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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 50.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:46
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À la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:22
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -15,16 +15,17 @@
15 15  
16 16  La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
18 +* **sécuriser l’accès** aux données en donnant un identifiant nominatif à chaque agent,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions (qui a créé, modifié ou supprimé une notice),
20 +* **adapter les droits** en fonction du métier, des responsabilités et de l’évolution de chacun,
21 +* **gérer les accès dans le temps**, en cas de stage, de mobilité interne ou d’absence prolongée.
22 22  
23 23  >(% class="small" %)Cas d'usage :
24 ->(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 ->(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 ->(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
24 +>(% class="small" %)Un nouveau stagiaire arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté (ex. Consultation ou Saisie limitée).
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour le rattacher à un nouveau groupe correspondant à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son utilisateur jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans supprimer son historique.
27 27  
28 +
28 28  == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
29 29  
30 30  Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
... ... @@ -34,151 +34,85 @@
34 34  |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -= Créer un utilisateur =
38 -
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 -1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 -1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. **Enregistrez** la notice.
43 -1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 -1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
45 -
46 -(% class="box successmessage" %)
38 +(% class="box infomessage" %)
47 47  (((
48 -**Bonnes pratiques : **
49 -
50 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
40 +**Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
55 55  )))
56 56  
57 -[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 59  
60 -[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
66 -[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
50 +
51 +)))
52 +)))|(% style="width:300px" %)(((
53 +(% class="box" %)
54 +(((
55 +**Sommaire**
56 +)))
68 68  
69 -= Rechercher un utilisateur =
58 +(% class="box" %)
59 +(((
60 +**Aller plus loin**
70 70  
71 -Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
72 -
73 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 -1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 -1. Lancez la recherche.
76 -1. (((
77 -Deux cas de figure :
78 -
79 -* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 -* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
62 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
63 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
81 81  )))
82 82  
83 -[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 -
85 -
86 -= Modifier un utilisateur =
87 -
88 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 -1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 -1. **Enregistrez** les modifications.
91 -
92 -(% class="box successmessage" %)
66 +(% class="box" %)
93 93  (((
94 -**Bonnes pratiques : **
95 -
96 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
68 +**Icônes principales**
97 97  )))
70 +)))
98 98  
99 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 += Profils utilisateurs =
100 100  
74 +Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
101 101  
102 -[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
103 103  
78 +Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
104 104  
105 -[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
106 106  
82 +L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
107 107  
108 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
84 +Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
109 109  
110 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 -1. (((
112 -Saisissez les informations demandées :
86 +De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
113 113  
114 -* votre mot de passe (administrateur),
115 -* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 -)))
117 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 -1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
119 119  
120 -(% class="box successmessage" %)
121 -(((
122 -**Bonnes pratiques : **
89 += Créer un nouvel utilisateur =
123 123  
124 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
127 -)))
91 +== En consultation ==
128 128  
129 -[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
130 130  
131 -
132 -[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 -
134 -
135 -= Désactiver un utilisateur =
136 -
137 -Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 -Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
139 -
140 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
141 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
142 -1. **Enregistrez** les modifications.
143 -1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
144 -
145 -(% class="box successmessage" %)
95 +(% class="\" %)
146 146  (((
147 -**Bonnes pratiques :**
97 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
148 148  
149 -* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
150 -* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
151 -* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
99 +Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
152 152  )))
153 153  
154 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
155 155  
104 +== En saisie ==
156 156  
157 -[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
158 158  
108 +[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
159 159  
160 -[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 162  
163 -= Supprimer un utilisateur =
164 164  
165 -La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
166 166  
167 -1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer l’utilisateur**.
168 -1. Confirmez l’opération.
169 169  
170 -(% class="box successmessage" %)
171 -(((
172 -**Bonnes pratiques :**
173 173  
174 -* Privilégiez la **désactivation** plutôt que la suppression afin de conserver l’historique.
175 -* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
176 -)))
177 177  
178 -(% class="box infomessage" %)
179 -(((
180 -La suppression impacte uniquement le **compte utilisateur** ainsi que les données associées au compte utilisateur, saisies en bas des notices. [[image:1759232803928-841.png]]
181 -)))
182 182  
183 183  
184 184  
... ... @@ -186,28 +186,10 @@
186 186  
187 187  
188 188  
189 -
190 -)))
191 -)))|(% style="width:300px" %)(((
192 -(% class="box" %)
193 -(((
194 -**Sommaire**
195 195  
196 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
197 -)))
198 198  
199 -(% class="box" %)
200 -(((
201 -**Aller plus loin**
202 202  
203 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
204 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
205 -)))
206 206  
207 -(% class="box" %)
208 -(((
209 -**Icônes principales**
210 -)))
211 -)))
212 212  
129 +
213 213  
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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