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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 15:31
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -31,24 +31,29 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. Enregistrez la notice.
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 46  **Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
49 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : la notice personne doit être créée au préalable. Le lien permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
51 -* **Lorsqu’un mot de passe initial est défini pour un nouvel utilisateur**, vous devez ensuite lui demander de **le modifier dès sa première connexion.** Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** (à créer au préalable). Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** pour permettre l’utilisation de certaines fonctionnalités (**alertes **dans les requêtes).
54 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
55 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
56 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
52 52  )))
53 53  
54 54  [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -60,84 +60,158 @@
60 60  [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -= Modifier un utilisateur =
68 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
66 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
71 += Rechercher un utilisateur =
67 67  
73 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
68 68  
69 -= Désactiver un profil utilisateur =
75 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
76 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
77 +1. Lancez la recherche.
78 +1. (((
79 +Deux cas de figure :
70 70  
81 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
82 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
83 +)))
71 71  
72 -= Supprimer un profil utilisateur =
85 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 74  
88 += Modifier un utilisateur =
75 75  
90 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
91 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
92 +1. **Enregistrez** les modifications.
76 76  
94 +(% class="box successmessage" %)
95 +(((
96 +**Bonnes pratiques : **
77 77  
98 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
99 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
100 +)))
78 78  
102 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 80  
81 -
82 -)))
83 -)))|(% style="width:300px" %)(((
84 -(% class="box" %)
85 -(((
86 -**Sommaire**
87 -)))
105 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -(% class="box" %)
90 -(((
91 -**Aller plus loin**
92 92  
93 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
94 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
108 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +
110 +
111 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
112 +
113 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
114 +1. (((
115 +Saisissez les informations demandées :
116 +
117 +* votre mot de passe (administrateur),
118 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
95 95  )))
120 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
121 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
96 96  
97 -(% class="box" %)
123 +(% class="box successmessage" %)
98 98  (((
99 -**Icônes principales**
125 +**Bonnes pratiques : **
126 +
127 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
128 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
129 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
130 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
100 100  )))
101 -)))
102 102  
133 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
136 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -= Créer un nouvel utilisateur =
107 107  
108 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
139 += Désactiver un utilisateur =
109 109  
110 -(% class="\" %)
141 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
142 +
143 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 +1. **Enregistrez** les modifications.
146 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
147 +
148 +(% class="box successmessage" %)
111 111  (((
112 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
150 +**Bonnes pratiques :**
113 113  
114 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
152 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
153 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
115 115  )))
116 116  
117 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
156 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -== ==
120 120  
159 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
162 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 124  
165 += Supprimer un utilisateur =
125 125  
167 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
126 126  
169 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
170 +1. Confirmez l’opération.
127 127  
172 +(% class="box infomessage" %)
173 +(((
174 +**Points clés  **
128 128  
176 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
177 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
178 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +)))
180 +)))
129 129  
182 +(% class="box successmessage" %)
183 +(((
184 +**Bonnes pratiques :**
130 130  
186 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
187 +)))
131 131  
189 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 133  
192 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 135  
136 136  
137 137  
138 138  
198 +
199 +)))
200 +)))|(% style="width:300px" %)(((
201 +(% class="box" %)
202 +(((
203 +**Sommaire**
139 139  
205 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
206 +)))
140 140  
208 +(% class="box" %)
209 +(((
210 +**Aller plus loin**
141 141  
212 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
213 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
214 +)))
142 142  
216 +(% class="box" %)
217 +(((
218 +**Icônes principales**
219 +)))
220 +)))
221 +
143 143  
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