Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs

Version 52.1 par Doriane Bautista le 2025/09/30 13:52

version	line-number	content
2.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
10.1	6	Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un compte utilisateur.
	7
12.1	8	Les administrateurs peuvent créer un compte, en modifier les informations, réinitialiser un mot de passe, désactiver temporairement un accès ou supprimer définitivement un utilisateur.
10.1	9
13.1	10	Ils définissent également le rattachement de chaque utilisateur à un groupe, lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
4.1	11	)))
2.1	12
4.1	13	(((
14.1	14	= Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
1.1	15
14.1	16	La gestion des utilisateurs permet de :
4.1	17
23.1	18	* sécuriser l’accès aux données,
20.1	19	* garantir la traçabilité des actions réalisées dans le logiciel,
23.1	20	* adapter les droits selon les responsabilités de chacun,
	21	* ajuster les accès dans le temps selon les besoins de l'institution.
4.1	22
16.1	23	>(% class="small" %)Cas d'usage :
19.1	24	>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
20.1	25	>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
	26	>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
16.1	27
15.1	28	== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
14.1	29
	30	Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : l’utilisateur, le groupe et les rôles.
	31
15.1	32	\|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément\|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition\|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
14.1	33	\|(% style="width:163px" %)Utilisateur\|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.\|(% style="width:323px" %)Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
16.1	34	\|(% style="width:163px" %)Groupe utilisateur\|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)\|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
14.1	35	\|(% style="width:163px" %)Rôles\|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. \|(% style="width:323px" %)Le groupe Conservateur contient des rôles permettant à Marie Dupont de créer, modifier et supprimer les notices de biens qu’elle doit documenter.
	36
25.1	37	= Créer un utilisateur =
22.1	38
43.1	39	1. Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Accès > Utilisateur.
26.1	40	1. Cliquez sur Saisir un nouvel utilisateur.
	41	1. Renseignez au minimum les champs en rouge (obligatoires).
34.1	42	1. Enregistrez la notice.
35.1	43	1. Testez le compte utilisateur : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
34.1	44	1. Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe pour sa première connexion.
22.1	45
	46	(% class="box successmessage" %)
14.1	47	(((
26.1	48	Bonnes pratiques :
23.3	49
35.1	50	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
26.1	51	* Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
35.1	52	* Liez l’utilisateur à sa notice Personne : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs Rédacteur (biens), Relocalisé par (relocalisations), Récolé par (récolement) ou Suivi par (évènements) dans les notices.
	53	* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
37.1	54	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, les codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
14.1	55	)))
	56
32.1	57	[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	58
	59
33.1	60	[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	61
26.1	62
33.1	63	[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27.1	64
32.1	65
38.1	66	[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67
	68
48.1	69	= Rechercher un utilisateur =
47.1	70
	71	Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
	72
	73	1. Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, cliquez sur l’icône Loupe.
	74	1. Renseignez le nom et/ou le prénom de l’utilisateur souhaité.
	75	1. Lancez la recherche.
	76	1. (((
	77	Deux cas de figure :
	78
	79	* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
	80	* si plusieurs résultats apparaissent, une liste d’utilisateurs s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
	81	)))
	82
	83	[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	84
	85
25.1	86	= Modifier un utilisateur =
16.1	87
50.1	88	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
38.1	89	1. Mettez à jour les informations souhaitées.
	90	1. Enregistrez les modifications.
16.1	91
45.1	92	(% class="box successmessage" %)
	93	(((
	94	Bonnes pratiques :
	95
	96	* Lorsqu’un agent change de fonction, modifiez son groupe utilisateur afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la description des groupes disponibles dans la rubrique Aller plus loin.
	97	)))
	98
41.1	99	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38.1	100
	101
43.1	102	[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	103
	104
43.1	105	[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	106
43.1	107
25.1	108	= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
17.1	109
50.1	110	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône Réinitialiser le mot de passe.
46.1	111	1. (((
	112	Saisissez les informations demandées :
40.1	113
46.1	114	* votre mot de passe (administrateur),
	115	* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
	116	)))
	117	1. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
	118	1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
	119
39.1	120	(% class="box successmessage" %)
	121	(((
	122	Bonnes pratiques :
18.1	123
46.1	124	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
39.1	125	* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
	126	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, la réinitialisation des mots de passe n'est pas gérée dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
	127	)))
	128
41.1	129	[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39.1	130
40.1	131
43.1	132	[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	133
43.1	134
41.1	135	= Désactiver un utilisateur =
	136
46.1	137	Un utilisateur peut être désactivé temporairement.
	138	Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
25.1	139
50.1	140	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Modifier.
48.1	141	1. Cochez l’option Désactiver l’utilisateur et indiquez la raison de l'inactivation.
46.1	142	1. Enregistrez les modifications.
48.1	143	1. Testez le compte utilisateur avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
46.1	144
	145	(% class="box successmessage" %)
	146	(((
	147	Bonnes pratiques :
	148
	149	* La désactivation est à privilégier pour les absences temporaires (ex. disponibilité, congé long, suspension).
	150	* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
	151	* Préférez la désactivation à la suppression afin de préserver l’historique documentaire.
	152	)))
	153
48.1	154	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	155
	156
48.1	157	[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	158
	159
48.1	160	[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46.1	161
47.1	162
41.1	163	= Supprimer un utilisateur =
20.1	164
50.1	165	La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
21.1	166
50.1	167	1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur Supprimer l’utilisateur.
	168	1. Confirmez l’opération.
23.3	169
50.1	170	(% class="box successmessage" %)
	171	(((
23.3	172
50.1	173	)))
23.3	174
50.1	175	(% class="box infomessage" %)
	176	(((
52.1	177	Points clés
	178
	179	* La suppression affecte uniquement le compte utilisateur et les données techniques qui y sont liées.
	180	* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
	181	[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur : Saisi par / Modifié par sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50.1	182	)))
52.1	183	)))
23.3	184
52.1	185	(% class="box successmessage" %)
	186	(((
	187	Bonnes pratiques :
23.3	188
52.1	189	* Privilégiez la désactivation plutôt que la suppression afin de conserver l’historique.
	190	* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
	191	)))
23.3	192
50.1	193
	194
	195
	196
51.1	197
52.1	198
	199
4.1	200
	201	)))
	202	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	203	(% class="box" %)
	204	(((
	205	Sommaire
38.1	206
	207	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
4.1	208	)))
	209
	210	(% class="box" %)
	211	(((
	212	Aller plus loin
8.1	213
	214	* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
	215	* Connaître les groupes standards après la version 4.7
4.1	216	)))
	217
	218	(% class="box" %)
	219	(((
	220	Icônes principales
	221	)))
	222	)))
	223
5.1	224

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