Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43

From 68.1 to 69.1

Depuis la version 69.1

modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 11:37

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 75.1

modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 16:43

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -82,7 +82,7 @@
 *. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
 *. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
--[[image:1758894846450-231.png]]
++[[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Comprendre la notice utilisateur ==
@@ -97,47 +97,68 @@
  [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Créer un utilisateur =
++= Créer un nouvel utilisateur =
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **>  **Utilisateur**.
--1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
--1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
++1. Cliquez sur **+** pour **saisir un nouvel utilisateur**.
++1. Renseignez au minimum les champs obligatoires
++1*. Qualificatif
++1*. Nom
++1*. Prénom
++1*. Site
++1*. Code (identifiant de l'utilisateur)
++1*. Mot de passe (La jauge se remplit progressivement en bleu à mesure que les critères de sécurité sont respectés.)
++1*. Confirmation du mot de passe (doit être identique au mot de passe pour faire apparaitre le bouton Enregistrer)
++1*. Langue
++1*. Groupe
 . **Enregistrez** la notice.
--1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
++1. **Testez le compte utilisateur** en vous connectant avec l'identifiant (code) et le mot de passe renseigné.
 . **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++**Bonne pratique :**
--* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
--* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
--* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
--* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
++Rattachez systématiquement chaque **utilisateur** à sa notice de la table **Personnes**.
++Ce lien permet d’alimenter automatiquement les champs :
++
++* **Rédacteur** (notices de biens),
++* **Relocalisé par**,
++* **Récolé par**,
++* **Suivi par** (évènements).
++
++Cette association garantit une **saisie plus rapide**, cohérente et facilite la **traçabilité** des actions réalisées par chaque utilisateur dans Flora
  )))
--[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques**
++* Les mots de passe doivent respecter les **règles de sécurité définies dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial).
++Les critères validés s’affichent **en bleu**, ceux non respectés **en rouge**.
--[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le **modifier à sa première connexion**.
++Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.
--[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
++)))
++[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  = Modifier un utilisateur =
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
 . Mettez à jour les informations souhaitées.
--1. **Enregistrez** les modifications.
++1. **Enregistrez** les modifications.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++**Astuce : **
  * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
  * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
@@ -146,12 +146,6 @@
  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
@@ -164,14 +164,14 @@
 . Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
 . Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++* Lorsqu’un mot de passe initial est réinitialisé l’utilisateur doit le **modifier à sa prochaine connexion**.
++Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.
--* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
--* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
--* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
--* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
++
++
++* Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
  )))
  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -182,7 +182,7 @@
  = Désactiver un utilisateur =
--La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
++La désactivation permet de** couper l’accès à Flora**, de manière temporaire ou définitive, tout en conservant le compte et l’historique associé.
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
 . Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
@@ -189,12 +189,20 @@
 . **Enregistrez** les modifications.
 . **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques :**
++**Attention : Ne jamais effacer un compte ayant saisi des données**
--* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
--* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
++Ne **supprimez jamais** un utilisateur qui a saisi ou modifié des informations dans Flora.
++La suppression du compte entraîne la **perte des références** dans les champs tels que :
++
++* **Saisi par**,
++* **Modifié par**,
++* ou tout autre champ d’historique lié à son activité.
++
++Pour préserver l’intégrité des données et la traçabilité, utilisez plutôt la **désactivation** du compte, qui coupe l’accès sans effacer l’historique.
++
++[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -213,21 +213,20 @@
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
 . Confirmez l’opération.
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Points clés  **
++**Attention : Ne jamais effacer un compte ayant saisi des données**
--* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
--* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
--[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))
++Ne **supprimez jamais** un utilisateur qui a saisi ou modifié des informations dans Flora.
++La suppression du compte entraîne la **perte des références** dans les champs tels que :
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques :**
++* **Saisi par**,
++* **Modifié par**,
++* ou tout autre champ d’historique lié à son activité.
--* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
++Pour préserver l’intégrité des données et la traçabilité, utilisez plutôt la **désactivation** du compte, qui coupe l’accès sans effacer l’historique.
++
++[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
  [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -234,12 +234,6 @@
  [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -253,6 +253,7 @@
  (((
  **Aller plus loin**
++* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
  * [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
  )))
@@ -264,9 +264,9 @@
  * [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
  * [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
--
--* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
--
++
++
++
  * [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
  * [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur