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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 23.3
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 14:37
Commentaire de modification : (Autosaved)
À la version 50.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -34,109 +34,151 @@
34 34  |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 -= Créer un utilisateur =
37 += Créer un utilisateur =
38 38  
39 -* Rendez-vous dans l'espace de travail menu **Administrer > Accès > Utilisateur**.
40 -* Cliquez sur l’icône **Nouveau**.
41 -* Renseignez les informations de base : nom, identifiant, adresse mail.
42 -* Associez l’utilisateur au **groupe adapté** à ses missions.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 +1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 +1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 +1. **Enregistrez** la notice.
43 +1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 +1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
43 43  
44 44  (% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -Bonnes pratiques :
48 +**Bonnes pratiques : **
47 47  
48 -* Tant que tous les champs en rouge ne sont pas saisis vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
49 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe** ; ce groupe est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 -* Liez l’utilisateur à une **notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
50 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
51 51  )))
52 52  
57 +[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -= Modifier un utilisateur =
60 +[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
63 +[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Désactiver un profil utilisateur =
66 +[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -= Supprimer un profil utilisateur =
69 += Rechercher un utilisateur =
65 65  
71 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
66 66  
73 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
75 +1. Lancez la recherche.
76 +1. (((
77 +Deux cas de figure :
67 67  
79 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
81 +)))
68 68  
83 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
86 += Modifier un utilisateur =
71 71  
88 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 +1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 +1. **Enregistrez** les modifications.
72 72  
73 -
74 -)))
75 -)))|(% style="width:300px" %)(((
76 -(% class="box" %)
92 +(% class="box successmessage" %)
77 77  (((
78 -**Sommaire**
94 +**Bonnes pratiques : **
95 +
96 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
79 79  )))
80 80  
81 -(% class="box" %)
82 -(((
83 -**Aller plus loin**
99 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
86 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
87 -)))
88 88  
89 -(% class="box" %)
90 -(((
91 -**Icônes principales**
92 -)))
93 -)))
102 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -= Profils utilisateurs =
96 96  
97 -Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
105 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
100 100  
101 -Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
108 += Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
102 102  
103 -Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
110 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 +1. (((
112 +Saisissez les informations demandées :
104 104  
105 -L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
114 +* votre mot de passe (administrateur),
115 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
116 +)))
117 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
118 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
106 106  
107 -Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
120 +(% class="box successmessage" %)
121 +(((
122 +**Bonnes pratiques : **
108 108  
109 -De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
124 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 +* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
127 +)))
110 110  
129 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -= Créer un nouvel utilisateur =
113 113  
114 -== En consultation ==
132 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
117 117  
118 -(% class="\" %)
135 += Désactiver un utilisateur =
136 +
137 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
139 +
140 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
141 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
142 +1. **Enregistrez** les modifications.
143 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
144 +
145 +(% class="box successmessage" %)
119 119  (((
120 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
147 +**Bonnes pratiques :**
121 121  
122 -Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
149 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
150 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
151 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
123 123  )))
124 124  
125 -[[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
154 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -== En saisie ==
128 128  
129 -Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
157 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 -[[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
132 132  
160 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 134  
163 += Supprimer un utilisateur =
135 135  
165 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
136 136  
167 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer l’utilisateur**.
168 +1. Confirmez l’opération.
137 137  
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +**Bonnes pratiques :**
138 138  
174 +* Privilégiez la **désactivation** plutôt que la suppression afin de conserver l’historique.
175 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
176 +)))
139 139  
178 +(% class="box infomessage" %)
179 +(((
180 +La suppression impacte uniquement le **compte utilisateur** ainsi que les données associées au compte utilisateur, saisies en bas des notices. [[image:1759232803928-841.png]]
181 +)))
140 140  
141 141  
142 142  
... ... @@ -144,10 +144,28 @@
144 144  
145 145  
146 146  
189 +
190 +)))
191 +)))|(% style="width:300px" %)(((
192 +(% class="box" %)
193 +(((
194 +**Sommaire**
147 147  
196 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
197 +)))
148 148  
199 +(% class="box" %)
200 +(((
201 +**Aller plus loin**
149 149  
203 +* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
204 +* Connaître les groupes standards après la version 4.7
205 +)))
150 150  
207 +(% class="box" %)
208 +(((
209 +**Icônes principales**
210 +)))
211 +)))
151 151  
152 -
153 153  
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