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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 59.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:33
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À la version 8.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 13:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,243 +3,92 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7 -
8 -Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
9 -
10 -Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
10 +
15 15  
16 -La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
22 22  
23 ->(% class="small" %)Cas d'usage :
24 ->(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 ->(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 ->(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
27 -
28 -== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
29 -
30 -Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
31 -
32 -|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 -|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 -|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 -
37 -== Comprendre la notice utilisateur ==
38 -
39 -La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
40 -
41 -* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
42 -* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
43 -* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
44 -* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
45 -* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
46 -* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
47 -
48 -[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 -
50 -
51 -= Créer un utilisateur =
52 -
53 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
54 -1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
55 -1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
56 -1. **Enregistrez** la notice.
57 -1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
58 -1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
59 -
60 -(% class="box successmessage" %)
14 +
15 +)))
16 +)))|(% style="width:300px" %)(((
17 +(% class="box" %)
61 61  (((
62 -**Bonnes pratiques : **
63 -
64 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
65 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
66 -* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
67 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
19 +**Sommaire**
68 68  )))
69 69  
70 -[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 +(% class="box" %)
23 +(((
24 +**Aller plus loin**
71 71  
72 -
73 -[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 -
75 -
76 -[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -
79 -[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -= Rechercher un utilisateur =
83 -
84 -Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
85 -
86 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
87 -1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
88 -1. Lancez la recherche.
89 -1. (((
90 -Deux cas de figure :
91 -
92 -* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
93 -* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
26 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
27 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
94 94  )))
95 95  
96 -[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 -
98 -
99 -= Modifier un utilisateur =
100 -
101 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
102 -1. Mettez à jour les informations souhaitées.
103 -1. **Enregistrez** les modifications.
104 -
105 -(% class="box successmessage" %)
30 +(% class="box" %)
106 106  (((
107 -**Bonnes pratiques : **
108 -
109 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
110 -* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
32 +**Icônes principales**
111 111  )))
34 +)))
112 112  
113 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 += Profils utilisateurs =
114 114  
38 +Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
115 115  
116 -[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
117 117  
42 +Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
118 118  
119 -[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
120 120  
46 +L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
121 121  
122 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
48 +Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
123 123  
124 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
125 -1. (((
126 -Saisissez les informations demandées :
50 +De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
127 127  
128 -* votre mot de passe (administrateur),
129 -* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
130 -)))
131 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
132 -1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
133 133  
134 -(% class="box successmessage" %)
135 -(((
136 -**Bonnes pratiques : **
53 += Créer un nouvel utilisateur =
137 137  
138 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
139 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
140 -* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
141 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
142 -)))
55 +== En consultation ==
143 143  
144 -[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
145 145  
146 -
147 -[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 -
149 -
150 -= Désactiver un utilisateur =
151 -
152 -La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
153 -
154 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
155 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
156 -1. **Enregistrez** les modifications.
157 -1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
158 -
159 -(% class="box successmessage" %)
59 +(% class="\" %)
160 160  (((
161 -**Bonnes pratiques :**
61 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
162 162  
163 -* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
164 -* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
63 +Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
165 165  )))
166 166  
167 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
168 168  
68 +== En saisie ==
169 169  
170 -[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
171 171  
72 +[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
172 172  
173 -[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -= Supprimer un utilisateur =
177 177  
178 -La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
179 179  
180 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
181 -1. Confirmez l’opération.
182 182  
183 -(% class="box infomessage" %)
184 -(((
185 -**Points clés  **
186 186  
187 -* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
188 -* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
189 -[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -)))
191 -)))
192 192  
193 -(% class="box successmessage" %)
194 -(((
195 -**Bonnes pratiques :**
196 196  
197 -* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
198 -)))
199 199  
200 -[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
202 202  
203 -[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 204  
205 205  
206 206  
207 207  
208 208  
209 -
210 -)))
211 -)))|(% style="width:300px" %)(((
212 -(% class="box" %)
213 -(((
214 -**Sommaire**
215 215  
216 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
217 -)))
218 218  
219 -(% class="box" %)
220 -(((
221 -**Aller plus loin**
222 222  
223 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
224 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
225 -)))
226 226  
227 -(% class="box" %)
228 -(((
229 -**Icônes principales**
230 -
231 -* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un utilisateur
232 232  
233 -* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
234 -
235 -* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
236 -
237 -* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
238 -
239 -* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
240 -
241 -* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
242 -)))
243 -)))
244 -
245 -
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