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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:42
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À la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -36,111 +36,133 @@
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. Enregistrez la notice.
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 46  **Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
49 49  * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* Liez l’utilisateur à une **notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
51 51  )))
52 52  
57 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
60 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
63 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -= Modifier un utilisateur =
59 59  
66 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
62 62  
69 += Rechercher un utilisateur =
63 63  
64 -= Désactiver un profil utilisateur =
71 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
65 65  
73 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 +1. Lancez la recherche.
76 +1. (((
77 +Deux cas de figure :
66 66  
67 -= Supprimer un profil utilisateur =
79 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
81 +)))
68 68  
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
86 += Modifier un utilisateur =
71 71  
88 +1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 +1. **Enregistrez** les modifications.
72 72  
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -)))
78 -)))|(% style="width:300px" %)(((
79 -(% class="box" %)
92 +(% class="box successmessage" %)
80 80  (((
81 -**Sommaire**
82 -)))
94 +**Bonnes pratiques : **
83 83  
84 -(% class="box" %)
85 -(((
86 -**Aller plus loin**
87 -
88 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
89 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
96 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
90 90  )))
91 91  
92 -(% class="box" %)
93 -(((
94 -**Icônes principales**
95 -)))
96 -)))
99 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -= Profils utilisateurs =
99 99  
100 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
102 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
103 103  
104 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
105 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
107 107  
108 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
108 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
109 109  
110 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
110 +1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 +1. (((
112 +Saisissez les informations demandées :
111 111  
112 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
114 +* votre mot de passe (administrateur),
115 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 +)))
117 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
113 113  
120 +(% class="box successmessage" %)
121 +(((
122 +**Bonnes pratiques : **
114 114  
115 -= Créer un nouvel utilisateur =
124 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
127 +)))
116 116  
117 -== En consultation ==
129 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
120 120  
121 -(% class="\" %)
122 -(((
123 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
132 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
126 -)))
127 127  
128 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
135 += Désactiver un utilisateur =
129 129  
130 -== En saisie ==
137 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
131 131  
132 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
140 +**Procédure :**
133 133  
134 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 +1. Cliquez sur **Modifier** la notice utilisateur.
143 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
144 +1. **Enregistrez** les modifications.
145 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
135 135  
147 +(% class="box successmessage" %)
148 +(((
149 +**Bonnes pratiques :**
136 136  
151 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
152 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
153 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
154 +)))
137 137  
156 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 139  
159 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 141  
162 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 143  
165 += Supprimer un utilisateur =
144 144  
145 145  
146 146  
... ... @@ -149,8 +149,28 @@
149 149  
150 150  
151 151  
174 +
175 +)))
176 +)))|(% style="width:300px" %)(((
177 +(% class="box" %)
178 +(((
179 +**Sommaire**
152 152  
181 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
182 +)))
153 153  
184 +(% class="box" %)
185 +(((
186 +**Aller plus loin**
154 154  
188 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
189 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
190 +)))
155 155  
192 +(% class="box" %)
193 +(((
194 +**Icônes principales**
195 +)))
196 +)))
197 +
156 156  
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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