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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/29 11:16
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À la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:12
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -15,134 +15,92 @@
15 15  
16 16  La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
18 +* **sécuriser l’accès** aux données en donnant un identifiant nominatif à chaque agent,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions (qui a créé, modifié ou supprimé une notice),
20 +* **adapter les droits** en fonction du métier, des responsabilités et de l’évolution de chacun,
21 +* **gérer les accès dans le temps**, en cas de stage, de mobilité interne ou d’absence prolongée.
22 22  
23 ->(% class="small" %)Cas d'usage :
24 ->(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 ->(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 ->(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
23 +== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
27 27  
28 -== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
29 -
30 30  Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
31 31  
32 -|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
27 +|=(% style="width: 163px;" %)Élément|=(% style="width: 312px;" %)Définition|=(% style="width: 323px;" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
29 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Chaque utilisateur doit appartenir à un groupe, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -= Créer un utilisateur =
32 +(% class="box infomessage" %)
33 +(((
34 +**Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
35 +)))
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 -1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 -1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. **Enregistrez** la notice.
43 -1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 -1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
37 +
38 +)))
39 +)))|(% style="width:300px" %)(((
40 +(% class="box" %)
41 +(((
42 +**Sommaire**
43 +)))
45 45  
46 -(% class="box successmessage" %)
45 +(% class="box" %)
47 47  (((
48 -**Bonnes pratiques : **
47 +**Aller plus loin**
49 49  
50 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
49 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
50 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
55 55  )))
56 56  
57 -[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 -
59 -
60 -[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 -
62 -
63 -[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 -
65 -
66 -[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 -
68 -
69 -= Modifier un utilisateur =
70 -
71 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur,** recherchez l’utilisateur concerné.
72 -1. Cliquez sur **Modifier**.
73 -1. Mettez à jour les informations souhaitées.
74 -1. **Enregistrez** les modifications.
75 -
76 -(% class="box successmessage" %)
53 +(% class="box" %)
77 77  (((
78 -**Bonnes pratiques : **
79 -
80 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
55 +**Icônes principales**
81 81  )))
57 +)))
82 82  
83 -[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 += Profils utilisateurs =
84 84  
61 +Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
85 85  
86 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
87 87  
65 +Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
88 88  
89 -[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
90 90  
69 +L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
91 91  
92 -[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
93 93  
73 +De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
94 94  
95 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
96 96  
97 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
98 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
99 -1. (((
100 -Saisissez les informations demandées :
76 += Créer un nouvel utilisateur =
101 101  
102 -* votre mot de passe (administrateur),
103 -* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
104 -)))
105 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
106 -1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
78 +== En consultation ==
107 107  
108 -(% class="box successmessage" %)
80 +Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
81 +
82 +(% class="\" %)
109 109  (((
110 -**Bonnes pratiques : **
84 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
111 111  
112 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
113 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
114 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
86 +Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
115 115  )))
116 116  
117 -[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
118 118  
91 +== En saisie ==
119 119  
120 -[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
121 121  
95 +[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
122 122  
123 -[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -= Désactiver un utilisateur =
127 127  
128 -Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
129 -Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
130 130  
131 -**Procédure :**
132 132  
133 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
134 -1. Cliquez sur **Modifier**.
135 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur**.
136 -1. **Enregistrez** les modifications.
137 137  
138 -(% class="box successmessage" %)
139 -(((
140 -**Bonnes pratiques :**
141 141  
142 -* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
143 -* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
144 -* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
145 -)))
146 146  
147 147  
148 148  
... ... @@ -149,7 +149,6 @@
149 149  
150 150  
151 151  
152 -= Supprimer un utilisateur =
153 153  
154 154  
155 155  
... ... @@ -157,29 +157,4 @@
157 157  
158 158  
159 159  
160 -
161 161  
162 -)))
163 -)))|(% style="width:300px" %)(((
164 -(% class="box" %)
165 -(((
166 -**Sommaire**
167 -
168 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
169 -)))
170 -
171 -(% class="box" %)
172 -(((
173 -**Aller plus loin**
174 -
175 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
176 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
177 -)))
178 -
179 -(% class="box" %)
180 -(((
181 -**Icônes principales**
182 -)))
183 -)))
184 -
185 -
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Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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