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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 26.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:41
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À la version 56.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:03
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -36,120 +36,188 @@
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 -1. Enregistrez la notice.
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 46  **Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
49 49  * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* Liez l’utilisateur à une **notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme la création d’**alertes par mail** dans les requêtes.
54 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
55 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
56 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
51 51  )))
52 52  
59 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
62 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
57 -= Modifier un utilisateur =
65 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 59  
60 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
68 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -= Désactiver un profil utilisateur =
71 += Rechercher un utilisateur =
64 64  
73 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
65 65  
66 -= Supprimer un profil utilisateur =
75 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
76 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
77 +1. Lancez la recherche.
78 +1. (((
79 +Deux cas de figure :
67 67  
81 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
82 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
83 +)))
68 68  
85 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
88 += Modifier un utilisateur =
71 71  
90 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
91 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
92 +1. **Enregistrez** les modifications.
72 72  
94 +(% class="box successmessage" %)
95 +(((
96 +**Bonnes pratiques : **
73 73  
74 -
75 -
98 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
76 76  )))
77 -)))|(% style="width:300px" %)(((
78 -(% class="box" %)
79 -(((
80 -**Sommaire**
81 -)))
82 82  
83 -(% class="box" %)
84 -(((
85 -**Aller plus loin**
101 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
88 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
89 -)))
90 90  
91 -(% class="box" %)
92 -(((
93 -**Icônes principales**
94 -)))
95 -)))
104 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Profils utilisateurs =
98 98  
99 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
107 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
102 102  
103 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
110 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
104 104  
105 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
112 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
113 +1. (((
114 +Saisissez les informations demandées :
106 106  
107 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
116 +* votre mot de passe (administrateur),
117 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
118 +)))
119 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
120 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
108 108  
109 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
122 +(% class="box successmessage" %)
123 +(((
124 +**Bonnes pratiques : **
110 110  
111 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
126 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
127 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
128 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
129 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
130 +)))
112 112  
132 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 -= Créer un nouvel utilisateur =
115 115  
116 -== En consultation ==
135 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
119 119  
120 -(% class="\" %)
138 += Désactiver un utilisateur =
139 +
140 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
141 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
142 +
143 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 +1. **Enregistrez** les modifications.
146 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
147 +
148 +(% class="box successmessage" %)
121 121  (((
122 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
150 +**Bonnes pratiques :**
123 123  
124 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
152 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
153 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
154 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
125 125  )))
126 126  
127 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
157 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -== En saisie ==
130 130  
131 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
160 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
134 134  
163 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
166 += Supprimer un utilisateur =
137 137  
168 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
138 138  
170 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
171 +1. Confirmez l’opération.
139 139  
173 +(% class="box infomessage" %)
174 +(((
175 +**Points clés  **
140 140  
177 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
178 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
179 +[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +)))
141 141  
183 +(% class="box successmessage" %)
184 +(((
185 +**Bonnes pratiques :**
142 142  
187 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
188 +)))
143 143  
190 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 145  
193 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 147  
148 148  
149 149  
150 150  
199 +
200 +)))
201 +)))|(% style="width:300px" %)(((
202 +(% class="box" %)
203 +(((
204 +**Sommaire**
151 151  
206 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
207 +)))
152 152  
209 +(% class="box" %)
210 +(((
211 +**Aller plus loin**
153 153  
213 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
214 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
215 +)))
154 154  
217 +(% class="box" %)
218 +(((
219 +**Icônes principales**
220 +)))
221 +)))
222 +
155 155  
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