | == Comprendre la notice utilisateur == |
| |
58.1 | 38 | |
| 39 | La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés : | ||
| 40 | |||
| 41 | * **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité. | ||
| 42 | * **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices. | ||
| 43 | * **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent. | ||
| 44 | * **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter. | ||
| 45 | * **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora. | ||
| 46 | * **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe). | ||
| 47 | |||
| 48 | [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 49 | |||
| 50 | |||
| |
25.1 | 51 | = Créer un utilisateur = |
| |
22.1 | 52 | |
| |
43.1 | 53 | 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**. |
| |
26.1 | 54 | 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**. |
| 55 | 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires). | ||
| |
34.1 | 56 | 1. **Enregistrez** la notice. |
| |
35.1 | 57 | 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits. |
| |
34.1 | 58 | 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion. |
| |
22.1 | 59 | |
| 60 | (% class="box successmessage" %) | ||
| |
14.1 | 61 | ((( |
| |
26.1 | 62 | **Bonnes pratiques : ** |
| |
23.3 | 63 | |
| |
35.1 | 64 | * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée. |
| |
57.1 | 65 | * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge. |
| |
35.1 | 66 | * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues. |
| |
37.1 | 67 | * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution. |
| |
14.1 | 68 | ))) |
| 69 | |||
| |
32.1 | 70 | [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 71 | |
| 72 | |||
| |
33.1 | 73 | [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 74 | |
| |
26.1 | 75 | |
| |
33.1 | 76 | [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
27.1 | 77 | |
| |
32.1 | 78 | |
| |
38.1 | 79 | [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 80 | |||
| 81 | |||
| |
48.1 | 82 | = Rechercher un utilisateur = |
| |
47.1 | 83 | |
| |
57.1 | 84 | Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur. |
| |
47.1 | 85 | |
| 86 | 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**. | ||
| 87 | 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité. | ||
| 88 | 1. Lancez la recherche. | ||
| 89 | 1. ((( | ||
| 90 | Deux cas de figure : | ||
| 91 | |||
| |
57.1 | 92 | * si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur, |
| 93 | * si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité. | ||
| |
47.1 | 94 | ))) |
| 95 | |||
| 96 | [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 97 | |||
| 98 | |||
| |
25.1 | 99 | = Modifier un utilisateur = |
| |
16.1 | 100 | |
| |
50.1 | 101 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**. |
| |
38.1 | 102 | 1. Mettez à jour les informations souhaitées. |
| 103 | 1. **Enregistrez** les modifications. | ||
| |
16.1 | 104 | |
| |
45.1 | 105 | (% class="box successmessage" %) |
| 106 | ((( | ||
| 107 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| 108 | |||
| |
57.1 | 109 | * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits. |
| 110 | * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.** | ||
| |
45.1 | 111 | ))) |
| 112 | |||
| |
41.1 | 113 | [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
38.1 | 114 | |
| 115 | |||
| |
43.1 | 116 | [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
41.1 | 117 | |
| 118 | |||
| |
43.1 | 119 | [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
41.1 | 120 | |
| |
43.1 | 121 | |
| |
25.1 | 122 | = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur = |
| |
17.1 | 123 | |
| |
50.1 | 124 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**. |
| |
46.1 | 125 | 1. ((( |
| 126 | Saisissez les informations demandées : | ||
| |
40.1 | 127 | |
| |
46.1 | 128 | * votre mot de passe (administrateur), |
| 129 | * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le. | ||
| 130 | ))) | ||
| 131 | 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**. | ||
| 132 | 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe. | ||
| 133 | |||
| |
39.1 | 134 | (% class="box successmessage" %) |
| 135 | ((( | ||
| 136 | **Bonnes pratiques : ** | ||
| |
18.1 | 137 | |
| |
46.1 | 138 | * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée. |
| |
57.1 | 139 | * **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge. |
| 140 | * Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues. | ||
| 141 | * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution. | ||
| |
39.1 | 142 | ))) |
| 143 | |||
| |
41.1 | 144 | [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
39.1 | 145 | |
| |
40.1 | 146 | |
| |
43.1 | 147 | [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
19.1 | 148 | |
| |
43.1 | 149 | |
| |
41.1 | 150 | = Désactiver un utilisateur = |
| 151 | |||
| |
57.1 | 152 | La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique. |
| |
25.1 | 153 | |
| |
50.1 | 154 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**. |
| |
48.1 | 155 | 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. ** |
| |
46.1 | 156 | 1. **Enregistrez** les modifications. |
| |
57.1 | 157 | 1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée. |
| |
46.1 | 158 | |
| 159 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 160 | ((( | ||
| 161 | **Bonnes pratiques :** | ||
| 162 | |||
| |
57.1 | 163 | * Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension). |
| 164 | * Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour. | ||
| |
46.1 | 165 | ))) |
| 166 | |||
| |
48.1 | 167 | [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 168 | |
| 169 | |||
| |
48.1 | 170 | [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 171 | |
| 172 | |||
| |
48.1 | 173 | [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 174 | |
| |
47.1 | 175 | |
| |
41.1 | 176 | = Supprimer un utilisateur = |
| |
20.1 | 177 | |
| |
50.1 | 178 | La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte. |
| |
21.1 | 179 | |
| |
53.1 | 180 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**. |
| |
50.1 | 181 | 1. Confirmez l’opération. |
| |
23.3 | 182 | |
| |
50.1 | 183 | (% class="box infomessage" %) |
| 184 | ((( | ||
| |
52.1 | 185 | **Points clés ** |
| 186 | |||
| 187 | * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées. | ||
| |
57.1 | 188 | * Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. ((( |
| 189 | [[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
50.1 | 190 | ))) |
| |
52.1 | 191 | ))) |
| |
23.3 | 192 | |
| |
52.1 | 193 | (% class="box successmessage" %) |
| 194 | ((( | ||
| 195 | **Bonnes pratiques :** | ||
| |
23.3 | 196 | |
| |
52.1 | 197 | * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution. |
| 198 | ))) | ||
| |
23.3 | 199 | |
| |
54.1 | 200 | [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 201 | |
| 202 | |||
| |
54.1 | 203 | [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 204 | |
| 205 | |||
| |
51.1 | 206 | |
| |
52.1 | 207 | |
| 208 | |||
| |
4.1 | 209 | |
| 210 | ))) | ||
| 211 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 212 | (% class="box" %) | ||
| 213 | ((( | ||
| 214 | **Sommaire** | ||
| |
38.1 | 215 | |
| 216 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
4.1 | 217 | ))) |
| 218 | |||
| 219 | (% class="box" %) | ||
| 220 | ((( | ||
| 221 | **Aller plus loin** | ||
| |
8.1 | 222 | |
| 223 | * Connaître les groupes standards avant la version 4.7 | ||
| 224 | * Connaître les groupes standards après la version 4.7 | ||
| |
4.1 | 225 | ))) |
| 226 | |||
| 227 | (% class="box" %) | ||
| 228 | ((( | ||
| 229 | **Icônes principales** | ||
| |
59.1 | 230 | |
| 231 | * [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un utilisateur | ||
| 232 | |||
| 233 | * [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur | ||
| 234 | |||
| 235 | * [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs | ||
| 236 | |||
| 237 | * [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur | ||
| 238 | |||
| 239 | * [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur | ||
| 240 | |||
| 241 | * [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur | ||
| |
4.1 | 242 | ))) |
| 243 | ))) | ||
| 244 | |||
| |
5.1 | 245 |