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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 15:10
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -36,100 +36,159 @@
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. Enregistrez la notice.
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 46  **Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
49 49  * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
51 51  )))
52 52  
53 -[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758890642407-485.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 55  
60 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
63 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -= Modifier un utilisateur =
60 60  
66 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
63 63  
69 += Rechercher un utilisateur =
64 64  
65 -= Désactiver un profil utilisateur =
71 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
66 66  
73 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 +1. Lancez la recherche.
76 +1. (((
77 +Deux cas de figure :
67 67  
68 -= Supprimer un profil utilisateur =
79 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
81 +)))
69 69  
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 71  
86 += Modifier un utilisateur =
72 72  
88 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 +1. **Enregistrez** les modifications.
73 73  
92 +(% class="box successmessage" %)
93 +(((
94 +**Bonnes pratiques : **
74 74  
96 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
97 +)))
75 75  
99 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -
78 -)))
79 -)))|(% style="width:300px" %)(((
80 -(% class="box" %)
81 -(((
82 -**Sommaire**
83 -)))
84 84  
85 -(% class="box" %)
86 -(((
87 -**Aller plus loin**
102 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
90 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
104 +
105 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +
107 +
108 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
109 +
110 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 +1. (((
112 +Saisissez les informations demandées :
113 +
114 +* votre mot de passe (administrateur),
115 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
91 91  )))
117 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
92 92  
93 -(% class="box" %)
120 +(% class="box successmessage" %)
94 94  (((
95 -**Icônes principales**
122 +**Bonnes pratiques : **
123 +
124 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
96 96  )))
97 -)))
98 98  
129 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 100  
132 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -= Créer un nouvel utilisateur =
103 103  
104 -== En consultation ==
135 += Désactiver un utilisateur =
105 105  
106 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
137 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
107 107  
108 -(% class="\" %)
140 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
141 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
142 +1. **Enregistrez** les modifications.
143 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
144 +
145 +(% class="box successmessage" %)
109 109  (((
110 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
147 +**Bonnes pratiques :**
111 111  
112 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
149 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
150 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
151 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
113 113  )))
114 114  
115 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
154 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -== En saisie ==
118 118  
119 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
157 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
122 122  
160 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 124  
163 += Supprimer un utilisateur =
125 125  
165 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
126 126  
167 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer l’utilisateur**.
168 +1. Confirmez l’opération.
127 127  
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
128 128  
173 +)))
129 129  
175 +(% class="box infomessage" %)
176 +(((
177 +**Points clés  **
130 130  
179 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
180 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
181 +[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +)))
183 +)))
131 131  
185 +(% class="box successmessage" %)
186 +(((
187 +**Bonnes pratiques :**
132 132  
189 +* Privilégiez la **désactivation** plutôt que la suppression afin de conserver l’historique.
190 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
191 +)))
133 133  
134 134  
135 135  
... ... @@ -138,6 +138,28 @@
138 138  
139 139  
140 140  
200 +
201 +)))
202 +)))|(% style="width:300px" %)(((
203 +(% class="box" %)
204 +(((
205 +**Sommaire**
141 141  
207 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
208 +)))
142 142  
210 +(% class="box" %)
211 +(((
212 +**Aller plus loin**
213 +
214 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
215 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
216 +)))
217 +
218 +(% class="box" %)
219 +(((
220 +**Icônes principales**
221 +)))
222 +)))
223 +
143 143  
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