Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs

Version 46.1 par Doriane Bautista le 2025/09/29 11:16

version	line-number	content
2.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
10.1	6	Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un compte utilisateur.
	7
12.1	8	Les administrateurs peuvent créer un compte, en modifier les informations, réinitialiser un mot de passe, désactiver temporairement un accès ou supprimer définitivement un utilisateur.
10.1	9
13.1	10	Ils définissent également le rattachement de chaque utilisateur à un groupe, lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
4.1	11	)))
2.1	12
4.1	13	(((
14.1	14	= Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
1.1	15
14.1	16	La gestion des utilisateurs permet de :
4.1	17
23.1	18	* sécuriser l’accès aux données,
20.1	19	* garantir la traçabilité des actions réalisées dans le logiciel,
23.1	20	* adapter les droits selon les responsabilités de chacun,
	21	* ajuster les accès dans le temps selon les besoins de l'institution.
4.1	22
16.1	23	>(% class="small" %)Cas d'usage :
19.1	24	>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
20.1	25	>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
	26	>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
16.1	27
15.1	28	== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
14.1	29
	30	Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : l’utilisateur, le groupe et les rôles.
	31
15.1	32	\|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément\|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition\|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
14.1	33	\|(% style="width:163px" %)Utilisateur\|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.\|(% style="width:323px" %)Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
16.1	34	\|(% style="width:163px" %)Groupe utilisateur\|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)\|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
14.1	35	\|(% style="width:163px" %)Rôles\|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. \|(% style="width:323px" %)Le groupe Conservateur contient des rôles permettant à Marie Dupont de créer, modifier et supprimer les notices de biens qu’elle doit documenter.
	36
25.1	37	= Créer un utilisateur =
22.1	38
43.1	39	1. Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Accès > Utilisateur.
26.1	40	1. Cliquez sur Saisir un nouvel utilisateur.
	41	1. Renseignez au minimum les champs en rouge (obligatoires).
34.1	42	1. Enregistrez la notice.
35.1	43	1. Testez le compte utilisateur : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
34.1	44	1. Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe pour sa première connexion.
22.1	45
	46	(% class="box successmessage" %)
14.1	47	(((
26.1	48	Bonnes pratiques :
23.3	49
35.1	50	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
26.1	51	* Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
35.1	52	* Liez l’utilisateur à sa notice Personne : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs Rédacteur (biens), Relocalisé par (relocalisations), Récolé par (récolement) ou Suivi par (évènements) dans les notices.
	53	* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
37.1	54	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, les codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
14.1	55	)))
	56
32.1	57	[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	58
	59
33.1	60	[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16.1	61
26.1	62
33.1	63	[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27.1	64
32.1	65
38.1	66	[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67
	68
25.1	69	= Modifier un utilisateur =
16.1	70
45.1	71	1. Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, recherchez l’utilisateur concerné.
38.1	72	1. Cliquez sur Modifier.
	73	1. Mettez à jour les informations souhaitées.
	74	1. Enregistrez les modifications.
16.1	75
45.1	76	(% class="box successmessage" %)
	77	(((
	78	Bonnes pratiques :
	79
	80	* Lorsqu’un agent change de fonction, modifiez son groupe utilisateur afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la description des groupes disponibles dans la rubrique Aller plus loin.
	81	)))
	82
41.1	83	[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38.1	84
	85
41.1	86	[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38.1	87
	88
43.1	89	[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	90
	91
43.1	92	[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41.1	93
43.1	94
25.1	95	= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
17.1	96
46.1	97	1. Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, recherchez l’utilisateur concerné.
43.1	98	1. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
46.1	99	1. (((
	100	Saisissez les informations demandées :
40.1	101
46.1	102	* votre mot de passe (administrateur),
	103	* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
	104	)))
	105	1. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
	106	1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
	107
39.1	108	(% class="box successmessage" %)
	109	(((
	110	Bonnes pratiques :
18.1	111
46.1	112	* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
39.1	113	* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le modifier dès sa première connexion. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
	114	* Pour les clients dont l’accès est géré par un SSO (authentification unique) ou un LDAP, la réinitialisation des mots de passe n'est pas gérée dans Flora : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
	115	)))
	116
40.1	117	[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39.1	118
	119
41.1	120	[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39.1	121
40.1	122
43.1	123	[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19.1	124
43.1	125
41.1	126	= Désactiver un utilisateur =
	127
46.1	128	Un utilisateur peut être désactivé temporairement.
	129	Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
25.1	130
46.1	131	Procédure :
	132
	133	1. Dans l’espace de travail Administration > Accès > Utilisateur, recherchez l’utilisateur concerné.
	134	1. Cliquez sur Modifier.
	135	1. Cochez l’option Désactiver l’utilisateur.
	136	1. Enregistrez les modifications.
	137
	138	(% class="box successmessage" %)
	139	(((
	140	Bonnes pratiques :
	141
	142	* La désactivation est à privilégier pour les absences temporaires (ex. disponibilité, congé long, suspension).
	143	* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
	144	* Préférez la désactivation à la suppression afin de préserver l’historique documentaire.
	145	)))
	146
	147
	148
	149
	150
	151
41.1	152	= Supprimer un utilisateur =
20.1	153
21.1	154
23.3	155
	156
	157
	158
	159
	160
4.1	161
	162	)))
	163	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	164	(% class="box" %)
	165	(((
	166	Sommaire
38.1	167
	168	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
4.1	169	)))
	170
	171	(% class="box" %)
	172	(((
	173	Aller plus loin
8.1	174
	175	* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
	176	* Connaître les groupes standards après la version 4.7
4.1	177	)))
	178
	179	(% class="box" %)
	180	(((
	181	Icônes principales
	182	)))
	183	)))
	184
5.1	185

Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs

Rechercher