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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 8.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 13:48
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À la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:28
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,79 +3,155 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7 +
8 +Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
9 +
10 +Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -
14 += Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
11 11  
16 +La gestion des utilisateurs permet de :
12 12  
18 +* **sécuriser l’accès** aux données,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 +* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 +* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
13 13  
14 -
15 -)))
16 -)))|(% style="width:300px" %)(((
17 -(% class="box" %)
18 -(((
19 -**Sommaire**
20 -)))
23 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
24 +>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
21 21  
22 -(% class="box" %)
28 +== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
29 +
30 +Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
31 +
32 +|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 +|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 +|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 +
37 += Créer un utilisateur =
38 +
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 +1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 +1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
45 +
46 +(% class="box successmessage" %)
23 23  (((
24 -**Aller plus loin**
48 +**Bonnes pratiques : **
25 25  
26 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
27 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
28 28  )))
29 29  
30 -(% class="box" %)
31 -(((
32 -**Icônes principales**
57 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +
59 +
60 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +
62 +
63 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +
65 +
66 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +
69 += Rechercher un utilisateur =
70 +
71 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
72 +
73 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 +1. Lancez la recherche.
76 +1. (((
77 +Deux cas de figure :
78 +
79 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
33 33  )))
34 -)))
35 35  
36 -= Profils utilisateurs =
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
39 39  
40 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
86 += Modifier un utilisateur =
41 41  
42 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
88 +1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 +1. **Enregistrez** les modifications.
43 43  
44 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
92 +(% class="box successmessage" %)
93 +(((
94 +**Bonnes pratiques : **
45 45  
46 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
96 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
97 +)))
47 47  
48 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
99 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
51 51  
102 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
53 -= Créer un nouvel utilisateur =
54 54  
55 -== En consultation ==
105 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
58 58  
59 -(% class="\" %)
108 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
109 +
110 +1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 +1. (((
112 +Saisissez les informations demandées :
113 +
114 +* votre mot de passe (administrateur),
115 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 +)))
117 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
119 +
120 +(% class="box successmessage" %)
60 60  (((
61 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
122 +**Bonnes pratiques : **
62 62  
63 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
124 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
64 64  )))
65 65  
66 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
129 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 -== En saisie ==
69 69  
70 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
132 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
73 73  
135 += Désactiver un utilisateur =
74 74  
137 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
75 75  
140 +**Procédure :**
76 76  
142 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
143 +1. Cliquez sur **Modifier**.
144 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur**.
145 +1. **Enregistrez** les modifications.
77 77  
147 +(% class="box successmessage" %)
148 +(((
149 +**Bonnes pratiques :**
78 78  
151 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
152 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
153 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
154 +)))
79 79  
80 80  
81 81  
... ... @@ -83,6 +83,7 @@
83 83  
84 84  
85 85  
162 += Supprimer un utilisateur =
86 86  
87 87  
88 88  
... ... @@ -92,3 +92,27 @@
92 92  
93 93  
94 94  
172 +)))
173 +)))|(% style="width:300px" %)(((
174 +(% class="box" %)
175 +(((
176 +**Sommaire**
177 +
178 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
179 +)))
180 +
181 +(% class="box" %)
182 +(((
183 +**Aller plus loin**
184 +
185 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
186 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
187 +)))
188 +
189 +(% class="box" %)
190 +(((
191 +**Icônes principales**
192 +)))
193 +)))
194 +
195 +
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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