Skip to Content

Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:38
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:15
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -15,16 +15,11 @@
15 15  
16 16  La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
18 +* **sécuriser l’accès** aux données en donnant un identifiant nominatif à chaque agent,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions (qui a créé, modifié ou supprimé une notice),
20 +* **adapter les droits** en fonction du métier, des responsabilités et de l’évolution de chacun,
21 +* **gérer les accès dans le temps**, en cas de stage, de mobilité interne ou d’absence prolongée.
22 22  
23 ->(% class="small" %)Cas d'usage :
24 ->(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 ->(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 ->(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
27 -
28 28  == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
29 29  
30 30  Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
... ... @@ -31,138 +31,86 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
29 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Chaque utilisateur doit appartenir à un groupe, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -= Créer un utilisateur =
32 +(% class="box infomessage" %)
33 +(((
34 +**Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
35 +)))
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 -1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 -1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. **Enregistrez** la notice.
43 -1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 -1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
37 +
38 +)))
39 +)))|(% style="width:300px" %)(((
40 +(% class="box" %)
41 +(((
42 +**Sommaire**
43 +)))
45 45  
46 -(% class="box successmessage" %)
45 +(% class="box" %)
47 47  (((
48 -**Bonnes pratiques : **
47 +**Aller plus loin**
49 49  
50 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
49 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
50 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
55 55  )))
56 56  
57 -[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 -
59 -
60 -[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 -
62 -
63 -[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 -
65 -
66 -[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 -
68 -
69 -= Rechercher un utilisateur =
70 -
71 -Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
72 -
73 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 -1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 -1. Lancez la recherche.
76 -1. (((
77 -Deux cas de figure :
78 -
79 -* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 -* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
53 +(% class="box" %)
54 +(((
55 +**Icônes principales**
81 81  )))
57 +)))
82 82  
83 -[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 += Profils utilisateurs =
84 84  
61 +Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
85 85  
86 -= Modifier un utilisateur =
63 +Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
87 87  
88 -1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 -1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 -1. **Enregistrez** les modifications.
65 +Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
91 91  
92 -(% class="box successmessage" %)
93 -(((
94 -**Bonnes pratiques : **
67 +Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
95 95  
96 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
97 -)))
69 +L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
98 98  
99 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
100 100  
73 +De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
101 101  
102 -[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
76 += Créer un nouvel utilisateur =
104 104  
105 -[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +== En consultation ==
106 106  
80 +Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
107 107  
108 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
109 -
110 -1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 -1. (((
112 -Saisissez les informations demandées :
113 -
114 -* votre mot de passe (administrateur),
115 -* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 -)))
117 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 -1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
119 -
120 -(% class="box successmessage" %)
82 +(% class="\" %)
121 121  (((
122 -**Bonnes pratiques : **
84 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
123 123  
124 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
86 +Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
127 127  )))
128 128  
129 -[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
130 130  
91 +== En saisie ==
131 131  
132 -[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
133 133  
95 +[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
134 134  
135 -= Désactiver un utilisateur =
136 136  
137 -Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 -Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
139 139  
140 -**Procédure :**
141 141  
142 -1. Cliquez sur **Modifier** la notice utilisateur.
143 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
144 -1. **Enregistrez** les modifications.
145 -1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
146 146  
147 -(% class="box successmessage" %)
148 -(((
149 -**Bonnes pratiques :**
150 150  
151 -* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
152 -* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
153 -* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
154 -)))
155 155  
156 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 158  
159 -[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 161  
162 -[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 164  
165 -= Supprimer un utilisateur =
166 166  
167 167  
168 168  
... ... @@ -172,27 +172,3 @@
172 172  
173 173  
174 174  
175 -)))
176 -)))|(% style="width:300px" %)(((
177 -(% class="box" %)
178 -(((
179 -**Sommaire**
180 -
181 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
182 -)))
183 -
184 -(% class="box" %)
185 -(((
186 -**Aller plus loin**
187 -
188 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
189 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
190 -)))
191 -
192 -(% class="box" %)
193 -(((
194 -**Icônes principales**
195 -)))
196 -)))
197 -
198 -
1758890642407-485.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -196.8 KB
Contenu
1758892583386-352.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -214.9 KB
Contenu
1758892908369-426.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -177.3 KB
Contenu
1758892994413-704.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -112.8 KB
Contenu
1758893046800-950.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -139.6 KB
Contenu
1758893353238-706.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -175.0 KB
Contenu
1758893445713-709.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -140.5 KB
Contenu
1758894298028-453.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.9 MB
Contenu
1758894373395-876.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.9 MB
Contenu
1758894846450-231.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -178.1 KB
Contenu
1758894861551-988.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -178.1 KB
Contenu
1758894985300-265.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -185.0 KB
Contenu
1758895021712-326.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -187.5 KB
Contenu
1758895085671-783.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -187.7 KB
Contenu
1759135113032-716.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -179.6 KB
Contenu
1759135149088-581.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -185.6 KB
Contenu
1759135234861-647.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -166.6 KB
Contenu
1759135496619-329.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -221.5 KB
Contenu
1759232076041-782.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -224.1 KB
Contenu
1759232110690-885.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -228.1 KB
Contenu
1759232231542-424.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.3 MB
Contenu