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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:42
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À la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -31,126 +31,203 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 +== Comprendre la notice utilisateur ==
38 +
39 +La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
40 +
41 +* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
42 +* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
43 +* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
44 +* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
45 +* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
46 +* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
47 +
48 +[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +
50 +
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
53 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. Enregistrez la notice.
56 +1. **Enregistrez** la notice.
57 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
58 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 46  **Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
49 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* Liez l’utilisateur à une **notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
64 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
65 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
66 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
67 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
51 51  )))
52 52  
70 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
73 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
76 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -= Modifier un utilisateur =
59 59  
79 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
62 62  
82 += Rechercher un utilisateur =
63 63  
64 -= Désactiver un profil utilisateur =
84 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
65 65  
86 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
87 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
88 +1. Lancez la recherche.
89 +1. (((
90 +Deux cas de figure :
66 66  
67 -= Supprimer un profil utilisateur =
92 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
93 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
94 +)))
68 68  
96 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
99 += Modifier un utilisateur =
71 71  
101 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
102 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
103 +1. **Enregistrez** les modifications.
72 72  
105 +(% class="box successmessage" %)
106 +(((
107 +**Bonnes pratiques : **
73 73  
109 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
110 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
111 +)))
74 74  
113 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -
77 -)))
78 -)))|(% style="width:300px" %)(((
79 -(% class="box" %)
80 -(((
81 -**Sommaire**
82 -)))
83 83  
84 -(% class="box" %)
85 -(((
86 -**Aller plus loin**
116 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
89 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
90 -)))
91 91  
92 -(% class="box" %)
93 -(((
94 -**Icônes principales**
95 -)))
96 -)))
119 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -= Profils utilisateurs =
99 99  
100 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
122 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
101 101  
102 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
124 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
125 +1. (((
126 +Saisissez les informations demandées :
103 103  
104 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
128 +* votre mot de passe (administrateur),
129 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
130 +)))
131 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
132 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
105 105  
106 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
134 +(% class="box successmessage" %)
135 +(((
136 +**Bonnes pratiques : **
107 107  
108 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
138 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
139 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
140 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
141 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
142 +)))
109 109  
110 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
144 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
113 113  
147 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 -= Créer un nouvel utilisateur =
116 116  
117 -== En consultation ==
150 += Désactiver un utilisateur =
118 118  
119 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
152 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
120 120  
121 -(% class="\" %)
154 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
155 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
156 +1. **Enregistrez** les modifications.
157 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
158 +
159 +(% class="box successmessage" %)
122 122  (((
123 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
161 +**Bonnes pratiques :**
124 124  
125 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
163 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
164 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
126 126  )))
127 127  
128 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
167 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 -== En saisie ==
131 131  
132 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
170 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
135 135  
173 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 137  
176 += Supprimer un utilisateur =
138 138  
178 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
139 139  
180 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
181 +1. Confirmez l’opération.
140 140  
183 +(% class="box infomessage" %)
184 +(((
185 +**Points clés  **
141 141  
187 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
188 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
189 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
191 +)))
142 142  
193 +(% class="box successmessage" %)
194 +(((
195 +**Bonnes pratiques :**
143 143  
197 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
198 +)))
144 144  
200 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 146  
203 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 148  
149 149  
150 150  
151 151  
209 +
210 +)))
211 +)))|(% style="width:300px" %)(((
212 +(% class="box" %)
213 +(((
214 +**Sommaire**
152 152  
216 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
217 +)))
153 153  
219 +(% class="box" %)
220 +(((
221 +**Aller plus loin**
154 154  
223 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
224 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
225 +)))
155 155  
227 +(% class="box" %)
228 +(((
229 +**Icônes principales**
230 +)))
231 +)))
232 +
156 156  
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