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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 43.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/29 10:47
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À la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:22
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -15,16 +15,17 @@
15 15  
16 16  La gestion des utilisateurs permet de :
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
18 +* **sécuriser l’accès** aux données en donnant un identifiant nominatif à chaque agent,
19 +* **garantir la traçabilité** des actions (qui a créé, modifié ou supprimé une notice),
20 +* **adapter les droits** en fonction du métier, des responsabilités et de l’évolution de chacun,
21 +* **gérer les accès dans le temps**, en cas de stage, de mobilité interne ou d’absence prolongée.
22 22  
23 23  >(% class="small" %)Cas d'usage :
24 ->(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 ->(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 ->(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
24 +>(% class="small" %)Un nouveau stagiaire arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté (ex. Consultation ou Saisie limitée).
25 +>(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour le rattacher à un nouveau groupe correspondant à sa nouvelle fonction.
26 +>(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son utilisateur jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans supprimer son historique.
27 27  
28 +
28 28  == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
29 29  
30 30  Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
... ... @@ -34,89 +34,82 @@
34 34  |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -= Créer un utilisateur =
38 +(% class="box infomessage" %)
39 +(((
40 +**Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
41 +)))
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 -1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 -1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. **Enregistrez** la notice.
43 -1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 -1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
45 45  
46 -(% class="box successmessage" %)
47 -(((
48 -**Bonnes pratiques : **
49 49  
50 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
55 -)))
56 56  
57 -[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 59  
60 -[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +
51 +)))
52 +)))|(% style="width:300px" %)(((
53 +(% class="box" %)
54 +(((
55 +**Sommaire**
56 +)))
64 64  
58 +(% class="box" %)
59 +(((
60 +**Aller plus loin**
65 65  
66 -[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
63 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
64 +)))
67 67  
66 +(% class="box" %)
67 +(((
68 +**Icônes principales**
69 +)))
70 +)))
68 68  
69 -= Modifier un utilisateur =
72 += Profils utilisateurs =
70 70  
71 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur **: recherchez l’utilisateur concerné.
72 -1. Cliquez sur **Modifier**.
73 -1. Mettez à jour les informations souhaitées.
74 -1. **Enregistrez** les modifications.
74 +Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
75 75  
76 -[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
77 77  
78 +Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
78 78  
79 -[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
80 80  
82 +L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
81 81  
82 -[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
83 83  
86 +De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
84 84  
85 -[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
89 += Créer un nouvel utilisateur =
87 87  
88 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
91 +== En consultation ==
89 89  
90 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur : r**echerchez l’utilisateur concerné.
91 -1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
92 -1. Indiquez votre mot de passe
93 -1. Indiquez le nouveau mot de passe de l'utilisateur et confirmez.
94 -1. **Cliquez sur réinitialiser le mot de passe. **
95 -1. **Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe**.
93 +Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
96 96  
97 -(% class="box successmessage" %)
95 +(% class="\" %)
98 98  (((
99 -**Bonnes pratiques : **
97 +A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
100 100  
101 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
102 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
103 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
99 +Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
104 104  )))
105 105  
106 -[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
107 107  
104 +== En saisie ==
108 108  
109 -[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
110 110  
108 +[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
111 111  
112 -[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 114  
115 -= Désactiver un utilisateur =
116 116  
117 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
118 118  
119 -= Supprimer un utilisateur =
120 120  
121 121  
122 122  
... ... @@ -125,28 +125,12 @@
125 125  
126 126  
127 127  
128 -
129 -)))
130 -)))|(% style="width:300px" %)(((
131 -(% class="box" %)
132 -(((
133 -**Sommaire**
134 134  
135 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
136 -)))
137 137  
138 -(% class="box" %)
139 -(((
140 -**Aller plus loin**
141 141  
142 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
143 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
144 -)))
145 145  
146 -(% class="box" %)
147 -(((
148 -**Icônes principales**
149 -)))
150 -)))
151 151  
127 +
128 +
129 +
152 152  
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