Skip to Content

Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 69.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 11:37
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 39.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 15:52
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,103 +3,40 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.
6 +Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7 7  
8 -Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.
8 +Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
9 9  
10 10  Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
14 += Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
15 15  
16 -La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
16 +La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -== Les comptes utilisateurs ==
18 +* **sécuriser l’accès** aux données,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 +* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 +* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
19 19  
20 -C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.
21 -Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
23 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
24 +>(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
22 22  
23 -* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
24 -* son statut actif/inactif ;
25 -* son appartenance à un groupe.
28 +== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
26 26  
27 -Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
30 +Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
28 28  
29 ->(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
32 +|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 +|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 +|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
30 30  
31 -== Les groupes utilisateurs ==
32 -
33 -Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).
34 -Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
35 -
36 -Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
37 -
38 -Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
39 -
40 ->(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
41 -
42 -== Les rôles ==
43 -
44 -Troisième niveau : le niveau déterminant.
45 -Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
46 -
47 -* quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
48 -* quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
49 -* quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
50 -
51 -Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
52 -ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.
53 -
54 ->(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
55 -
56 -(% class="box warningmessage" %)
57 -(((
58 -Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
59 -
60 -**Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**
61 -Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
62 -)))
63 -
64 -(% class="box infomessage" %)
65 -(((
66 -== Synthèse ==
67 -
68 -La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
69 -
70 -1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe
71 -1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles
72 -1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
73 -)))
74 -
75 -= Consulter une notice utilisateur =
76 -
77 -== Rechercher un utilisateur ==
78 -
79 -1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
80 -1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
81 -1. Lancez la recherche :
82 -1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
83 -1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
84 -
85 -[[image:1758894846450-231.png]]
86 -
87 -
88 -== Comprendre la notice utilisateur ==
89 -
90 -La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
91 -
92 -* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
93 -* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
94 -* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
95 -* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
96 -* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
97 -
98 -[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 100  = Créer un utilisateur =
101 101  
102 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> ** Accès **> **Utilisateur**.
103 103  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
104 104  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
105 105  1. **Enregistrez** la notice.
... ... @@ -111,7 +111,8 @@
111 111  **Bonnes pratiques : **
112 112  
113 113  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
114 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
115 115  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
116 116  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
117 117  )))
... ... @@ -128,117 +128,45 @@
128 128  [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 130  
131 -
132 132  = Modifier un utilisateur =
133 133  
134 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
71 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Administrer > Accès > Utilisateur**.
72 +1. Recherchez l’utilisateur concerné.
73 +1. Cliquez sur **Modifier**.
135 135  1. Mettez à jour les informations souhaitées.
136 136  1. **Enregistrez** les modifications.
137 137  
138 -(% class="box successmessage" %)
139 -(((
140 -**Bonnes pratiques : **
141 141  
142 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
143 -* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
144 -)))
145 145  
146 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 148  
149 -[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 -
151 -
152 -[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 -
154 -
155 155  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
156 156  
157 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
158 -1. (((
159 -Saisissez les informations demandées :
160 -
161 -* votre mot de passe (administrateur),
162 -* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
163 -)))
164 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
165 -1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
166 -
167 167  (% class="box successmessage" %)
168 168  (((
169 169  **Bonnes pratiques : **
170 170  
171 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
172 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
173 -* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
174 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
87 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
88 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
89 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
175 175  )))
176 176  
177 -[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 179  
180 -[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
95 += Désactiver un profil utilisateur =
182 182  
183 -= Désactiver un utilisateur =
97 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
184 184  
185 -La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
99 += Supprimer un profil utilisateur =
186 186  
187 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
188 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
189 -1. **Enregistrez** les modifications.
190 -1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
191 191  
192 -(% class="box successmessage" %)
193 -(((
194 -**Bonnes pratiques :**
195 195  
196 -* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
197 -* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
198 -)))
199 199  
200 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 202  
203 -[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 204  
205 205  
206 -[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 -
208 -
209 -= Supprimer un utilisateur =
210 -
211 -La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
212 -
213 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
214 -1. Confirmez l’opération.
215 -
216 -(% class="box infomessage" %)
217 -(((
218 -**Points clés  **
219 -
220 -* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
221 -* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
222 -[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 -)))
224 -)))
225 -
226 -(% class="box successmessage" %)
227 -(((
228 -**Bonnes pratiques :**
229 -
230 -* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
231 -)))
232 -
233 -[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 -
235 -
236 -[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 -
238 -
239 -
240 -
241 -
242 242  
243 243  )))
244 244  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -253,25 +253,13 @@
253 253  (((
254 254  **Aller plus loin**
255 255  
256 -* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
257 -* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
122 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
123 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
258 258  )))
259 259  
260 260  (% class="box" %)
261 261  (((
262 262  **Icônes principales**
263 -
264 -* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
265 -
266 -* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
267 -
268 -* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
269 -
270 -* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
271 -
272 -* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
273 -
274 -* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
275 275  )))
276 276  )))
277 277  
1758894846450-231.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -178.1 KB
Contenu
1758894861551-988.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -178.1 KB
Contenu
1758894985300-265.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -185.0 KB
Contenu
1758895021712-326.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -187.5 KB
Contenu
1758895085671-783.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -187.7 KB
Contenu
1759135113032-716.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -179.6 KB
Contenu
1759135149088-581.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -185.6 KB
Contenu
1759135234861-647.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -166.6 KB
Contenu
1759135496619-329.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -221.5 KB
Contenu
1759232076041-782.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -224.1 KB
Contenu
1759232110690-885.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -228.1 KB
Contenu
1759232231542-424.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.3 MB
Contenu
1759232787404-483.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -333.8 KB
Contenu
1759232803928-841.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -333.8 KB
Contenu
1759233231191-643.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -195.7 KB
Contenu
1759233299701-820.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -207.5 KB
Contenu
1759235061114-929.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -110.0 KB
Contenu
1759235363456-514.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -613 bytes
Contenu
1759235378625-592.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -907 bytes
Contenu
1759235389129-627.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.6 KB
Contenu
1759235413565-330.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -7.8 KB
Contenu
1759235459859-991.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -926 bytes
Contenu
1759235517415-813.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.2 KB
Contenu