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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 70.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 11:43
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À la version 43.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/29 10:47
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,124 +3,55 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.
6 +Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7 7  
8 -Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.
8 +Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
9 9  
10 10  Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
14 += Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
15 15  
16 -La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
16 +La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -== Les comptes utilisateurs ==
18 +* **sécuriser l’accès** aux données,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 +* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 +* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
19 19  
20 -C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.
21 -Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
23 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
24 +>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
22 22  
23 -* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
24 -* son statut actif/inactif ;
25 -* son appartenance à un groupe.
28 +== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
26 26  
27 -Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
30 +Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
28 28  
29 ->(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
32 +|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 +|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 +|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
30 30  
31 -== Les groupes utilisateurs ==
37 += Créer un utilisateur =
32 32  
33 -Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).
34 -Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
35 -
36 -Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
37 -
38 -Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
39 -
40 ->(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
41 -
42 -== Les rôles ==
43 -
44 -Troisième niveau : le niveau déterminant.
45 -Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
46 -
47 -* quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
48 -* quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
49 -* quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
50 -
51 -Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
52 -ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.
53 -
54 ->(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
55 -
56 -(% class="box warningmessage" %)
57 -(((
58 -Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
59 -
60 -**Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**
61 -Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
62 -)))
63 -
64 -(% class="box infomessage" %)
65 -(((
66 -== Synthèse ==
67 -
68 -La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
69 -
70 -1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe
71 -1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles
72 -1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
73 -)))
74 -
75 -= Consulter une notice utilisateur =
76 -
77 -== Rechercher un utilisateur ==
78 -
79 -1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
80 -1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
81 -1. Lancez la recherche :
82 -1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
83 -1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
84 -
85 -[[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -== Comprendre la notice utilisateur ==
89 -
90 -La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
91 -
92 -* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
93 -* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
94 -* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
95 -* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
96 -* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
97 -
98 -[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -= Créer un nouvel utilisateur =
101 -
102 102  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
103 -1. Cliquez sur  le + pour **saisir un nouvel utilisateur**.
40 +1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
104 104  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
105 105  1. **Enregistrez** la notice.
106 106  1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
107 107  1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
108 108  
109 -(% class="box infomessage" %)
46 +(% class="box successmessage" %)
110 110  (((
111 -**Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques**
48 +**Bonnes pratiques : **
112 112  
113 -* Les mots de passe doivent respecter les **règles de sécurité définies dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial).
114 -Les critères validés s’affichent **en bleu**, ceux non respectés **en rouge**.
115 -
116 -
117 -
118 -* Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le **modifier à sa première connexion**.
119 -Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.
120 -
121 -
122 -
123 -* Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
124 124  )))
125 125  
126 126  [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -137,17 +137,13 @@
137 137  
138 138  = Modifier un utilisateur =
139 139  
140 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
71 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur **: recherchez l’utilisateur concerné.
72 +1. Cliquez sur **Modifier**.
141 141  1. Mettez à jour les informations souhaitées.
142 142  1. **Enregistrez** les modifications.
143 143  
144 -(% class="box successmessage" %)
145 -(((
146 -**Bonnes pratiques : **
76 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
149 -* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
150 -)))
151 151  
152 152  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
... ... @@ -160,26 +160,25 @@
160 160  
161 161  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
162 162  
163 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
164 -1. (((
165 -Saisissez les informations demandées :
166 -
167 -* votre mot de passe (administrateur),
168 -* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
169 -)))
90 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur : r**echerchez l’utilisateur concerné.
170 170  1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
171 -1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
92 +1. Indiquez votre mot de passe
93 +1. Indiquez le nouveau mot de passe de l'utilisateur et confirmez.
94 +1. **Cliquez sur réinitialiser le mot de passe. **
95 +1. **Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe**.
172 172  
173 173  (% class="box successmessage" %)
174 174  (((
175 175  **Bonnes pratiques : **
176 176  
177 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
178 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
179 -* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
180 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
101 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
102 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
103 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
181 181  )))
182 182  
106 +[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +
108 +
183 183  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
185 185  
... ... @@ -188,63 +188,17 @@
188 188  
189 189  = Désactiver un utilisateur =
190 190  
191 -La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
117 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
192 192  
193 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
194 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
195 -1. **Enregistrez** les modifications.
196 -1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
197 -
198 -(% class="box successmessage" %)
199 -(((
200 -**Bonnes pratiques :**
201 -
202 -* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
203 -* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
204 -)))
205 -
206 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 -
208 -
209 -[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 -
211 -
212 -[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 -
214 -
215 215  = Supprimer un utilisateur =
216 216  
217 -La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
218 218  
219 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
220 -1. Confirmez l’opération.
221 221  
222 -(% class="box infomessage" %)
223 -(((
224 -**Points clés  **
225 225  
226 -* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
227 -* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
228 -[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 -)))
230 -)))
231 231  
232 -(% class="box successmessage" %)
233 -(((
234 -**Bonnes pratiques :**
235 235  
236 -* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
237 -)))
238 238  
239 -[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
241 -
242 -[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 -
244 -
245 -
246 -
247 -
248 248  
249 249  )))
250 250  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -259,25 +259,13 @@
259 259  (((
260 260  **Aller plus loin**
261 261  
262 -* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
263 -* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
142 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
143 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
264 264  )))
265 265  
266 266  (% class="box" %)
267 267  (((
268 268  **Icônes principales**
269 -
270 -* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
271 -
272 -* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
273 -
274 -* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
275 -
276 -* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
277 -
278 -* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
279 -
280 -* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
281 281  )))
282 282  )))
283 283  
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