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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 34.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 15:33
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À la version 56.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:03
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -36,11 +36,11 @@
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 42  1. **Enregistrez** la notice.
43 -1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 44  1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
45 45  
46 46  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -47,10 +47,13 @@
47 47  (((
48 48  **Bonnes pratiques : **
49 49  
50 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 51  * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : la notice personne doit être créée au préalable. Le lien permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* **Lorsqu’un mot de passe initial est défini pour un nouvel utilisateur**, vous devez ensuite lui demander de **le modifier dès sa première connexion.** Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme la création d’**alertes par mail** dans les requêtes.
54 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
55 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
56 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
54 54  )))
55 55  
56 56  [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -62,84 +62,159 @@
62 62  [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 64  
65 -= Modifier un utilisateur =
68 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 67  
68 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
71 += Rechercher un utilisateur =
69 69  
73 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
70 70  
71 -= Désactiver un profil utilisateur =
75 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
76 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
77 +1. Lancez la recherche.
78 +1. (((
79 +Deux cas de figure :
72 72  
81 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
82 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
83 +)))
73 73  
74 -= Supprimer un profil utilisateur =
85 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 76  
88 += Modifier un utilisateur =
77 77  
90 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
91 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
92 +1. **Enregistrez** les modifications.
78 78  
94 +(% class="box successmessage" %)
95 +(((
96 +**Bonnes pratiques : **
79 79  
98 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
99 +)))
80 80  
101 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
83 -
84 -)))
85 -)))|(% style="width:300px" %)(((
86 -(% class="box" %)
87 -(((
88 -**Sommaire**
89 -)))
104 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 -(% class="box" %)
92 -(((
93 -**Aller plus loin**
94 94  
95 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
96 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
107 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +
109 +
110 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
111 +
112 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
113 +1. (((
114 +Saisissez les informations demandées :
115 +
116 +* votre mot de passe (administrateur),
117 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
97 97  )))
119 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
120 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
98 98  
99 -(% class="box" %)
122 +(% class="box successmessage" %)
100 100  (((
101 -**Icônes principales**
124 +**Bonnes pratiques : **
125 +
126 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
127 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
128 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
129 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
102 102  )))
103 -)))
104 104  
132 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 106  
135 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -= Créer un nouvel utilisateur =
109 109  
110 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
138 += Désactiver un utilisateur =
111 111  
112 -(% class="\" %)
140 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
141 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
142 +
143 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 +1. **Enregistrez** les modifications.
146 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
147 +
148 +(% class="box successmessage" %)
113 113  (((
114 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
150 +**Bonnes pratiques :**
115 115  
116 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
152 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
153 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
154 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
117 117  )))
118 118  
119 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
157 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -== ==
122 122  
160 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 124  
163 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
166 += Supprimer un utilisateur =
127 127  
168 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
128 128  
170 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
171 +1. Confirmez l’opération.
129 129  
173 +(% class="box infomessage" %)
174 +(((
175 +**Points clés  **
130 130  
177 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
178 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
179 +[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +)))
131 131  
183 +(% class="box successmessage" %)
184 +(((
185 +**Bonnes pratiques :**
132 132  
187 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
188 +)))
133 133  
190 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 135  
193 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 137  
138 138  
139 139  
140 140  
199 +
200 +)))
201 +)))|(% style="width:300px" %)(((
202 +(% class="box" %)
203 +(((
204 +**Sommaire**
141 141  
206 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
207 +)))
142 142  
209 +(% class="box" %)
210 +(((
211 +**Aller plus loin**
143 143  
213 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
214 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
215 +)))
144 144  
217 +(% class="box" %)
218 +(((
219 +**Icônes principales**
220 +)))
221 +)))
222 +
145 145  
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +1.9 MB
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