Créer et gérer les utilisateurs

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(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.

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Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.

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Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.

)))

(((

= Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =

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La gestion des utilisateurs permet de :

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* **sécuriser l’accès** aux données,

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* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,

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* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,

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* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.

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>(% class="small" %)Cas d'usage :

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>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.

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>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.

26

>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.

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== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==

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Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.

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|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple

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|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.

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|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.

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|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.

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= Créer un utilisateur =

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1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.

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1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.

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1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).

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1. **Enregistrez** la notice.

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1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.

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1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.

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* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.

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* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.

53

* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme l’envoi de listes de références bibliographiques ou d’archives, ainsi que la création d’**alertes par mail** dans les requêtes.

54

* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.

55

* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.

56

* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.

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)))

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[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Rechercher un utilisateur =

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Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.

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1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.

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1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.

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1. Lancez la recherche.

1. (((

Deux cas de figure :

* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,

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* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.

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)))

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[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Modifier un utilisateur =

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1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.

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1. Mettez à jour les informations souhaitées.

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1. **Enregistrez** les modifications.

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques : **

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* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.

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)))

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[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =

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1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.

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1. (((

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Saisissez les informations demandées :

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* votre mot de passe (administrateur),

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* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.

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)))

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1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.

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1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.

127

* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.

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* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.

129

* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.

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)))

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[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Désactiver un utilisateur =

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Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.

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Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.

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1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.

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1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **

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1. **Enregistrez** les modifications.

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1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques :**

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* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).

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* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.

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* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.

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)))

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[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Supprimer un utilisateur =

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La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.

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1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.

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1. Confirmez l’opération.

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(% class="box infomessage" %)

(((

**Points clés **

* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.

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* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((

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[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques :**

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* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.

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)))

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[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)