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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:38
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À la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/29 11:16
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -34,103 +34,122 @@
34 34  |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -= Créer un utilisateur =
37 += Créer un utilisateur =
38 38  
39 -* Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
40 -* Cliquez sur** Créer un nouvel utilisateur**.
41 -* Renseignez au minimun les champs en rouge (obligatoires)
42 -* Enregistrez la notice.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 +1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 +1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -Bonnes pratiques :
48 +**Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas saisis vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
49 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* Liez l’utilisateur à une **notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
51 51  )))
52 52  
57 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -= Modifier un utilisateur =
60 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
63 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Désactiver un profil utilisateur =
66 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -= Supprimer un profil utilisateur =
69 += Modifier un utilisateur =
65 65  
71 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur,** recherchez l’utilisateur concerné.
72 +1. Cliquez sur **Modifier**.
73 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
74 +1. **Enregistrez** les modifications.
66 66  
76 +(% class="box successmessage" %)
77 +(((
78 +**Bonnes pratiques : **
67 67  
80 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
81 +)))
68 68  
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
86 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  
73 -
74 -)))
75 -)))|(% style="width:300px" %)(((
76 -(% class="box" %)
77 -(((
78 -**Sommaire**
79 -)))
89 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 -(% class="box" %)
82 -(((
83 -**Aller plus loin**
84 84  
85 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
86 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
92 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +
94 +
95 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
96 +
97 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
98 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
99 +1. (((
100 +Saisissez les informations demandées :
101 +
102 +* votre mot de passe (administrateur),
103 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
87 87  )))
105 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
106 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
88 88  
89 -(% class="box" %)
108 +(% class="box successmessage" %)
90 90  (((
91 -**Icônes principales**
110 +**Bonnes pratiques : **
111 +
112 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
113 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
114 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
92 92  )))
93 -)))
94 94  
95 -= Profils utilisateurs =
117 +[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
98 98  
99 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
120 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
102 102  
103 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
123 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
106 106  
107 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
126 += Désactiver un utilisateur =
108 108  
109 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
128 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
129 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
110 110  
131 +**Procédure :**
111 111  
112 -= Créer un nouvel utilisateur =
133 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
134 +1. Cliquez sur **Modifier**.
135 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur**.
136 +1. **Enregistrez** les modifications.
113 113  
114 -== En consultation ==
115 -
116 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
117 -
118 -(% class="\" %)
138 +(% class="box successmessage" %)
119 119  (((
120 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
140 +**Bonnes pratiques :**
121 121  
122 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
142 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
143 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
144 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
123 123  )))
124 124  
125 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
126 126  
127 -== En saisie ==
128 128  
129 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
130 130  
131 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
132 132  
133 133  
152 += Supprimer un utilisateur =
134 134  
135 135  
136 136  
... ... @@ -139,15 +139,28 @@
139 139  
140 140  
141 141  
161 +
162 +)))
163 +)))|(% style="width:300px" %)(((
164 +(% class="box" %)
165 +(((
166 +**Sommaire**
142 142  
168 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
169 +)))
143 143  
171 +(% class="box" %)
172 +(((
173 +**Aller plus loin**
144 144  
175 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
176 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
177 +)))
145 145  
179 +(% class="box" %)
180 +(((
181 +**Icônes principales**
182 +)))
183 +)))
146 146  
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 153  
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