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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 69.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 11:37
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,100 +3,37 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.
6 +Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7 7  
8 -Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.
8 +Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
9 9  
10 10  Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
14 += Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
15 15  
16 -La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
16 +La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -== Les comptes utilisateurs ==
18 +* **sécuriser l’accès** aux données,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 +* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 +* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
19 19  
20 -C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.
21 -Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
23 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
24 +>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
22 22  
23 -* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
24 -* son statut actif/inactif ;
25 -* son appartenance à un groupe.
28 +== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
26 26  
27 -Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
30 +Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
28 28  
29 ->(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
32 +|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 +|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 +|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
30 30  
31 -== Les groupes utilisateurs ==
32 -
33 -Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).
34 -Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
35 -
36 -Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
37 -
38 -Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
39 -
40 ->(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
41 -
42 -== Les rôles ==
43 -
44 -Troisième niveau : le niveau déterminant.
45 -Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
46 -
47 -* quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
48 -* quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
49 -* quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
50 -
51 -Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
52 -ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.
53 -
54 ->(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
55 -
56 -(% class="box warningmessage" %)
57 -(((
58 -Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
59 -
60 -**Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**
61 -Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
62 -)))
63 -
64 -(% class="box infomessage" %)
65 -(((
66 -== Synthèse ==
67 -
68 -La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
69 -
70 -1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe
71 -1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles
72 -1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
73 -)))
74 -
75 -= Consulter une notice utilisateur =
76 -
77 -== Rechercher un utilisateur ==
78 -
79 -1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
80 -1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
81 -1. Lancez la recherche :
82 -1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
83 -1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
84 -
85 -[[image:1758894846450-231.png]]
86 -
87 -
88 -== Comprendre la notice utilisateur ==
89 -
90 -La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
91 -
92 -* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
93 -* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
94 -* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
95 -* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
96 -* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
97 -
98 -[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 100  = Créer un utilisateur =
101 101  
102 102  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
... ... @@ -111,7 +111,8 @@
111 111  **Bonnes pratiques : **
112 112  
113 113  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
114 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
115 115  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
116 116  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
117 117  )))
... ... @@ -128,7 +128,23 @@
128 128  [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 130  
69 += Rechercher un utilisateur =
131 131  
71 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
72 +
73 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 +1. Lancez la recherche.
76 +1. (((
77 +Deux cas de figure :
78 +
79 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
81 +)))
82 +
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +
85 +
132 132  = Modifier un utilisateur =
133 133  
134 134  1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
... ... @@ -139,8 +139,7 @@
139 139  (((
140 140  **Bonnes pratiques : **
141 141  
142 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
143 -* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
96 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
144 144  )))
145 145  
146 146  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -169,9 +169,8 @@
169 169  **Bonnes pratiques : **
170 170  
171 171  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
172 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
173 -* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
174 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
125 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
175 175  )))
176 176  
177 177  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -182,19 +182,21 @@
182 182  
183 183  = Désactiver un utilisateur =
184 184  
185 -La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
137 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
186 186  
187 187  1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
188 188  1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
189 189  1. **Enregistrez** les modifications.
190 -1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
143 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
191 191  
192 192  (% class="box successmessage" %)
193 193  (((
194 194  **Bonnes pratiques :**
195 195  
196 -* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
197 -* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
149 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
150 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
151 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
198 198  )))
199 199  
200 200  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -210,16 +210,21 @@
210 210  
211 211  La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
212 212  
213 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
167 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer l’utilisateur**.
214 214  1. Confirmez l’opération.
215 215  
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +
173 +)))
174 +
216 216  (% class="box infomessage" %)
217 217  (((
218 218  **Points clés  **
219 219  
220 220  * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
221 -* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
222 -[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
181 +[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  )))
224 224  )))
225 225  
... ... @@ -227,13 +227,12 @@
227 227  (((
228 228  **Bonnes pratiques :**
229 229  
189 +* Privilégiez la **désactivation** plutôt que la suppression afin de conserver l’historique.
230 230  * N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
231 231  )))
232 232  
233 -[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 235  
236 -[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 238  
239 239  
... ... @@ -253,25 +253,13 @@
253 253  (((
254 254  **Aller plus loin**
255 255  
256 -* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
257 -* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
214 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
215 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
258 258  )))
259 259  
260 260  (% class="box" %)
261 261  (((
262 262  **Icônes principales**
263 -
264 -* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
265 -
266 -* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
267 -
268 -* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
269 -
270 -* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
271 -
272 -* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
273 -
274 -* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
275 275  )))
276 276  )))
277 277  
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